Menilai dan Meningkatkan Layanan Referensi

Menilai dan Meningkatkan Layanan Referensi

Mengapa menilai?

Ada asumsi tidak tertulis bahwa perpustakaan, seperti Mom dan apple pai, akan selalu ada. Keberadaan perpustakaan fisik sedang dipertanyakan. Penilaian umpan balik, statistik sirkulasi, indikator jumlah pengunjung dan peminjam secara tradisional tidak cukup.

Tahun 1993, Pemerintah AS mengeluarkan Undang-undang Kinerja dan Capaian Pemerintah menetapkan tujuan akuntabilitas untuk semua lembaga perpustakaan perguruan tinggi dan swasta. Penggunaan "ROI" (return on investment) untuk perpustakaan.

Apa yang harus dinilai?

  1. Koleksi referensi 
  2. Staf referensi
  3. Layanan referensi

Misi layanan referensi adalah memfasilitiasi penciptaan pengetahuan di komunitasnya

Bagaimana Menilai?

Evaluasi layanan referensi penting untuk mengukur kepuasan end user. Penilaian layanan referensi meliputi penelian koleksi dan staf referensi.

Suggestion boxes 

Melalui saluran umpan balik seperti kotak saran sederhana. Upaya penilaian melalui saluran umpan balik seperti kotak saran sederhana;

Dapat menggunakan kotak saran, email dan pesan teks;Pertanyaan berisi : ceritkan apa yang kamu pikirkan/ butuhkan/ benci / suka tentang apapun dan semuanya;

Keuntungan :

  • kemudahan akses bagi pengguna, kesederhanaan desain dan implementasi
  • Hemat biaya

Kelemahan :

  • kurangnya akuntabilitas yang melekat dalam menjawab saran
  • saran cenderung acak, pola/ tren penilaian kurang terlihat


Surveys 

Dengan memanfaatkan preferensi individu. Survei berisi seperangkat pertanyaan untuk komunitas tertentu untuk memperoleh nilai-nilai, aktivitas, kualitas, atau persepsi komunitas Metode ini paling tepat ketika informasi pribadi diperlukan, Apakah ANDA puas dengan bantuan yang Anda terima hari ini?" atau "Apakah ANDA menemukan informasi yang Anda inginkan?" atau "Apakah menurut Anda ruang referensi harus dibuka pada hari Minggu?" 

Format survey

In-house surveys

  • metode yang paling umum digunakan oleh perpustakaan
  • survei itu relatif murah dan dapat dikelola oleh staf sebagai bagian dari rutinitas harian
  • Karena survey dikelola di tempat, tingkat responsnya tinggi
  • Penilaian diberikan setelah sesi bimbingan Internet, atau setelah menyelesaikan transaksi referensi, atau menggunakan database elektronik

Telephone surveys

  • Memberikan akses langsung dan instan responden, namun menimbulkan kritik dari mereka yang disurvei (karena terlalu mengganggu) dan tidak rela
  • Terbatas pada pertanyaan dan respons yang relatif lebih pendek 
  • Banyak digunakan di masa lalu, namun kini terbatas karena adanya privasi dan undang-undang. Pengguna dapat memblokir nomor tidak dikenal

Mail quistionnaires

  • Kuesioner dikirimkan ke responden 
  • Waktu untuk mengisi survei dan kecenderungan untuk menyelesaikan survei sepenuhnya diserahkan kepada responden
  • Biaya untuk pengiriman relatif mahal-pengiriman survey disertai amplop pengembalian

Email/online surveys 

  • Survei online yang lebih rumit dapat dilakukan dengan mengontrak para profesional atau melalui aplikasi perangkat lunak yang mudah tersedia seperti Zoomas (http://www.zoomerang.com/) dan Survey Monkey (http:// www.Surveymonkey.com/)
  • Keuntungannya "informasi dikumpulkan, dirangkum, dianalisis, dan digunakan dalam waktu singkat" 

Interviews 

  • Mengumpulkan pengalaman dan persepsi pribadi.
  • Wawancara digunakan untuk membantu dalam pembuatan pertanyaan survei, atau untuk menambah kedalaman pertayaan survei. 
  • Dapat dilakukan secara tatap muka atau melalui telepon atau email
  • Panduan wawancara  untuk memastikan integritas proses wawancara, pemilihan narasumber agar tidak bias, dan konsistensi dalam pertanyaan dan jawaban

Observations 

Tindakan merekam apa yang terjadi langsung, tidak langsung, dan ikut terlibat. Tindakan merekam apa yang terjadi. Apakah pustakawan referensi menjawab pertanyaan dengan benar? Apakah pengguna referensi mendekati meja untuk meminta bantuan? Apakah sumber referensi mudah diakses oleh pengguna? 


Jenis

  • Direct Observation yaitu kegiatan/layanan diawasi dan diamati selanjutnya direkam. Sisi negatif, prosedurnya bisa mengganggu; staf/pengguna referensi sadar mereka diamati terus-menerus. Izin dan persetujuan terhadap subjek yang diamati diperlukan di awal. 
  • Hidden Observation yaitu staf tidak menyadari bahwa mereka sedang dalam pengamatan. Alasannya adalah hasilnya akan mencerminkan perilaku yang lebih khusus
  • Self-imposed Observation berupa buku harian transaksi, jurnal, formulir yang telah ditetapkan, dan buku catatan kegiatan referensi adalah semua contoh pengamatan yang dilakukan mandiri

Focus groups 

Untuk memperoleh respons kelompok atas masalah. Bertujuan menggali pengalaman dan persepsi komunitas

Kapan focus group diterapkan? 

  • Tindak lanjut segera pada tanggapan akan memberikan penjabaran yang sesuai
  • Survei individu sulit dilakukan karena alasan logistik atau lainnya.
  • Data yang lebih besar secara statistik diperlukan dalam rentang waktu yang terbatas.
  • Konsensus kelompok tentang masalah sama validnya atau lebih valid daripada preferensi individu.
  • Data yang ada membingungkan dan membutuhkan interpretasi komunitas.
  • Area modifikasi atau perubahan tidak jelas sehingga pemahaman awal kelompok prioritas  diperlukan .
  • Investasi komunitas adalah masalah yang dibutuhkan untuk memulainya ke dalam intensitas yang lebih besar.

Dimensi ideal dari focus group : 

  • Tidak bias, nyaman, fasilitator terlatih
  • Enam hingga dua belas peserta dalam setiap kelompok
  • Sesi terdiri empat puluh lima hingga sembilan puluh menit
  • Enam hingga sepuluh pertanyaan
  • Minimal tiga kelompok untuk penyelidikan awal, dengan anggapan bahwa semakin besar jumlah kelompok, semakin besar relevansi metode tersebut

Case studies

Fokus pada satu masalah yang kemudian dipelajari secara rinci. Studi kasus seperti kacamata pembesar. Mereka fokus pada satu aspek kepustakawanan, yang kemudian dipelajari secara rinciStudi kasus menggunakan salah satu atau semua metode lain untuk mencapai kesimpulan.

Metode ini berfungsi sebagai alat pengorganisasian yang sangat baik untuk evaluasi mendalam, terutama jika "tidak ada satu alat yang sempurna untuk proyek penilaian" (Gerlich dan Berard, 2010: 116).

Studi kasus paling efektif dalam situasi berikut:

  • Metode survei tunggal tidak meyakinkan.
  • Layanan atau koleksi baru sedang diperkenalkan.
  • Staf memiliki waktu dan keahlian untuk mengeluarkan banyak penilaian dan analisis.
  • Pembobotan awal dikaitkan dengan masing-masing metode jika ada perbedaan antara dua hasil.

Bertindak berdasarkan penilaian

Semua teknik penilaian yang dibahas sebelumnya penting sebagai sarana sampai akhir “knowing thyself." Mengingat bahwa banyak waktu, energi, keuangan, dan upaya yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan penilaian, sangat penting bahwa pustakawan referensi, setelah memperoleh pengetahuan yang diperlukan, harus menindaklanjutinya

Penilaian hanya berguna sebagai bagian dari siklus yang mencakup pengumpulan data, analisis data, dan implementasi perubahan berdasarkan data. Setelah perubahan dilakukan, siklus penilaian dimulai lagi" (Gedeon dan Salem. 2011: 168).

Quantify- Jika dana besar dipertaruhkan, analisis statistik dari data yang terkumpul akan menjadi dukungan eksternal yang menarik. Namun, analisis statistik akan selalu melibatkan matematika seperti analisis faktor, skala Likert, alat reduksi data, chi-square, dan ukuran asosiasi

Strategize- Kejelasan dalam kebutuhan penilaian juga sangat membantu dalam memilih tingkat dan jenis teknik penilaian. Beberapa pertanyaan untuk diajukan seperti: 

  • Apakah Anda ingin meluncurkan inisiatif referensi baru?.
  • Apakah Anda hanya ingin mendapatkan "dorongan" pada kebutuhan dan harapan pengguna? 
  • Apakah Anda ingin memprioritaskan ulang alokasi dana? 
  • Apakah Anda perlu untuk tertarik pendanaan baru?

Visualize - skenario yang mungkin Anda hadapi sebagai pustakawan referensi seperti Anda baru saja ditunjuk sebagai pustakawan referensi pembimbing sistem multibranch county. "Perasaan" Anda adalah bahwa pembaruan tahunan ensiklopedia umum online lebih disukai daripada membeli pembaruan cetak yang lebih mahal. Penilaian atau data apa yang akan Anda gunakan untuk menguji naluri Anda?

Penilaian Berkelanjutan

Penilaian berkelanjutan terhadap lingkungan referensi merupakan keharusan.Pustakawan dapat mengikuti alat penilaian di Internet, seperti http://libraryassessment.info atau http://libraryassessment.org.

Fokus kedepan dalam penilaian dapat mengarah pada :

  • mengevaluasi praktik, kinerja, prosedur, dan layanan dari lingkungan referensi yang ada;
  • meramalkan layanan referensi, format, dan praktik masa depan, dan
  • memasarkan nilai layanan referensi ke orang lain, seperti masyarakat luas, agen pendanaan, dan bahkan staf referensi itu sendiri.
  • Peran penting yang dimainkan oleh penilaian tidak bisa dianggap remeh. Penilaian mempengaruhi pembuat keputusan 
Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Sedang belajar Ilmu Kearsipan di FIB UI (S2). Untuk keperluan narasumber silakan hubungi saya, saya akan berusaha menyanggupinya.

Posting Komentar untuk "Menilai dan Meningkatkan Layanan Referensi"