Deskripsi Arsip - Archival Description

Deskripsi arsip merupakan proses menganalisis, mengorganisasi, dan mencatat detail tentang elemen formal arsip atau koleksi arsip, seperti pencipta, judul, tanggal, luas, dan konten, untuk memudahkan identifikasi, pengelolaan, dan pemahaman pekerjaan. Produk dari deskripsi arsip ini finding aids, inventories, registers, indexes, dan guides. Produk ini digunakan pengguna untuk menelusur informasi yang dibutuhkan.

Proses deskripsi arsip ini harus memerhatikan standar deskrip arsip. Standar arsip digunakan untuk memberikan landasan bersama dan bertindak sebagai bahasa universal di kedua lapisan (manusia dan teknologi). Standar yang dipakai dalam deskripsi arsip seperti :

1. General International Standard Archival Description (ISAD (G)) digunakan untuk panduan dalam persiapan deskripsi arsip. ISAD (G) memiliki target untuk menentukan dan mengontrol struktur deskripsi arsip; menentukan dan mengontrol konten dari deskripsi arsip; dan  memfasilitasi akses ke bahan kearsipan dan interoperabilitas antara sistem informasi kearsipan.
2. International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR (CPF)) merupakan pedoman untuk menyiapkan catatan otoritas kearsipan, menyediakan deskripsi entitas (badan perusahaan, orang, dan keluarga) yang terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip
3. International Standard for Describing Functions (ISDF) digunakan sebagai panduan untuk mempersiapkan deskripsi fungsi-fungsi badan-badan perusahaan yang terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip
4. International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH) digunakan untuk mempersiapkan deskripsi untuk pemegang arsip

Proses deskripsi arsip selain memerhatikan pedoman, juga memerhatikan ruas skema metadata kearsipan. Terdapat skema metadata di arsip, seperti EAD dan EAC

1. Encoded Archival Description (EAD) skema metadata arsip yang mendukung standar arsip dan aturan katalog (ISAD (G), RAD, DACS dll),
2. Encoded archival context—corporate bodies,persons, and families (EAC-CPF) merupakan skema metadata untuk menyandikan informasi kontekstual tentang orang, badan-badan perusahaan, dan keluarga yang terkait dengan materi arsip menggunakan XML.

Standar dan aturan deskripsi konten arsip harus dapat digunakan bersama dengan standar nasional yang ada atau membentuk dasar untuk pengembangan standar nasional. 

1. Describing Archives: A Content Standard (DACS) adalah seperangkat aturan deskripsi konten untuk arsip, makalah pribadi, dan naskah. Standar deskriptif ini dapat diterapkan oleh semua jenis bahan arsip.
2. Rules for Archival Description (RAD) adalah standar Kanada untuk deskripsi arsip dan dapat dikategorikan baik dalam kategori standar dan aturan katalog, mengingat bahwa dalam standar ini diusulkan area deskripsi untuk semua jenis bahan arsip dan tingkat deskripsi serta aturan katalogisasi terperinci .
3. Manual of Archival Description (MAD) adalah alat deskripsi arsip utama di inggris. Bertentangan dengan inisiatif deskripsi arsip lainnya saat ini, MAD tidak didasarkan pada logika katalogisasi perpustakaan, seperti APPM dan RAD, tetapi mencoba untuk mengikuti prinsip-prinsip kearsipan. Edisi MAD3 memperhitungkan logika deskripsi arsip ISAD (G).

Di indonesia standar deskripsi arsip ini bergantung pada kebijakan masing-masing lembaga. Lembaga juga harus melaksanakan sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 Tentang Standar Deskripsi Arsip Statis dalam melakukan deskripsi arsip. 

Jenis standar deskripsi arsip dapat berbeda-beda sesuai tujuan lembaga. Contohnya ISAD dan ISAAR. ISAD mengatur deskripsi arsip (kontennya), ISAAR mengatur otoritas (badan pencipta/pemelihara arsip).

Standar ini sifatnya sebagai pedoman, tidak mengikat/wajib secara hukum. Berbeda dengan undang-undang atau peraturan yang memang memiliki konsekuensi hukum dan wajib diikuti. 

Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner. Keperluan narasumber, silakan hubungi saya.

Berbagi :