Persamaan dokumen, rekod, dan arsip
Terkadang kita sulit untuk membedakan antara dokumen, rekod, dan arsip karena sama-sama informasi. Untuk memudahkan pemahaman anda, artikel ini justru membahas kemiripan dan kesamaannya, sebagai berikut.
Dokumen (Documents)
| Makna | Unit informasi terekam |
| Medium/ bentuk | Melekat pada media fisik/kertas, mikrofilm, elektronik, Fixed form. |
| Konten | Tulisan (tanda, angka, simbol), karya cetak, suara, gambar, foto, cetak biru, peta, dll. Memiliki makna dan dapat ditafsirkan. Stable content. |
| Contoh | Bentuk korespondensi (surat, email, memo, faks), draft, salinan, bahan-bahan-bahan yg tidak langsung berkaitan dengan kegiatan bisnis |
| Penyimpanan | Tidak termasuk jadwal retensi, dapat dibuang tanpa izin |
Rekod (Records)
| Makna | Setiap informasi terekam (dokumen) yang dibuat, diterima, dikelola sbg bukti dan aset dalam rangka memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. |
| Medium/ bentuk | Berbagai medium. Dalam bentuk apa pun yang bersifat permanen, pada media penyimpanan apa pun yang tahan lama, dengan cara apa pun. |
| Konten | Mencakup konten, konteks, dan struktur yang cukup untuk memberikan bukti tentang kegiatan |
| Contoh | Surat, faktur, berkas atau dokumen, dll., harus memiliki bukti transaksi. |
| Penyimpanan | Disimpan selama jangka waktu tertentu. |
| Istilah lain | Dokumen resmi (official document)-terutama versi akhir (final version). Arsip dinamis |
Arsip (Archives)
| Makna | Rekod yang dibuat atau diterima dan dilestarikan karena nilai kesejarahan (historis), berkelanjutan (memori/permanen), dan nilai riset. Seluruh kumpulan rekod.. Informasi yang terekam dan informasi yang “terpahat” |
| Medium/ bentuk | Berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi |
| Konten | Memiliki 4 sifat: autentisitas (authenticity), keterpercayaan (reliability), integritas (integrity), dan keterpakaian (usability). |
| Contoh | Jejak ingatan yang dibagikan kepada orang lain—‘memori kolektif’ atau ‘wacana publik’ |
| Penyimpanan | Layak mendapatkan perlindungan, pelestarian, klasifikasi, serta intervensi lain –tindakan ‘kearsipan’. Siapa pun dapat melakukan penetapan arsip, tanpa perangkat formal, tanpa otoritas profesional atau disipliner. |
| Istilah lain | Rekod (rekod inaktif) yang disimpan permanen (Public record) Arsip Statis |
