Sistem penyimpanan arsip yang baik

Penyimpanan, temu kembali dan pemindahan arsip (records)

Penyimpanan arsip adalah kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan dokumen apa yang harus disimpan, dimana dan dalam jenis lingkungan apa dokumen disimpan, dan berapa lama dokumen-dokumen ini disimpan. 

Idealnya, waktu dimana suatu arsip harus disimpan diketahui ketika catatan dibuat karena seri catatan terdaftar pada jadwal retensi arsip (JRA). Kebijakan penyimpanan juga memungkinkan pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki nilai bagi organisasi.

Inventaris arsip

Langkah pertama penyimpanan arsip yaitu membuat inventaris. Inventaris arsip bertujuan untuk mendata/membuat daftar khazanah arsip yg dimiliki. Kegiatan inventaris dilakukan di awal dalam pengolahan arsip. 

Lembaga arsip membuat lembar kerja inventaris untuk memudahkan pengolahan, penilaian, keterpakaian arsip hingga pemusnahan arsip. 

Lembar kerja inventaris berisi informasi seputar nama dan tanggal seri arsip, lokasi arsip (apakah berdasarkan departemen atau kamtor, bangunan tempat arsip, lantai dan ruangan tempat penyimpanan arsip), peralatan tempat penyimpanan arsip (lemari besi, rak, dll), informasi mengenai seberapa sering arsip tersebut di referensikan, juga informasi mengenai media arsip itu sendiri (fisik (kertas), mikrografi, elektronik atau optik, dan informasi lainnya. 

Lembar kerja inventaris dapat digunakan sebagai salah satu findings aids. 

Temu kembali arsip

Temu kembali arsip adalah proses menemukan dan menghapus arsip atau file dari penyimpanan dan merupakan tindakan memulihkan informasi tentang subjek yang diberikan dari arsip yang disimpan.

Arsip dapat di temu-kembali secara manual (pergi ke tempat fisik), mekanis (menggunakan beberapa cara mekanis), dan elektronik (menggunakan beberapa cara seperti komputer, untuk menemukan arsip).

Pemindahan Arsip

Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dari satu penyimpanan ke penyimpanan lain. Arsip dapat mengalami beberapa kali proses pemindahan selama siklus hidupnya. Contohnya Arsip DIPI dipindah ke unit kearsipan FIB. Saat aktif menjadi inaktif, memasuki arsip statis, arsip dari unit kearsipan FIB dapat dipindahkan ke kantor arsip UI.  Arsip aktif menuju Arsip inaktif, ditrasfer dari unit kerja/central file ke pusat arsip (record center). Dari inaktif menuju statis, ditrasfer dari pusat arsip (record center) ke depo arsip.

Pengolahan arsip

Kegiatan pengolahan arsip mulai dari penyimpanan, temu kembali, pemindahan arsip, penilaian hingga pemusnahan arsip adalah kegiatan yang wajib dilakukan oleh setiap lembaga agar tertib arsip.

Arsiparis berperan sentral dalam pengolahan arsip melalui pencatatan di lembar kerja inventaris ini, dapat menunjukan nilai dari arsip, nilai tidak penting, berguna, penting dan vital. Selain itu, lembar kerja inventaris ini dapat digunakan sebagai salah satu metode temu kembali, penilaian arsip, dsb. 

Pemusnahan arsip pada dasarnya dilakukan sesuai jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan. Penilaian arsip  dapat dilakukan selama siklus hidup arsip, apabila menggunakan record continum. 

Pemindahan arsip melibatkan tiap unit yang ada di dalam lembaga, arsip statis yang dihasilkan oleh dapat dimanfaatkan oleh internal lembaga, bahkan apabila dibuka dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. 

Referensi penyimpanan arsip

Rangkuman diskusi dari “Read, J., & Ginn, M. L. (2015). Storing, Retrieving, and Transferring Records. In Records management. Cengage learning." 

Baca juga: Penyimpanan Arsip Keluarga Lewat Cloud

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.