Tradisi pengarsipan dan tatarekod di dalam "Research in Archival Multiverse"

Tradisi pengarsipan dan tatarekod di dalam "Research in Archival Multiverse"

Penelitian arsip dan recordkeeping (tata rekod) mengalami perkembangan pesat mencakup beragam kajian disiplin, transdisipliner, profesional, dan teknologi tentang topik-topik yang relevan. Penelitian ini telah membahas aspek filosofis, budaya dan media dari arsip dan fungsi sosialnya “multikultural, pluralitas, keterhubungan dan terglobalisasi” serta kearsipan dan tata arsip dalam dan dari waktu ke waktu, ruang serta lintas komunitas. 

Bab ini memberikan pengantar tentang sejarah praktik dan gagasan kearsipan serta bagaimana ide-ide ini bersatu selama tiga abad terakhir untuk membentuk paradigma kearsipan. Paradigma kearsipan mendefinisikan ilmu kearsipan dan kemudian menempatkannya dalam kaitannya dengan konseptualisasi yang lebih luas dari studi arsip dan tata arsip. Studi arsip dan tata arsip memperkenalkan konsep “The Archival  ” atau “semesta majemuk arsip” dan membahas beberapa cara di mana pluralitas yang cukup besar dalam ide dan praktik terus tidak hanya untuk hidup berdampingan tetapi juga untuk muncul dan menyuburkan, baik di dalam maupun di luar bidang profesional, dan untuk menantang dan memperluas gagasan intinya. 

Mengacu pada penelitian yang dilakukan Inisiatif Pendidikan dan Penelitian Kearsipan (Archival Education and Research Initiative-AERI), bab ini menyimpulkan saran tentang bagaimana pluralitas dan tradisi arsip, ide, praktik dan sejarah dapat lebih baik dijelaskan dan dipertanggungjawabkan, terutama di penelitian teoritis dan terapan di seluruh dunia, dan mengusulkan beberapa bidang subur untuk penelitian termasuk penelitian yang mendukung tantangan besar yang diidentifikasi oleh berbagai lembaga, negara, dan badan internasional, serta tantangan besar yang dihadapi bidang arsip dan tata arsip itu sendiri. 

Munculnya 'Paradigma Kearsipan' dan Kritikan Terbaru

Paradigma adalah model atau pola kepercayaan formal, pandangan, pernyataan, nilai, dan praktik mengenai aktivitas atau fenomena tertentu. Paradigma arsip pertama kali terbentuk dalam serangkaian peraturan dan manual yang diterbitkan di Perancis, Prusia, Belanda, Spanyol, Italia, dan tempat lain di Eropa Barat pada abad ke-18 dan ke-19. Paradigma arsip beroperasi pada berbagai tingkat konseptual, fungsional, dan profesional sebagai kerangka kerja untuk teori pengarsipan serta untuk praktik kearsipan. 

Perkembangan kearsipan, paling awal adalah mempertahankan tradisi lisan, dalam bentuk nyata seperti petroglyphs di Afrika (70.000 SM), pictogram di bebatuan dan gua yang ditemukan di Australia  40.000 tahun yang lalu. Tradisi pemeliharaan arsip hidup dilakukan oleh pemilihara pengetahuan, sejarawan komunitas, pendongeng, recordkeepers (penjaga rekod). Temuan lain (3200 SM) seperti catatan kuno, kompilasi historis, dan bentuk dokumentasi lainnya yang direkam dengan berbagai menggunakan tulang, cangkang, batu, tanah liat dan tablet logam, sutra, dan papirus dan daun palem juga telah ditemukan di Mesopotamia dan timur di seluruh Asia serta di sekitar Mediterania. Selanjutnya warisan dari sistem hukum dan pencatatan Kekaisaran Romawi, bahwa banyak kerangka hukum yuridis Hukum Perdata di dunia dan pendekatan registrasi yang terpusat yang datang untuk mendominasi tata kelola dan struktur arsip. Mereka selanjutnya diadopsi dan disebarkan dengan pendirian dan perluasan gereja-gereja Kristen awal. Kekhasan lokal ini berlanjut hingga hari ini untuk membentuk gagasan dan praktik kearsipan di berbagai negara dan wilayah Eropa.

Pada abad ke-17, negara eropa barat telah membentuk pusat pemerintahan yang stabil, dan catatan penguasa dan bangsawan, para pemimpin militer dan pedagang, yang sering dibawa dari satu tempat ke tempat lain di peti arsip atau disimpan di kuil, untuk diamankan, mulai dikonsolidasikan ke dalam repositori terpusat. Arsip independen dipelihara oleh banyak tradisi keagamaan dan arsip keagamaan hari ini untuk menawarkan paralel, atau setidaknya dokumentasi pelengkap mengenai individu dan kehidupan sosial dan budaya dalam suatu negara. 

Pada akhir abad ke-17 dan berlanjut sampai abad ke-18, zaman pencerahan dimulai di Eropa, infrastruktur tata arsip merupakan bagian integral dari banyak aspek administrasi kolonial, termasuk komunikasi dan manajemen informasi, akuntansi keuangan, dan dokumentasi dan pemantauan kolonial dan kegiatannya.

Akhir abad ke-18 dan khususnya pada abad ke-19 di Eropa Barat, prinsip-prinsip kearsipan kunci mulai dikodifikasikan melalui serangkaian undang-undang dan peraturan serta praktik yang diatur secara sistematis. Tahun 1790, Spanyol mengembangkan prinsip original order. Tahun 1794 Perancis mengembangkan prinsip Respect des Fonds, Original Order, dan Principle of Provenance. Prinsip-prinsip tersebut mencerminkan hierarki yang menghasilkan arsip serta sistem registri yang mendukung alur kerja dan informasi di birokrasi pemerintah Eropa. Tahun 1910, Muller, Feith and Fruin mengabadikan prinsip tersebut kedalam Dutch Manual yang berisi archival arrangement and description.

Pada abad ke-20, ilmu kearsipan memainkan peran penerapan penting dalam mengelola arsip yang berkembang yang diciptakan oleh birokrasi pemerintah,organisasi serta teknologi tata arsip. Ilmu kearsipan di Eropa, bekas koloni Eropa dan Amerika Serikat biasanya dibingkai dalam pandangan life cycle (siklus hidup) yang menyatakan bahwa arsip bergerak melalui tahapan yang dapat diprediksi dalam kehidupan mereka. Pada 1990-an, di Australia, pemikiran rekod kontinum ke dalam standar internasional manajemen arsip mempengaruhi perkembangan manajemen arsip di dunia.

Pada abad ke-21, Semakin banyak penelitian yang meneliti peran integral yang dimainkan oleh arsiparis dan pemegang arsip lain dalam birokrasi kolonial, militer, dan birokrasi administratif. Misalnya, praktik bisnis baru Jepang, yang menyebar ke luar Jepang selama periode Meiji dan melalui ekspansionisme Jepang, menghapuskan banyak praktik tradisional dan pengaruh Cina di Korea. Ini pada gilirannya dilapis dengan praktik arsip Amerika yang diperkenalkan selama keterlibatan militer dan politik AS di semenanjung Korea.

Menempatkan kajian Arsip dan tatarekod

Ilmu kearsipan secara langsung mencerminkan pemikiran Pencerahan Eropa yang mendominasi pembentukan modern bidang ini. Ilmu kearsipan sebagai “kumpulan konsep dan metode yang diarahkan pada studi arsip dalam hal hubungan dokumenter dan fungsional mereka dan cara-cara di mana mereka dikendalikan dan dikomunikasikan,” dan dalam konseptualisasi "metode kearsipan". Secara historis konseptualisasi bidang ini telah diarahkan pada prinsip, proses, dan metode yang terkait dengan domain praktik kearsipan.

Pada tahun 1777, program pendidikan arsip di University of Naples menandai dimulainya pendidikan profesional dalam ilmu kearsipan di Eropa. Eropa Barat menjadi tempat lahirnya pendidikan semacam itu, yang berpusat pada gagasan dan praktik yang berasal dari arsip negara dan gereja di negara-negara seperti Prusia, Prancis, Austria, dan Spanyol, serta badan ilmiah dan teknik hukum yang berkembang. 

Selama abad ke-19, ilmu kearsipan dan metode kearsipan mendapatkan daya tarik ilmiah di akademi Barat sebagai subbidang sejarah ilmiah modern yang dipelopori oleh Leopold von Ranke di Universitas Berlin, sambil tetap mempertahankan hubungan penting dengan filologi dan hukum. Seperti yang dicatat Ketelaar, istilah "arsiparis," sering digunakan secara bergantian dengan ilmu kearsipan, terutama di Eropa, menghindari kebingungan dengan ilmu-ilmu alam (dan implikasinya, menumpahkan beberapa resonansi positivistik "ilmu kearsipan"). "Studi kearsipan" (atau lebih luas "studi kearsipan dan tata arsip") adalah istilah yang muncul di Amerika Utara yang mengacu pada penelitian multidisiplin yang berkembang dan domain konseptual: 

  1. Berbicara pada satu tingkat atau lebih (sosial, organisasi, komunitas, kelompok, individu)
  2. Teks (terlepas dari media dan formatnya) yang berfungsi untuk merekam, mendokumentasikan, mengontrol, dan menceritakan;
  3. Konstruksi aksiomatik (lintas sektoral) seperti ingatan, budaya, identitas, akuntabilitas, keaslian, perusahaan, narasi, dan hubungan kekuasaan; dan 
  4. Proses seperti tata arsip, pemilihan / penilaian, pelestarian, mengingat, melupakan, mempresentasikan kembali, menafsirkan, dan bercerita.

Pada paruh kedua abad ke-20, perkembangan ilmu kearsipan, profesi dan tuntutan teknologi di Amerika Utara, Australia, dan beberapa bagian Eropa  dan Asia jauh mulai menjauh dari program sejarah. Program-program profesional itu mulai melakukan diversifikasi dalam ruang lingkup sementara menyatu dengan ilmu komputer, manajemen, komunikasi, bisnis, dan program humaniora digital, antara lain, seputar fenomena informasi, teknologi, dan konteks. Selain itu juga memunculkan konsep yang muncul dari iSchool (yaitu, Sekolah informasi), yang akan membuat keuntungan cepat di tahun-tahun awal milenium baru. 

Program studi arsip dan tata arsip serta departemen di dalam akademi sebagian besar masih fokus mempersiapkan para profesional untuk karir arsip dan tata arsip, dan banyak pendidikan doktoral yang akan mempersiapkan akademisi dan peneliti dalam praktik. Studi arsip dan tata arsip sebagai rubrik tambahan juga melayani sebagai jembatan potensial dengan para sarjana yang terlibat dalam “archival turn” atau “peralihan arsip” Ada semakin banyak bidang penting persimpangan dengan bidang profesional lain dan komunitas yang mempengaruhi ruang lingkup dan konseptualisasi studi arsip. Gambar 1 memberikan salah satu dari banyak representasi yang mungkin tentang bagaimana situasi global studi arsip kontemporer dan bidang yang berpotongan dan masyarakat dapat dilihat pada saat ini.

Kajian penelitian kearsipan saat ini
Gambar 1. Satu Representasi Studi Arsip Kontemporer dan Persimpangan Bidang dan Komunitas

Semesta majemuk arsip 

Salah satu aspek tidak dieksplorasi dari semesta kearsipan adalah pluralitas tradisi kearsipan dengan aspek epistemologis, ontologis, ideologis, praktis, bahkan linguistik yang berbeda yang bekerja di dalam arsip profesional kontemporer dan lanskap arsip serta dalam berbagai komunitas arsip yang melaksanakan fungsi arsip dan penyimpanan memori di luar bidang kearsipan arsip profesional. Contohnya, perbedaan record (rekod) dan archive (arsip). SO 15489-1:Information and documentation — Records management — Part 1: mendefinisikan arsip (rekod) sebagai informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis dan termasuk catatan nilai yang berkelanjutan (arsip).

AERI dan Tantangan Besar Sosial

Komunitas AERI berpendapat bahwa penelitian dan pengembangan transformatif terpadu yang berkaitan dengan arsip, dan keharusan tata arsip, kerangka kerja, proses, teknologi, dan standar dapat berkontribusi secara signifikan untuk mengatasi banyak tantangan besar masyarakat yang paling mendesak. Masyarakat juga dapat meningkatkan dan mengatasi tantangan besar khusus untuk tata arsip. Tata arsip adalah komponen infrastruktur mendasar dari administrasi, ekonomi, ilmiah, teknis, klinis, pengembangan, pendidikan, tata kelola, sosial, komunitas dan sistem pribadi dan fungsi pembuktian. Sebagai badan penelitian yang berkembang dalam beberapa dekade terakhir telah cukup menunjukkan, pencatatan juga merupakan bagian integral dari proses sosial utama seperti keberlanjutan budaya dan masyarakat, pembentukan identitas, rekonsiliasi dan pemulihan, dan mengingat dan melupakan.

Temuan Sub-kelompok AERI ini menunjukkan bahwa ada satu set inti masalah tataarsip/ pengarsipan yang muncul berulang kali sehubungan dengan berbagai tantangan besar, sehingga menyarankan beberapa area subur di mana konsentrasi penelitian mungkin terbukti transformatif. Ini termasuk pertimbangan budaya dan komunitas yang berkaitan dengan tataarsip, arsip, dan memori (mis., Yang terkait dengan keberlanjutan budaya); peran dan penggunaan catatan dalam mendukung akuntabilitas, keberlanjutan, pengambilan keputusan dan penilaian program; pendidikan dan pengembangan kapasitas dalam keterampilan kearsipan dan pencatatan; praktik terbaik dan pengembangan standar; manajemen kepatuhan; pengembangan infrastruktur sistem dan layanan yang skalabel; implementasi dan implikasi metadata; mempromosikan akses terbuka ke arsip sambil mengatasi masalah privasi / keamanan; dan, mungkin yang paling menonjol, integrasi global sistem dan kepemilikan arsip.

Catatan Singkat tentang Tradisi Kearsipan Amerika Serikat

Perkembangan tradisi kearsipan Amerika Serikat dan sikap serta praktik kontemporer dari para arsiparis Amerika pantas mendapatkan beberapa penjelasan khusus karena narasinya tentang keistimewaan Amerika dan penolakan awal atas kendali terpusat arsip-arsip yang membentuk praktik kearsipan di banyak negara lain. Amerika dianggap sebagai negara tanpa teori pengarsipan teori yang ketat, pernyataan ini mungkin mencirikan perpaduan unik bidang arsip Amerika tentang cita-cita demokrasi, individualisme, wirausaha, dan pragmatisme dalam arti orientasi praktis dan hak-hak individu serta perusahaan dan inovasi, menjadi ciri khas Amerika Serikat ketika ia berkembang setelah asal-usulnya di koloni-koloni Amerika.

Arsip Nasional serta banyak konsultan arsip Amerika Serikat telah memainkan peran yang berpengaruh dalam pengembangan sistem dan praktik manajemen arsip dan tata arsip, serta manajemen arsip dan informasi dan akses, di negara-negara di seluruh dunia. profesional arsip dan manuskrip sejarah Amerika Serikat, serta Masyarakat Arsiparis Amerika dan Perpustakaan Kongres telah berperan dalam pengembangan, pemeliharaan, dan ekspor standar deskriptif kearsipan (baik berbasis MARC dan EAD) dan International Council on Archives (ICA).  Kode Etik Masyarakat Arsiparis Amerika juga sangat memengaruhi kode etik pertama yang diadopsi oleh ICA. 

Kesimpulan

Sejarah praktik dan gagasan kearsipan yang berkembang di eropa barat memengaruhi tradisi kearsipan yang ada sekarang. Tradisi kearsipan mulai dari pengelolaan tradisi lisan, arsip material/artefak, arsip kerajaan, arsip keagamaan hingga arsip pemerintahaan menjadi titik perkembangan arsip yang ada sekarang. Prinsip-prinsip arsip tersebut dikodifikasikan ke dalam serangkaian undang-undang dan peraturan terkait praktik kearsipan. Prinsip Respect des Fonds, Original Order, dan Principle of Provenance mencerminkan hierarki yang menghasilkan arsip serta sistem registri yang mendukung alur kerja dan informasi di birokrasi pemerintah Eropa. Lebih lanjut dikembangkan pula Dutch Manual yang berisi archival arrangement and description. Pengelolaan arsip mulai dari pandangan daur hidup arsip berkembang ke record continum. 

Perkembagan pendidikan ilmu kearsipan dimulai tahun 1777 di University of Naples menandai pendidikan profesional ini. Ilmu kearsipan berkembang sebagai subbidang sejarah ilmiah modern, berkembang pada abad ke-20 karena tuntutan teknologi sehingga menjauh dari program sejarah. Selanjutnya ilmu kearsipan mulai melakukan diversifikasi dalam ruang lingkup sementara menyatu dengan  ilmu komputer, manajemen, komunikasi, bisnis, dan program humaniora digital, antara lain, seputar fenomena informasi, teknologi, dan konteks. Selain itu juga memunculkan konsep yang muncul dari iSchool yang akan membuat keuntungan cepat di tahun-tahun awal milenium baru. 

Multiverse kearsipan menandai pluralitas tradisi kearsipan dengan aspek epistemologis, ontologis, ideologis, praktis, bahkan linguistik yang berbeda yang bekerja di dalam arsip profesional kontemporer dan lanskap arsip serta dalam berbagai komunitas arsip yang melaksanakan fungsi arsip dan penyimpanan memori di luar bidang kearsipan arsip profesional. Multiverse kearsipan membentuk pandangan-pandangan berbeda dalam praktik kearsipan yang pada dasarnya untuk kepentingan ilmu kearsipan itu sendiri. 

AERI menunjukkan bahwa ada satu set inti masalah tataarsip/ pengarsipan yang muncul berulang kali sehubungan dengan berbagai tantangan besar, sehingga menyarankan beberapa area subur di mana konsentrasi penelitian mungkin terbukti transformatif. Peluang penelitian ini dapat digali oleh para peneliti.

Referensi

Rangkuman dari “Gilliland, A. J., McKemmish, S., & Lau, A. J. (2017). Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing."disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Nina Mayesti"

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.