Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Dutch Manual dan Records in Contexts (RiC)

Gb. 2 Kitab by adis

Terdapat empat pedoman yang ICA telah keluarkan: ISAD-G, International Standard Archival Authority Records – Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR – CPF), International Standard for Describing Functions (ISDF), dan International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH).  ICA merangkum saripti keempat pedoman tersebut,  saripati itu mencakup tiga hal: wujud deskripsi inti (core descriptive entities), perlengkapan wujud-wujud tersebut (properties of those entities), dan keterkaitan mendasar di antara keempatnya (essential relations among them). Pedoman tersebut sementara ini bertajuk Records in Contexts yang digunakan sebagai pedoman kearsipan diseluruh dunia. 

Merawat “Prinsip Asal-Usul” dan “Prinsip Aturan Asli”

Kearsipan modern dimulai ketika prinsip-prinsip kearsipan dibukukan dalam Dutch Manual. Melengkapi respect des fonds, “the corollary principle of respect for original order” atau strukturprinzip, mengemuka pada 1880 di Prussia. Apabila respect des fonds ―mengembalikan arsip kepada penciptanya, maka strukturprinzip ―mengembalikan arsip sesuai fungsi substantif penciptanya. Kedua prinsip ini pula yang membedakan kearsipan dari perpustakaan karena sejak awal arsiparis hanya berurusan dengan dokumen tua, menulis transkrip, dan menyediakan akses atas dokumen tersebut kepada para sejarawan dan pemerhati masa lampau lainnya. Secara sederhana, provenance merupakan aturan di mana arsip (archives) tidak bercampur dengan arsip (archives) lainnya yang berbeda kepemilikan. Original order dipahami sebagai aturan untuk menghargai struktur internal arsip (records) dan hubungannya dengan penciptaan dan pengembangan pencipta arsip.

Arsiparis Kanada menyodorkan konsep “Total Archives”, tugas utama arsiparis: mengumpulkan dan melakukan akuisisi “historical records”, tugas arsiparis bertambah: menata “organization’s own record” dan melayani kepentingan sejarawan. Sejak awal dasawarsa 1980-an, pengembangan konsep ‘total archives’ berubah menjadi ‘archival system’. Sekalipun begitu pedoman kearsipan Kanada yang bertajuk Rules for Archival Description (RAD, 1990/ 2008) respect des fonds merupakan “… the basis for arrangement and description yang terdiri atas dua bagian… provenance and original order.

Describing Archives: A Content Standard (DACS, 2004/ 2013: xv – xvi), pedoman kearsipan keluaran the Council of the Society of American Archivists menyatakan, keterkaitan antara kearsipan sebagai praktek dan teori (ilmu). Bagian Pertama DACS terdiri dari delapan bab mirip dengan kedelapan elemen ISAD-G. Berbeda dengan Dutch Manual, DACS menguraikan jelas definisi dari arrangement dan description. Arrangement adalah proses dan hasil pengelompokkan dokumen menurut prinsip-prinsip kearsipan yang disepakati. Adapun description adalah penciptaan representasi materi kearsipan yang akurat melalui proses penangkapan, pembandingan, analisis, dan organisasi informasi yang menyajikan identitas materi arsip dan untuk menjelaskan konteks dan sistem rekod yang memproduksinya sebagai hasil sebuah proses. 

Penyempurnaan “prinsip asal-usul” selanjutnya datang dari Australia. mengemukakan ragam baru: simultaneous-multiple provenance dan paralel provenance. Perbedaan keduanya terletak pada kesediaan atau ketidaksediaan meta-system. Kesamaan keduanya terletak pada kesediaan menerima keragaman sudut pandang serta perbedaan fungsi dan kepentingan (Upward, et.al., 2011: 201, 220). Latar sejarah inilah yang mempengaruhi penyusunan pedoman kearsipan terbaru ICA. Apalagi sejak September 2016, ICA meminta tanggapan pemerhati kearsipan di seluruh penjuru dunia atas rancangan RiC.

Membaca Keempat Pedoman Internasional Terdahulu

ICA (ISAD-G, ISAARCPF, dan ISDF) menguraikan definisi provenance yang merupakan ―The relationship between records and the organizations or individuals that created, accumulated and/ or maintained and used them in the conduct of personal or corporate activity.

Membaca Standar Tunggal Deskripsi Arsip Terkini

Records in Contexts terdiri dari dua bagian: Records in Contexts-Conceptual Model (RiC-CM) dan Records in Contexts-Ontology (RiC-O). Pada September 2016, rancangan RiC-CM mulai disebarkan ke beberapa negara, Australia salah satunya, untuk mendapatkan tanggapan dari arsiparis dan para pemerhati kearsipan. Dukungan terhadap RiC datang dari ASA, tetapi perhatian harus lebih diarahkan pada metadata, migration, dan digital environments (ASA, 2017: 1 – 2). Menurut Anon Mirmani, RiC dapat membantu melakukan deskripsi arsip fotografi sesuai konteks (2017) dan terhubung dengan dokumen utama, keterkaitan antar-(series) arsip, dan pencipta arsip lain, serta keterhubungan Linked Open Data. Betapapun rumitnya uraian dan rumusan RiC, pedoman tunggal—dan kelak terbaru—ini hanya bertujuan untuk membuat arsiparis melakukan deskripsi secara lebih baik.

Indonesia dalam Jaringan Prinsip Dwitunggal

Naina cenderung memberikan afirmasi dan mengajak untuk menerapkan ISAD-G dalam konteks kearsipan Indonesia. Memperbincangkan Organisasi dan Layanan Kearsipan, Noerhadi Magetsari (2008: 8) beranggapan bahwa Dutch Manual merupakan ―buku prinsip-prinsip kearsipan modern sehingga Magetsari sama sekali tidak menulis mengenai perlunya pedoman kearsipan Indonesia. Magetsari-lah yang pertama kali menuliskan dan mengutip Dutch Manual meskipun tidak menguraikan lebih lanjut mengenai prinsip-prinsip kearsipan yang termaktub di dalamnya.

Pada Desember 2011, ANRI melalui Pusat Kajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Pedoman Pengolahan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, tanpa mencantumkan rujukan sama sekali namun isinya jelas merujuk pada ISAD-G. Pada Desember 2016, Direktorat Pengolahan selesai menyusun Standar Deskripsi Arsip Statis (selanjutnya, SDAS). Seperti sudah kita duga, “prinsip asal-usul” dan “prinsip aturan asli” termaktub di dalamnya. Hanya saja, pengertian yang diuraikan masih pada pemikiran akhir abad XIX atau setidaknya awal abad XX, tidak mengikuti perkembangan wacana kearsipan di dunia, baik dari negara-negara lain maupun standard keluaran ICA.

Secara tersurat tidak terdapat rujukan Dutch Manual, baik edisi aslinya maupun edisi berbahasa Inggris, di Daftar Pustaka. Menariknya lagi, prinsip-prinsip tersebut diterjemahkan dari frasa Bahasa Perancis dan Bahasa Inggris, bukan Bahasa Belanda (SDAS, 2016: 14). Sebagaimana tersurat di judulnya, pedoman tersebut hanya untuk arsip statis bukan arsip secara umum sejak penciptaan hingga akses. 

Kesimpulan

Prinsip dwitunggal kearsipan tumbuh dan berkembang, berubah namun tetap sinambung sebagaimana terurai dalam pelbagai pedoman, baik susunan negara-negara di benua Eropa, Amerika, dan Australia maupun susunan ICA. Arsip bukan hanya medium, sekalipun informasi melekat pada arsip. Jaringan informasi kearsipan mensyaratkan keterhubungan secara regional dan historis. Negara-negara di Asia harus terlibat aktif dalam penyusunan pedoman dan penerapan prinsip tersebut untuk konteks wilayahnya. Indonesia yang mengolah khazanah arsip statis terbesar, tertua, dan bersiap menjelang abad informasi dan teknologi memiliki potensi.

Para praktisi kearsipan Indonesia semestinya tidak hanya menerima prinsip-prinsip kearsipan internasional, baik keluaran ICA, RAD, MAD, DACS, DAiC, maupun ISO, tetapi mampu menyerap, menanggapi secara kreatif, dan terlibat dalam penyusunan pedoman kearsipan bersama.


"Rangkuman “DARI DUTCH MANUAL HINGGA RECORDS IN CONTEXTS: PERUBAHAN DAN KESINAMBUNGAN PRINSIP-PRINSIP KEARSIPAN” karya Pratama (2019) disusun oleh Gani Nur Pramudyo (1906331415) untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Raistiwar Pratama"
Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Sedang belajar Ilmu Kearsipan di FIB UI (S2). Untuk keperluan narasumber silakan hubungi saya, saya akan berusaha menyanggupinya.

Posting Komentar untuk "Dutch Manual dan Records in Contexts (RiC)"

Webinar beasiswa dan bisnis