EDMS SEBAGAI KONTROL DAN IDEOLOGI DALAM MANAJEMEN

Apa itu EDMS dan Mengapa Anda Membutuhkan Document Management Software?

DMS didefinisikan sebagai Perangkat Lunak atau Sistem Manajemen Dokumen

Implementasi klasik DMS adalah proses dan atau serangkaian prosedur yang digunakan untuk melacak, mengelola, dan menyimpan dokumen fisik. Secara historis, kesulitan dengan manajemen dokumen adalah jaminan bahwa dokumen yang telah diakses untuk digunakan adalah revisi terbaru.

Kontrol dokumen semakin menjadi perhatian karena kompleksitas proyek meningkat, kewajiban berlimpah, dan kecepatan kolaboratif semakin cepat. Semua faktor utama ini membawa era kontrol dokumen digital (Elvik, 2018) 

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDM, Ide dasarnya adalah untuk menyimpan semua dokumen relevan yang diproduksi dan digunakan selama proyek berlangsung di server web terpusat, peserta mengunggah versi terbaru sesuai kebutuhan (Bjork, 2006)

Apa Arti "E" di EDMS? 

“Electronic, Enterprise or Engineering? Yes! All the above and then more.”

Elvik (2018) menngasumsikan E dalam EDMS bertujuan untuk bekerja dengan penyampaian format Elektronik, yang disajikan dan digunakan di seluruh Perusahaan!

Dalam banyak kasus menjangkau jauh melampaui batas-batas internal dan melintasi ekosistem global yang diperluas, di mana ada permintaan untuk Informasi Teknik yang akurat (data, documents, drawings, and models) yang sangat penting untuk hasil dari banyak tantangan industri, dapat diatasi dengan menggunakan EDMS platform manajemen proyek.

Siapa yang membutuhkan EDMS?

Untuk peserta yang membuat, mengonsumsi, berkolaborasi, atau harus mengendalikan informasi yang dihadapkan pada tantangan berikut:

  • Proyek Konstruksi: Proyek kompleks dengan pelaksanaan multi-pusat seperti anjungan minyak & gas lepas pantai; sub-laut, turbin angin lepas pantai, atau proyek infrastruktur termasuk kereta api, bandara, rumah sakit, dan sekolah.
  • Berbagi Informasi Dinamis: Aplikasi di mana berbagi informasi di seluruh kelompok kerja atau di mana informasi dapat berubah adalah norma. 
  • Tata Kelola Statutori: Siapa pun di bawah persyaratan ketat untuk mengelola dokumentasi guna memenuhi tata kelola hukum atau tuntutan kontrak untuk pembayaran atau penghindaran denda.
  • Proyek Modal: Secara historis EDMS adalah kebutuhan yang mahal untuk proyek modal besar karena kompleksitasnya. Sekarang, berkat skala ekonomi sistem berbasis cloud yang membuat kontrol dapat diakses oleh proyek atau aset berskala lebih kecil, Anda tidak dapat lagi menggunakan DMS berbasis kertas yang rawan kesalahan

Apa masalahnya?

Dokumentasi Sekarang Dinamis: Salah satu masalahnya adalah bahwa dalam industri konstruksi, dokumentasi semakin didorong oleh data dan informasi yang bertentangan dengan salinan pdf dokumen kertas statis. 

Banyak format informasi dinamis diperlukan sekarang untuk proyek konstruksi.

Standardisasi Meningkatkan Kemampuan untuk Menangani Kompleksitas: Variasi format informasi dan banyaknya informasi mengarah pada tantangan signifikan berikutnya yang dapat ditargetkan oleh solusi EDMS yang unggul.

Kemampuan untuk meningkatkan standardisasi membantu mendorong penggunaan kembali informasi dan secara dramatis memotong contoh duplikasi informasi.

Jejak Dokumentasi: Tim manajemen sedang mencari proses yang lebih mudah, lebih cepat, dan lebih dapat diandalkan untuk melakukan tinjauan dokumen dengan jejak persetujuan audit.

EDMS untuk manajemen proyek konstruksi membantu menghindari peningkatan waktu tunggu sebagai akibat dari penundaan rilis informasi, atau lebih buruk lagi, kebutuhan pengerjaan ulang karena penggunaan tingkat revisi yang salah.

Pengendalian Proyek: Intinya, Manajemen Proyek EDMS merupakan aspek penting dari pengendalian ketidaksesuaian dan menghindari penyimpangan dalam industri Manajemen Proyek Konstruksi Global saat ini.

PEDOMAN PENGELOLAAN EMDS (Minnesota Historical Society, 2012)

Standar 

  • Keamanan yang memadai untuk melindungi rekod non-publik
  • Akses yang memadai ke rekod publik
  • Kemampuan untuk menangkap dan mengelola catatan elektronik (jika EDMS Anda memiliki fungsi ini) dengan cara yang memenuhi persyaratan hukum untuk parameter seperti dapat dipercaya, kelengkapan, aksesibilitas, penerimaan hukum, dan daya tahan
  • Semua format elektronik termasuk dalam definisi resmi catatan pemerintah

Integrasi Alur Kerja Dokumen

  • EDMS harus mendukung kebutuhan alur kerja dan memungkinkan agensi untuk menangkap dan mengelola rekod sebagai bagian dari pekerjaan harian (salah satu persyaratan agar rekod diterima sebagai bukti berdasarkan hukum).

Fungsi dasar

  • Kontrol keamanan . Fungsi ini mengontrol pengguna mana yang memiliki akses ke informasi mana. Sistem apa pun yang digunakan harus dapat melindungi rekod non-publik.
  • Penambahan, penunjukan, dan kontrol versi. EDMS harus mengizinkan pengguna untuk menambahkan dokumen ke sistem dan menetapkan dokumen sebagai catatan resmi pemerintah. Itu juga harus secara otomatis menetapkan penunjukan versi yang benar.
  • Pengambilan dan penggunaan metadata . EDMS harus memungkinkan untuk menangkap dan menggunakan metadata yang sesuai untuk agensi

Fungsi Opsional

  • Manajemen arsip. Sistem EDMS tidak selalu menyertakan kemampuan untuk melakukan fungsi manajemen rekod.
  • Penyimpanan. Fungsi ini akan memungkinkan untuk menyimpan dokumen dalam EDMS atau untuk mengelola sistem penyimpanan tambahan Anda secara terpusat.
  • Pencarian teks bebas. Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk mencari setiap kata di seluruh dokumen atau sekelompok dokumen tertentu. Sistem lain hanya mencari metadata. 
  • Tautan hiperteks. dari satu dokumen ke dokumen lain untuk memfasilitasi navigasi dan penelusuran di antara dokumen terkait.
  • Konversi otomatis. Beberapa EDMS akan secara otomatis mengonversi satu format file ke format lainnya saat file ditetapkan sebagai rekod(atau pada titik tertentu lainnya dalam alur kerja). 
  • Manajemen dokumen gabungan, dokumen tunggal yang berisi banyak elemen (mis., Teks, foto, video, tautan hypertext).

Proses Dasar untuk Memilih EDMS

  • Penilaian kebutuhan.  Mengidentifikasi kepercayaan, kelengkapan, aksesibilitas, penerimaan hukum, dan daya tahan sebagai kebutuhan- tidak hanya mendesak, tetapi jangka panjang.
  • Pemilihan vendor. Perlu mengajukan permintaan proposal yang menetapkan persyaratan hukum dan kriteria pemilihan vendor Anda. 
  • Rencana implementasi teknologi yang menguraikan bagaimana dan kapan sistem akan dipasang dan diuji. Serta pengguna yang mencakup pelatihan dan peluncuran sistem
  • Penerapan. Perlu memasang dan menguji sistem, dan melatih pengguna.
  • Manajemen. Perlu mengelola dan menyempurnakan penggunaan sistem.
  • Mendokumentasikan seluruh proses, termasuk penilaian kebutuhan, implementasi, pengelolaan, dan penyempurnaan. Perlu mendokumentasikan sistem sendiri, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, prosedur operasional, dan langkah-langkah keamanan untuk memastikan rekod dalam sistem tetap dapat dipercaya dari waktu ke waktu. 

Referensi

Björk, B. (2006), "Electronic document management in temporary project organisations: Construction industry experiences", Online Information Review, Vol. 30 No. 6, pp. 644-655. https://doi.org/10.1108/14684520610716144 

Elvik, A. 2018. What is EDMS and Why you Need Document Management Software? Dalam https://info.proarcedms.com/blog/document-management-software?hs_amp=true 

Minnesota Historical Society.2012. “ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT GUIDELINES” dalam https://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/eredms.php

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Sedang belajar Ilmu Kearsipan di FIB UI (S2). Untuk keperluan narasumber silakan hubungi saya, saya akan berusaha menyanggupinya.

Posting Komentar untuk "EDMS SEBAGAI KONTROL DAN IDEOLOGI DALAM MANAJEMEN"