Komunikasi organisasi dalam pengawasan dokumen

Komunikasi Organisasi

Cheney, et al. (2004) menggunakan metafora untuk mendeskripsikan komunikasi, "mendapatkan ide untuk dia "atau" mengirimkan mereka beberapa informasi. " Pandangan komunikasi yang berorientasi pada transmisi masuk akal, dan itu menjelaskan aspek penting dari hubungan kita dengan orang lain. Tapi itu tidak memperhitungkan seluk-beluk dan kompleksitas dari proses yang lebih besar yang dengannya kita memahami dunia kita, berhubungan satu sama lain, menggunakan pengaruh, mempertahankan budaya, dan terkadang memengaruhi jalannya peristiwa manusia

Komunikasi organisasi, berarti memasukkan berbagai hal, seperti simbol, pesan, interaksi, hubungan, jaringan, dan wacana yang lebih besar. Komunikasi organisasi adalah sesuatu yang kita "masuki" seperti aliran sungai tetapi juga berkontribusi saat kita mempengaruhi aliran itu atau membuang sesuatu ke sungai

Upaya organisasi diarahkan pada tujuan tertentu. Dalam semua kasus ini, jaringan hubungan dan pesan memungkinkan tujuan spesifik tersebut tercapai.

Communicative constitution of organizations 

James R. Taylor mengembangkan teori yang membela tesis dari communicative constitution of organizations (CCO). Ia menggemakan John Dewey (1916/1944), sejauh mana komunikasi seharusnya dianggap sebagai blok bangunan organisasi. 

Daripada mempelajari bagaimana komunikasi terjadi dalam organisasi, Taylor mengundang kita untuk menyelidiki bagaimana organisasi muncul dari komunikasi, yaitu, apa yang juga bisa disebut organizing property of communication (Cooren, 2000)

CCO dapat dibagi tiga aliran pemikiran yaitu The Montreal School model, McPhee and Zaug's four-flows model, dan Luhmann's theory of social systems (Cooren, & Martine, 2016).

McPhee and Zaug's four-flows model

McPhee dan Zaug (2000) mengusulkan apa yang mereka sebut model empat aliran untuk mendemonstrasikan versi CCO mereka. 

Bentuk organisasi, agar ada, harus dibentuk melalui empat jenis aliran pesan, yang ditujukan kepada empat jenis audiens yang berbeda. 

Ia mengidentifikasi aliran ini sebagai (1) negosiasi keanggotaan, (2) penataan diri, (3) koordinasi aktivitas, dan (4) posisi kelembagaan

McPhee and Zaug's four-flows model

Empat aliran menghubungkan organisasi dengan anggotanya (negosiasi keanggotaan), ke dirinya sendiri secara refleks (penataan diri), terhadap lingkungan (posisi kelembagaan);  untuk menyesuaikan aktivitas yang saling bergantung dengan situasi dan masalah kerja tertentu (koordinasi aktivitas). 

  1. Negosiasi keanggotaan "komunikasi yang membangun dan memelihara atau mengubah hubungan [organisasi] dengan anggotanya". Dalam membentuk anggotanya, arus komunikasi ini dengan demikian membentuk organisasi itu sendiri sejauh suatu organisasi, agar ada, harus memiliki anggota, yaitu menentukan siapa yang dianggap termasuk atau dikecualikan dari organisasi. Oleh karena itu, ini masalah rekrutmen, tetapi juga identifikasi, status, dan posisi individu.
  2. Penataan diri, sesuai dengan komunikasi yang membawa organisasi menjadi ada dengan penataannya. Contohnya konstitusi piagam, bagan organisasi, kebijakan, prosedur, anggaran, unit, sistem kendali, dan sebagainya. Semua elemen ini berpengaruh pada pembentukan struktur organisasi dan akan menentukan bagaimana orang-orang bekerja dan berkoordinasi.
  3. Koordinasi aktivitas, berhubungan dengan penyesuaian dan negosiasi yang diperlukan yang perlu dilakukan ketika orang-orang saling bekerja sama. Dengan kata lain, hasil dari penataan diri Tidak pernah dapat mengantisipasi semua masalah dan gangguan yang pada akhirnya akan dihadapi individu dalam bekerja, yang berarti bahwa beberapa adaptasi dan kerjasama akan selalu perlu terjadi.
  4. Posisi kelembagaan, menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, yaitu pemasok, pemangku kepentingan, pelanggan, pesaing, kolaborator, dan lebih umum lagi setiap entitas yang ingin atau harus berkomunikasi dengan organisasi. Jenis komunikasi ini dengan demikian berkaitan dengan bagaimana organisasi memposisikan dirinya, baik dalam hal identitas, citra, atau legitimasi.

Komunikasi di Proyek konstruksi 

Dalam industri konstruksi, informasi proyek dipertukarkan secara luas dan inklusif sepanjang durasi perencanaan dan pelaksanaan proyek. Komunikasi sangat dibutuhkan setiap kali suatu proyek dilaksanakan oleh dan melibatkan manusia. 

Čulo dan Skendrović (2010) dalam Taleb, et al. (2017) menegaskan bahwa manajer proyek menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. 

Dinsmore dan Cabanis-Brewin (2014) dalam Taleb, et al. (2017) ) menyebut hasil akhir proyek secara langsung dipengaruhi oleh komunikasi dan koordinasi proses proyek yang berusaha untuk memenuhi harapan klien, sumber daya biaya dan tanggal penyelesaian. 

PMI (2013c) dalam Taleb, et al. (2017) menunjukkan bahwa 55% manajer proyek mengidentifikasi komunikasi yang efektif sebagai faktor penting utama untuk keberhasilan proyek. 

Melzner et al. (2015) dalam Taleb, et al. (2017) menyebut komunikasi sangat dibutuhkan untuk mengelola dan mengkoordinasikan pertukaran informasi ini di antara para peserta. 

Meningkatkan komunikasi dalam industri konstruksi dapat meningkatkan inovasi dan pengambilan keputusan yang positif (Hoezen, Reymen, dan Dewulf, 2006 dalam Taleb, et al., 2017) dan untuk menghindari kesalahpahaman yang menyebabkan konflik pertukaran pesan yang salah yang mengakibatkan kegagalan proyek (Zulch, 2014 dalam Taleb, et al., 2017).

Mengkomunikasikan Kemajuan Pengawasan dokumen pada Proyek

Document Controllers tidak hanya di sini untuk memberi nomor, mendaftar, mengajukan, mendistribusikan dokumen. 

Mereka juga memainkan peran penting ketika mengetahui di mana posisi proyek dari sudut pandang kiriman dan apa masalah potensial.

Ketika mengerjakan proyek, Document Control adalah bagian dari tim Project Control (kelompok disiplin yang merencanakan, mengukur dan memantau proyek)

Document Control melaporkan kemajuan suatu proyek, dan terutama kemajuan dalam dokumen dan kiriman. Beberapa contoh termasuk: dokumen terlambat, komentar terlambat diterima oleh klien, dokumen dikeluarkan untuk klien, dokumen ditolak dll. (Consepsys, 2019) 

Membangun sistem komunikasi yang efektif dan kuat untuk proyek konstruksi 

Tahap desain

Memahami maksud klien dan tujuan, fungsi proyek.

Mengumpulkan keahlian dari para ahli di setiap disiplin ilmu tertentu dari proyek yang dibangun untuk mendapatkan estimasi terbaik tentang teknik, teknologi, biaya, dan jadwal.

Mengantisipasi dan mengevaluasi pro dan kontra proyek; dan kemudian bertukar, berdialog dengan klien dan tim proyek (Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Anggota terlibat di dalam proyek: manajer proyek, arsitek, Document Controllers, surveyor dan perwakilan resmi dari klien [1]
  • Penataan: Estimasi terbaik tentang teknik, teknologi dan jadwal (prosedur) biaya, (anggaran), pro dan kontra proyek (sistem kendali) [2]
  • Koordinasi aktivitas: kerjasama antara klien dan tim proyek [3]
  • Posisi kelembagaan: tim proyek dan klien [4]
  • Keberhasilan seluruh proyek konstruksi juga berarti keberhasilan setiap tahapan proyek. Oleh karena itu, rencana atau metode komunikasi yang diterapkan pada proyek harus diterapkan dan dimobilisasi secara efektif dan produktif melalui setiap tahap proyek konstruks

Tahap perencanaan

Klasifikasikan dan bedakan set gambar dengan jelas: arsitektural,dll

Kumpulkan dan kemudian pilih daftar desainer yang memenuhi syarat yang dikumpulkan untuk tujuan fungsional proyek dengan penerimaan dari klien.

Pembaruan tepat waktu dan valid untuk kumpulan gambar atau buletin yang direvisi sehingga pembaruan apa pun pada gambar selalu dicatat, didokumentasikan dan dikendalikan (Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Document Controllers: mengontrol dokumen, kontraktor memilih desainer[1]
  • Penataan: Pembaruan tepat waktu dan valid (prosedur, sistem kendali) [2]
  • Koordinasi aktivitas: kerjasama tim proyek dan klien [3]
  • Posisi kelembagaan, berupa tim proyek dan klien [4]

Tahap konstruksi

Prosedur proyek yang sangat jelas dan kuat yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh semua kontraktor, subkontraktor, pemasok, pemasang, dll.

Metode dan sarana media komunikasi yang sangat efektif dan valid. 

Mekanisme pengiriman, penerimaan, dan umpan balik informasi yang efektif. 

Mekanisme yang sangat jelas, transparan, ramah dan berpikiran terbuka untuk saling berkomunikasi antara klien, manajemen proyek dan kontraktor, pemasok, dll. Hierarki tetapi bersahabat dan jelas (Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Anggota: Kontraktor, subkontraktor, pemasok, pemasang, manajemen proyek [1]
  • Penataan: kebijakan, prosedur, unit, sistem kendali dan bagan organisasi[2]
  • Koordinasi aktivitas: komunikasi antara klien, manajemen proyek dan kontraktor, pemasok[3]
  • Posisi kelembagaan: tim proyek dan klien [4]

Tahap penutupan 

Instruksi dan jadwal yang jelas untuk penyerahan kontraktor.

Berkoordinasi erat dengan klien untuk mengambil alih

Periksa dengan saksama kepatuhan terhadap kode lokal dan internasional.

Mendokumentasikan semua pekerjaan kertas untuk proses serah terima dan pengambil alihan(Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Anggota: Kontraktor, document controller [1]
  • Penataan: kebijakan, prosedur, sistem kendali [2]
  • Koordinasi aktivitas: komunikasi antara Document controller, kontraktor, klien [3]
  • Posisi kelembagaan: tim proyek dan klien [4]

Hubungan dan komunikasi eksternal

Menjaga keamanan komunitas dan lingkungan sekitar secara ketat.

Tetap menginformasikan dan berkomunikasi secara positif dengan pers dan media.

Untuk menciptakan peluang dan pengaruh untuk setiap peluang yang mungkin.

Selalu pertimbangkan peran yang sangat penting dari komunikasi eksternal, publik dan media; dan terutama dukungan dari otoritas dan masyarakat local (Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Anggota: seluruh tim proyek [1]
  • Penataan: konstitusi, kebijakan, prosedur, sistem kendali [2]
  • Koordinasi aktivitas: komunikasi antara Tim proyek, klien, pemerintah, dan masyarakat [3]
  • Posisi kelembagaan: tim proyek, klien, pemerintah dan masyarakat. Organisasi memposisikan dirinya untuk identitas, citra, atau legitimasi [4]

Peran penting TIK dan teknologi maju

Peralatan / perangkat Telekomunikasi dan Komunikasi dalam suatu proyek konstruksi harus memadai, redundan, back-up dan standby serta semaju mungkin. 

Komputer, server, router… digunakan di lokasi konstruksi, kontrol dokumen serta manajemen proyek harus kuat dan tahan lama; cukup untuk menangani banyak informasi yang datang pada waktu yang bersamaan. Dan juga siap untuk saluran sewa satelit dalam keadaan darurat.

Untuk proyek yang sangat besar atau proyek konstruksi lintas negara / lintas batas, server perantara dan / atau titik berbagi; berbagi-arsip direkomendasikan untuk kenyamanan dan membantu komunikasi (Masterprojectmanagement, 2020)

Analisis jenis aliran pesan:

  • Anggota: seluruh tim proyek [1]
  • Penataan: kebijakan, prosedur, anggaran, unit, sistem kendali, [2]
  • Koordinasi aktivitas: Tim proyek dan penggunaan teknologi[3]
  • Posisi kelembagaan: Proyek kontruksi dan lingkungan berbasis teknologi [4]

Referensi

Cheney, G., Christensen, L.T., Zorn, T.E., and Ganesh, S. 2004. Organizational Communication in an Age of Globalization: Issues, Reflections, Practices." Long Grove, IL: Waveland Press.

Consepsys.2019. Communicating Document Control Progress on a Project Dalam https://www.consepsys.com/2019/01/16/communicating-document-control-progress-on-a-project/

Cooren, F., & Martine, T. (2016). Communicative Constitution of Organizations. The International Encyclopedia of Communication Theory and Philosophy, 1-9. 

Flesner, C. 2017. WHY IS COMMUNICATION IMPORTANT ON CONSTRUCTION PROJECTS?.https://venturaconsulting.com/why-is-communication-important-on-construction-projects/

Masterprojectmanagement.2014. Communication Management in Construction Projectd alam https://www.masterprojectmanagement.org/communication-management-in-construction-project/

McPhee, R.; Zaug, P. 2000. "The Communicative Constitution of Organizations: A framework for explanation". Electronic Journal of Communication. 10 (1–2): 1–16.

Stonemarkcm.2020. Importance of Effective Communication During a Construction Project dalam https://stonemarkcm.com/blog/importance-communication-construction-project/

Taleb, H., Ismail, S., Wahab, M. H., Mardiah, W. N., Rani, W. M., & Amat, R. C. (2017). An overview of project communication management in construction industry projects. Journal of Management, Economics, and Industrial Organization, 1(1), 1-8

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Sedang belajar Ilmu Kearsipan di FIB UI (S2). Untuk keperluan narasumber silakan hubungi saya, saya akan berusaha menyanggupinya.