Pemodelan penciptaan, pemeliharaan dan pelestarian rekod digital

Tujuan dari Proyek InterPARES 2 adalah untuk mengembangkan pemahaman teoritis tentang rekod yang dihasilkan oleh sistem pengalaman, interaktif dan dinamis, proses penciptaannya, dan penggunaannya saat ini dan potensialnya dalam sektor seni, ilmiah dan pemerintahan.

Modeling Cross-domain Task Force, meskipun tidak termasuk dalam rencana Proyek asli, ditambahkan ke tiga cross-domain task forces lainnya karena dua alasan:

  • Pemodelan penciptaan, pemeliharaan dan pelestarian rekod, baik dari sudut pandang preserver dan dari sudut pandang proses bisnis, menyajikan gambaran dari semua kegiatan penciptaan rekod, penyimpanan rekod, dan pelestarian rekod dan hubungannya dengan peneliti di Proyek untuk memanfaatkan.
  • Pemodelan berfungsi sebagai metode analisis di mana para peneliti di domain dan fokus lain dapat menyumbangkan keahlian mereka untuk mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan untuk pelestarian rekod jangka panjang dalam sistem pengalaman, interaktif dan dinamis.

Modeling Cross-domain mengembangkan dua model. Model Chain of Preservation (COP) didasarkan pada perspektif entitas yang bertanggung jawab atas pelestarian rekod digital jangka panjang. Model Business-Driven Recordkeeping (BDR) didasarkan pada perspektif entitas pencipta rekod. 

Kedua model ini saling mendukung karena memberikan dua cara untuk melihat masalah pelestarian rekod digital otentik jangka panjang. 

Tujuan pengembangan dua model adalah untuk dapat melihat pertanyaan tentang pelestarian keandalan, keaslian, dan keakuratan rekod dalam sistem pengalaman, interaktif, dan dinamis melalui lensa dua konsepsi yang agak berbeda, masing-masing menawarkan wawasannya sendiri

Pertanyaan

  1. Paradigma pelestarian apa yang dapat diterapkan di seluruh kegiatan dan teknologi?
  2. Paradigma pelestarian apa yang diperlukan untuk jenis rekod tertentu yang dihasilkan dari setiap aktivitas?
  3. Metadata apa yang diperlukan untuk mendukung penilaian dan pelestarian rekod digital otentik yang dihasilkan dari setiap aktivitas? 

Model Business-Driven Recordkeeping (BDR)

Relation to other research

Upaya pemodelan ini dipengaruhi dan diinformasikan oleh pekerjaan terkait yang dilakukan oleh Modeling Cross-domain serta oleh pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok penelitian InterPARES 2 lainnya. Pekerjaan ini mencakup pengembangan model Chain of Preservation (COP), studi kasus yang dilakukan dalam kelompok fokus dan pekerjaan yang dilakukan oleh Description Cross-domain. Model ini juga memasukkan komponen kunci dari model fungsi pengawetan yang diproduksi di bawah InterPARES 1.

Di luar InterPARES, model ini mendapat manfaat dari hasil kerja yang dilakukan melalui inisiatif lain seperti klaster pelestarian digital dari Proyek Delos, proyek Metadata Pintar dan penelitian Rekaman Kontinum di Universitas Monash, pekerjaan pada standar manajemen arsip dalam ISO TC46 / SC11 (standar: ISO 15489: 2001, dan ISO 23081-1: 2006), dan metodologi DIRKS yang dikembangkan oleh National Archives of Australia. Model OAIS, ISO 14721: 2003, yang berfungsi sebagai dasar model fungsi preservasi untuk InterPARES 1, juga digunakan sebagai dasar model

Scope and objectives

Model Chain of Preservation (COP) mengadopsi perspektif arsiparis yang peduli tentang pelestarian aksesibilitas rekod yang dihasilkan oleh organisasi pencipta. Titik referensi untuk model ini adalah arsiparis yang melihat ke dalam "bisnis" dari organisasi pencipta dan mengidentifikasi rekod yang dianggap perlu untuk disimpan untuk kebutuhan bisnis internal, atau kemungkinan akan berkontribusi pada tujuan dan kepentingan sejarah atau sosial yang lebih luas.

Model Business-driven Recordkeeping (BDR) ada pada organisasi yang menangani "bisnis" sendiri dalam konteks yuridis, ekonomi dan budaya yang lebih luas, dan rekod yang dihasilkan oleh bisnis tersebut. Sudut pandang mencakup baik rekod yang diperlukan untuk bisnis saat ini dan yang perlu disimpan dan dilestarikan untuk kepentingan sejarah masyarakat jangka panjang. 

Maksud keseluruhan dari model ini adalah untuk menggambarkan hubungan antara kebutuhan dan aktivitas bisnis dari suatu organisasi dan rekod yang dihasilkan oleh kebutuhan dan aktivitas tersebut dan disimpan oleh organisasi.

Tujuan spesifik model BDR adalah sebagai berikut:

Untuk menawarkan pandangan terintegrasi dari bisnis organisasi dan penrekod.

Untuk mendukung konteks paralel dan berbagai pandangan dan perspektif (yaitu tidak hanya mereka yang berada dalam bisnis tetapi juga mereka yang mungkin menjadi pemangku kepentingan, klien, mitra, dll., Serta orang lain, seperti arsiparis, yang mungkin memiliki kepentingan dalam rekod dihasilkan oleh bisnis).

Untuk memberikan kerangka kerja untuk:

  1. mengidentifikasi persyaratan hukum, yuridis, etika, bisnis, organisasi dan kearsipan dari lini bisnis tertentu dan konteks yuridisnya; mengilustrasikan hubungan (nexus / koneksi) dan ketergantungan antara aktivitas bisnis, meta-proses pengambilan rekod (bukti) dari aktivitas ini dan proses untuk mengelola rekod itu sendiri;
  2. mengintegrasikan persyaratan penrekod dalam kegiatan bisnis sehingga rekod yang diperlukan untuk memberikan bukti kegiatan bisnis dapat ditangkap dan disimpan dengan cara yang tepat; dan
  3. mengelola rekod (otentik dan andal) sepanjang keberadaannya dan dalam konteks penggunaan dan interpretasi yang berbeda

Research approach

Tujuan dari Modeling Cross-domain awalnya untuk mengintegrasikan model yang dikembangkan dalam Proyek UBC dan Proyek InterPARES 1 yang akan menggambarkan bagaimana rekod dapat dikelola untuk memastikan keaslian dan keandalannya sepanjang waktu. Namun, sulit untuk menjelaskan dua perspektif berbeda yaitu dari arsiparis dan pencipta (yaitu, "perspektif bisnis").

Perspektif arsiparis didasarkan pada konsep tradisional yang memposisikan arsiparis sebagai pihak ketiga yang terpercaya dengan tanggung jawab untuk pelestarian jangka panjang atas keterpercayaan arsip dan dengan memperhatikan aturan pelestarian tersebut. 

Perspektif “bisnis” dan fokus narasi ini didasarkan pada melihat penciptaan, penggunaan, dan pelestarian rekod melalui lensa organisasi pencipta. Menurut perspektif ini, rekod dihasilkan oleh proses dan aktivitas bisnis untuk mendukung tujuan dan prioritas organisasi tertentu. Namun, kepentingan organisasi dalam mengelola rekod otentik dan andal dalam mendukung tujuan dan prioritas tersebut ditambah dengan kepentingan pemangku kepentingan lainnya seperti mitra, klien, auditor, dan masyarakat secara umum

Tindakan yang dilakukan oleh pengelola rekod dan arsiparis pada rekod harus didokumentasikan dan ditangkap sebagai bukti jika “cerita” lengkap tentang rekod tersebut ingin diceritakan. 

Tingkat pertama adalah proses bisnis aktual dan tingkat kedua adalah (meta-) proses yang terlibat dalam mengelola bukti tentang proses bisnis seperti yang tercermin dalam rekod. Artinya, satu sudut pandang berfokus pada rekod transaksi bisnis sementara yang lain melihat rekod kegiatan, proses, dan mandat yang tidak terpisahkan untuk mengelola rekod transaksi tersebut. 

Keuntungan menggabungkan kedua pandangan ini adalah bahwa satu pandangan yang komprehensif dan sangat terintegrasi dapat muncul berdasarkan pemisahan eksplisit dari perhatian semua pemangku kepentingan. Dengan cara ini, keputusan bisnis dan arsip yang berkaitan dengan apa yang harus disimpan, berapa banyak yang harus disimpan, berapa lama harus disimpan, bagaimana itu harus disimpan dan mengapa harus disimpan, diinformasikan oleh berbagai kepentingan yang luas

Conceptual issues

Karakteristik khusus dari rekod digital, terutama sulitnya menyimpannya di generasi teknologi informasi yang selalu baru, membuat penyimpanannya menjadi tantangan. Setiap transisi ke generasi baru dapat menyebabkan hilangnya informasi dan dalam beberapa kasus bahkan kehilangan informasi penting yang akan berdampak pada keaslian rekod

Preservasi merupakan bagian dari proses pemeliharaan arsip dari waktu ke waktu, yang dimulai pada saat merancang infrastruktur dan sistem teknologi yang akan membuat, mengelola dan memelihara arsip.

Preservasi digital dalam dokumen ini dengan demikian dipandang sebagai proses khusus dalam memelihara rekod digital selama dan di berbagai generasi teknologi dari waktu ke waktu, di mana pun mereka berada

The modeling techniques

Satgas Pelestarian InterPARES 1 mengembangkan model fungsional dari proses pelestarian rekod digital otentik mengikuti metode Definisi Terpadu (IDEF) yang ditentukan oleh Tim Internasional InterPARES. 

Dalam IDEF (0), "Model fungsi adalah representasi terstruktur dari fungsi, aktivitas, atau proses dalam sistem yang dimodelkan atau area subjek." Model IDEF (0) mencakup aktivitas dan entitas. 

Suatu kegiatan digambarkan sebagai sebuah kotak yang namanya menunjukkan sifat dari kegiatan tersebut. Entitas masuk atau keluar dari suatu proses (aktivitas). Tiga jenis entitas masuk ke dalam proses: input (I) yang diubah atau dikonsumsi dalam proses, kontrol (C) yang mengatur pelaksanaannya, dan mekanisme (M) yang diperlukan untuk melaksanakannya. Hanya satu jenis entitas yang keluar dari suatu proses: output (O) yang dihasilkan dengan bertindak atas input dalam kondisi dan batasan yang diberlakukan oleh control.

The modeling techniques

Masukan masuk ke kotak proses di sisi kiri. Kontrol masuk di atas. Keluaran keluar dari kanan, dan mekanisme masuk di bagian bawah. Dengan urutan invarian ini, panah entitas secara kolektif disebut sebagai ICOM

Dalam diagram IDEF (0), terdapat dua ikon dasar: kotak digunakan untuk mewakili aktivitas atau proses dan panah mewakili ICOM

Untuk memastikan bahwa pekerjaan pemodelan menangkap aspek-aspek penting dari kontinum rekod dan pengelolaannya, diagram kelas UML (Unified Modeling Language) juga dikembangkan pada tingkat tinggi. 

Diagram kelas UML menawarkan tampilan berorientasi objek yang melengkapi tampilan IDEF0 yang berorientasi fungsi. 

UML menggunakan notasi grafis standar untuk merepresentasikan kelas objek (termasuk objek digital atau artefak, tetapi juga elemen organisasi dan masyarakat, instrumen dan konstruksi), bersama dengan informasi pendukungnya, mengekspresikan keterkaitan, karakteristik, dan operasi atau perilaku mereka.

Keuntungan menggunakan diagram kelas UML adalah memungkinkan pengidentifikasian kelas objek digital untuk dipertimbangkan dengan identitas mereka dan elemen data (meta) lainnya, serta Dan Pilone, UML 2.0 Pocket Reference (O'Reilly Media, 2006) 

Baik IDEF0 dan diagram kelas UML diperlukan, karena keduanya mengungkapkan konsep penting dalam mengelola rekod dari perspektif yang berbeda. 

Model IDEF0 menunjukkan proses, fungsi, dan aktivitas apa yang dibutuhkan untuk mendukung pencatatan dan manajemen. Ini juga menunjukkan bagaimana data dan informasi dibuat, diubah dan digunakan oleh berbagai fungsi. 

Diagram kelas UML mewakili objek informasi digital yang penting untuk mengelola catatan (misalnya, catatan, jadwal retensi, dll.) Dan struktur gabungannya, jika relevan. Diagram kelas juga merepresentasikan atribut penting dari objek digital dan menunjukkan bagaimana objek informasi berhubungan satu sama lain. 

Dimungkinkan untuk menggambar hubungan antara model IDEF0 dan diagram kelas UML. Misalnya, elemen data yang terdiri dari ICOMS dalam model IDEF0 dapat muncul sebagai objek dalam diagram kelas dengan atribut dan hubungan yang diuraikan dalam diagram kelas.

Applying the model: Principles that underpin the model

Dalam memahami model, ada beberapa prinsip penting yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip ini, yang menjadi dasar bagi dua ekspresi model yang berbeda, adalah sebagai berikut:

  1. Model harus dapat diterapkan pada semua jenis dan ukuran organisasi, mulai dari individu hingga multinasional;
  2. model harus dapat diterapkan melalui waktu dan melalui berbagai dimensi dan dengan demikian mengekspresikan lebih dari satu pandangan dan perspektif; dan
  3. Model harus independen terhadap teknologi.
  4. Model tersebut juga harus memperhatikan dua dimensi pelestarian: waktu dan ruang. Seiring waktu, keaslian, kelengkapan, kebermaknaan, dan kegunaan rekod perlu dipertahankan, meskipun konteks budaya berubah dan teknologi berubah. Di seluruh ruang, organisasi berbeda yang mewakili beberapa domain mungkin terlibat dalam pengelolaan catatan baik secara bersamaan maupun berurutan sepanjang waktu

Benefits of the model

Diagram kelas UML membantu mengidentifikasi informasi apa yang harus dibuat, ditangkap, dan dipelihara sepanjang waktu dalam lingkungan pencatatan.

Komponen model IDEF0 lebih menitikberatkan pada kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan pencatatan dalam suatu organisasi. 

Diagram kelas UML fokus informasi dan diagram IDEF0 fokus aktivitas saling melengkapi dan memberikan kerangka kerja yang baik bagi organisasi untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menerapkan pencatatan yang baik.

Model tersebut menyediakan kerangka kerja dan alat untuk:

  1. mendukung organisasi untuk menerapkan pencatatan secara sistematis dan terstruktur dengan mempertimbangkan situasi saat ini dan kemampuan organisasi untuk mencapai, jika diperlukan, kebijakan dan praktik pencatatan yang lebih baik;
  2. memastikan bahwa aktivitas bisnis memiliki proses dan prosedur pencatatan yang diterapkan dengan benar; dan
  3. memastikan proses pencatatan tertanam dengan benar dalam aktivitas bisnis.

Akhirnya, model lingkungan pencatatan operasional prospektif memungkinkan organisasi untuk membuat konsep, merencanakan, memperoleh sumber daya, berkomunikasi dengan pemangku kepentingan teknis dan bisnis serta mengevaluasi, membuat dan, jika perlu, meninjau kembali keputusan tentang mewujudkan fungsi model dalam sistem atau layanan

Referensi

Eastwood, T., Hofman, H., & Preston, R. (2008). Part Five-Modeling Digital Records Creation, Maintenance and Preservation: Modeling Cross-domain Task Force Report. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Interpares) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records.
Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.