Document Control #1: Pengawasan dokumen

Document Control #1: Pengawasan dokumen

Pengawasan dokumen adalah proses mengidentifikasi dan mengatur dokumen yang dihasilkan oleh sistem penyimpanan sehingga dapat dengan mudah diakses, disimpan dan dipelihara dan diambil untuk digunakan. 

Pengawasan dokumen (Document control) adalah profesi manajemen dokumen yang tujuannya  untuk menegakkan proses dan praktik yang terkontrol untuk pembuatan, peninjauan, modifikasi, penerbitan, distribusi, dan aksesibilitas dokumen.

Document controller

Document controller adalah seorang profesional manajemen dokumen, yang berperan untuk melaksanakan pengawasan terhadap praktik penciptaan, review, modifikasi, penerbitan, distribusi, dan aksesibilitas dokumen.

Perbedaan Document controller dan Manajer rekod

Manajer rekod dan document controller memiliki perbedaan terhadap dokumen yang dikelolanya.

Manajer rekod mengelola rekod atau informasi terekam yang dihasilkan oleh organisasi. Ia mengelola, menyimpan dan menilai rekod berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA). 

Sementara itu, document controller memastikan bahwa dokumen (unit dari informasi terekam, yang dihasilkan oleh aktivitas bisnis) yang dikelola sudah sesuai dengan yang dibutuhkan 

Alir kerja versi dalam pengawasan dokumen

Alir kerja versi dalam pengawasan dokumen memastikan pengetahuan tentang dokumen yang paling mutakhir. Hal ini diperlukan untuk :

  1. untuk menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum diterbitkan,
  2. untuk meninjau dan memperbarui seperlunya dan menyetujui kembali dokumen,
  3. untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen saat ini diidentifikasi,
  4. untuk memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan,
  5. untuk memastikan bahwa dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi,
  6. untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan untuk mencegah penggunaan dokumen usang yang tidak disengaja, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan apa pun. 

Pihak yang terlibat dalam proses versi yaitu document controller, subject specialist, asset manager

alir kerja versi dalam pengawasan dokumen
alir kerja versi dalam pengawasan dokumen

Pentingnya pengawasan dokumen di perusahaan/organisasi

Pelaksanaan pengawasan dokumen  akan mendukung semua kegiatan perusahaan, dan akan menambah nilai setidaknya dalam membantu mengambil informasi dan dokumen; Memungkinkan untuk mendapatkan kontrol atas dokumentasi; Membantu menyimpan catatan dan Membantu melindungi kepentingan perusahaan

Menerapkan dan berinvestasi dalam pengawasan dokumen  profesional yang terampil adalah cara untuk melindungi perusahaan, serta memastikan aksesibilitas, pengambilan kembali, kontrol dan keamanan untuk dokumen dan informasi. 

Pengawasan dokumen memastikan bahwa dokumen terkelola dengan baik, untuk saat ini dan penggunaan masa depan, mempermudah temu kembali dan mempermudah pengambilan keputusan. 

Setiap organisasi yang memiliki dokumen, membutuhkan document controller untuk memperlancar proses bisnisnya.

Isu proses pengawasan dokumen

Isu audit

Tanpa pengawasan  dokumen profesional, organisasi mungkin tidak dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) pada waktunya.

Isu konsistensi

Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang sama, dll), pengendalian dokumen berarti bekerja dengan standar yang sama, menstandarisasi dokumentasi, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.

Isu status proyek

Pengawasan  dokumen profesional sehari-hari akan memungkinkan organisasi mengetahui, kapan saja, status hasil proyek.

Isu keamanan informasi

Dengan membantu menentukan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll) 

Pengawasan  dokumen akan menghindari perubahan yang tidak terkontrol pada dokumen, serta akses yang tidak diizinkan ke dokumen. Di sisi lain, dengan mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen, itu juga akan memastikan bahwa setiap orang yang perlu memiliki akses ke dokumen, akan benar-benar memiliki akses ke sana.

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.