Metode penilaian dan preservasi rekod digital di sektor seni

Metode penilaian dan preservasi rekod digital di bidang seni

InterPARES I: menyoroti metodologi penilaian tradisional ketika diterapkan lingkungan digital. 

  • kebutuhan mendokumentasikan bukti-bukti yang mendukung keaslian rekod. 
  • komponen digital, berbagai bit dan potongan yang harus diidentifikasi dan dipertahankan untuk mereproduksi rekod lengkap. 
  • alternatif preservasi kompleks harus dinilai dan dihitung biayanya sebelum pemelihara dapat secara realistis berkomitmen untuk preservasi rekod digital jangka panjang. 

InterPARES II: mendeskripsikan fungsi penilaian, variasi penilaian rekod dalam bentuk digital, bukan analog

  • Menilai nilai berkelanjutan dari rekod
  • Mengumpulkan bukti untuk praduga keasliannya
  • Mengidentifikasi komponen digital atau objek yang perlu disimpan dan direproduksi untuk memastikan preservasi rekod otentik. 
  • Menetapkan kelayakan preservasi konten rekod elektronik tertentu dengan mempertimbangkan kemampuan preservasi

Domain 3 mengembangkan prototipe sistem/metodologi  penilaian dan preservasi, model aktivitas, dan pedoman untuk pemelihara rekod. 

  • Menyelidiki temuan InterPARES I masih akan diterapkan InterPARES II.
  • Menyelidiki temuan InterPARES II apakah diperlukan kriteria/ penambahan langkah-langkah penilaian, pengembangan strategi atau praktik preservasi 

Domain 3 dikembangkan karena beberapa alasa termasuk: konsep penilaian (praktik arsiparis) sebagian besar tidak dikenal di kalangan pencipta rekod. Identifikasi nilai rekod pencipta rekod sementara, jangka pendek atau jangka panjang didasarkan pada aturan dan praktik bisnis dan, dalam beberapa profesi, persyaratan hukum. Nilai rekod tanpa mengacu pada masalah keandalan, keautentikan, atau nilai rekod dari perspektif sejarah, budaya atau sosial atau kepentingan masa depan peneliti pihak ketiga yang potensial. 

Pertanyaan

  1. Bagaimana konsep penilaian, metode dan model yang dikembangkan oleh InterPARES I untuk rekod administrasi dan hukum yang dibuat dalam database dan sistem manajemen dokumen berlaku untuk penilaian rekod kegiatan seni, ilmiah dan pemerintahan yang dihasilkan dari penggunaan teknologi yang diperiksa dengan InterPARES II?
  2. Bagaimana konsep preservasi, metode dan model yang dikembangkan oleh InterPARES I untuk rekod administrasi dan hukum yang dibuat dalam database dan sistem manajemen dokumen berlaku untuk preservasi rekod kegiatan seni, ilmiah dan pemerintahan yang dihasilkan dari penggunaan teknologi yang diperiksa dengan InterPARES II?
  3. Paradigma preservasi apa yang dapat diterapkan di seluruh kegiatan dan teknologi? Paradigma preservasi apa yang diperlukan untuk jenis rekod tertentu yang dihasilkan dari setiap aktivitas?
  4. Metadata apa yang diperlukan untuk mendukung penilaian dan preservasi rekod digital otentik yang dihasilkan dari setiap aktivitas?

Pengumpulan data

Menggunakan pengetahuan yang diperoleh selama studi kasus. Peneliti Domain 3 mempertimbangkan kegunaan memulai satu atau lebih studi kasus yang dirancang untuk menjawab pertanyaan penelitian

Merancang pertanyaan untuk dimasukkan dalam daftar pertanyaan studi kasus yang disarankan

  1. Apakah Anda memiliki prosedur standar untuk menyimpan [dokumen / pekerjaan Anda] untuk jangka panjang?
  2. Apakah Anda harus membuat aturan, atau mengadopsi standar untuk membantu Anda dalam pekerjaan Anda? Apakah Anda merasa harus memperbaruinya secara teratur
  3. Apakah ada masalah hukum atau etika yang muncul dari pekerjaan elektronik Anda
  4. Apakah Anda membuat atau mengadopsi daftar informasi standar yang Anda coba catat tentang setiap file, atau pekerjaan?
  5. Di mana Anda mendapatkannya? Apakah Anda tahu jika orang lain menggunakan yang sama?

Domain 3 Templat untuk analisis studi kasus (Template for Case Studies Analysis)

Para peneliti Domain 3 mengusulkan pengembangan template untuk menganalisis data terkait Domain 3 yang dihasilkan oleh studi kasus. 

Templat mencakup sembilan pertanyaan yang terkait dengan masalah penilaian dan preservasi yang sedang diselidiki oleh Domain 3. Pertanyaan  dirancang untuk mengekstrak informasi yang dikontekstualisasikan agar sesuai dengan templat dari masing-masing studi kasus  pertanyaan

Templat menyertakan instruksi dan pedoman untuk menjawab pertanyaan, bersama dengan dua lampiran yang memberikan deskripsi rinci dan definisi konsep-konsep utama, serta akses langsung ke tolok ukur InterPARES 1 yang relevan dan persyaratan dasar serta komentar

Domain 3 memiliki alat yang membantu penelitian dalam beberapa cara: 

  • Menambah validasi studi kasus Domain 1, dengan menyoroti celah tertentu dalam laporan yang ada dan berfungsi sebagai panduan metodologis informal untuk menulis jawaban naratif atas pertanyaan Domain 3 di laporan akhir dari studi kasus yang masih berlangsung. 
  • Alat ini berfungsi sebagai indeks untuk penilaian dan informasi terkait preservasi dalam studi kasus untuk: (a) mengasosiasikan dengan analisis yang dilakukan oleh unit penelitian lain, termasuk analisis diplomatik, karakterisasi studi kasus dan penelusuran pemodelan; dan (b) kembali ke materi sumber jika diperlukan untuk menjernihkan pertanyaan yang diberikan. 
  • Mengkarakterisasi semua studi kasus dalam kaitannya dengan pertanyaan Domain 3, dimungkinkan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang akan mempengaruhi kemampuan arsiparis untuk menilai dan menyimpan rekod pencipta di setiap studi kasus. 

Terakhir, alat ini memberikan ringkasan yang lebih formal dan analitis dari informasi terkait studi kasus yang dapat digunakan untuk mengembangkan Guidelines for Preservers

Kasus Umum (General studies)

01: Persistent Archives Based on Data Grid. 

Dilakukan oleh Moore dari San Diego Supercomputer Center menyelidiki potensi penggunaan teknologi data grid, yang mendukung pengelolaan rekod terdistribusi. Laporan akhir, memeriksa kemampuan minimum yang diperlukan untuk menyimpan rekod, dengan fokus pada kepemilikan digital terpilih dari Administrasi Arsip dan Rekod Nasional A.S. dan sejumlah implementasi jaringan data lainnya di seluruh dunia.

04: Survey of Recordkeeping Practices of Composers. 

Menegaskan sebagian besar komposer yang menggunakan teknologi digital bekerja dengan perangkat lunak komersial siap pakai, dan 47%(75 individu) telah kehilangan file yang mereka anggap berharga, baik melalui perangkat keras maupun perangkat lunak usang. Mayoritas komposer menyimpan file digital terutama untuk digunakan kembali daripada dari kekhawatiran tentang preservasi jangka panjang. Perhatian utama mereka adalah keakuratan-untuk akses berkelanjutan ke file daripada kekhawatiran tentang keaslian. Komposer bekerja sendiri-akses orang lain ke file digital mereka terbatas. Tindakan "preservasi" yang dilakukan komposer adalah membuat salinan cadangan pada media eksternal atau meningkatkan format file ke versi yang lebih baru.

07: Survey of Recordkeeping Practices of Photographers Working with Digital Materials.

Mayoritas fotografer mengidentifikasi praktik mereka sepenuhnya digital, mengalokasikan penggunaan film analog untuk proyek pribadi sesekali. Beberapa sebagai campuran digital dan analog, sebagian besar gambar mereka terlahir digital - hanya sebagian kecil dari gambar analog yang dibuat dan sebagian besar akhirnya digital.

Seperti halnya komposer, fotografer paling tertarik untuk memelihara gambar digital mereka untuk mendukung penggunaan ulang dan referensi, meskipun aspek bisnis dari profesi mereka, seperti jurnalisme atau pekerjaan forensik, membuat mereka lebih sensitif terhadap masalah seperti keaslian dan hak cipta. Lingkungan kerja membuat banyak dari mereka menyadari masalah transmisi dengan file digital, serta masalah perangkat keras, perangkat lunak, dan penyimpanan. Selain menyegarkan media digital dan meningkatkan format file, sejumlah besar fotografer yang menanggapi survei secara rutin merekam metadata, mempraktikkan kendali mutu, menerapkan prosedur keamanan, dan memelihara berbagai versi gambar digital mereka, termasuk format file dalam kamera dan draf kerja dan versi.

Temuan Riset (Research Findings)

Analisis kasus dan data studi umum menunjukkan bahwa terlalu banyak pencipta rekod yang masih mengabaikan preservasi jangka panjang file digital mereka, apakah itu statis atau dinamis, bukti atau pengalaman, signifikan secara historis atau interaktif

Lembaga besar cenderung memiliki system tatarkod analog, yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi salinan kertas cetak sebagai rekod otoritatif dan memindahkannya ke dalam sistem manajemen rekod analog yang ada

Beberapa organisasi memandang Situs Web sebagai salah satu jenis "sistem tatarekod" atau sebagai jenis situs warisan untuk melestarikan pekerjaan mereka.

Individu dan organisasi kecil, dalam banyak kasus, tidak ada praktik preservasi untuk dipelajari dan sedikit bukti bahwa bahkan strategi pemeliharaan dasar dikejar dengan konsistensi apa pun. Strategi yang paling populer adalah "redundansi", atau membuat salinan di tempat lain selain di komputer pembuat atau hard drive server

Sebagian besar pencipta konten hanya mempelajari minimal fungsi dasar. Beberapa pengguna menjadi ahli atau belajar untuk menghargai implikasi untuk penyimpanan rekod jangka panjang.

Dalam seni, komponen perangkat keras memainkan peran penting dalam reproduksi yang akurat dan otentik, misalnya, sebuah karya seni. Domain 2 merekomendasikan"menghilangkan ketergantungan ini dengan mentransfer fungsi perangkat keras ke perangkat lunak," [karena] ini menyediakan cara yang lebih stabil untuk mempertahankan fungsi saat perangkat keras menjadi usang.

Pencipta seni tetapi juga dalam fokus sains mencatat bahwa akan lebih mudah dan murah untuk membuat ulang beberapa jenis konten dalam bentuk digital di kemudian hari daripada mencoba untuk meneruskan dan mengubah atau menyediakan platform emulasi untuk materi yang sangat eksklusif. 

Beberapa seniman tidak ingin karya mereka dilestarikan dalam jangka panjang jika hal itu dapat membahayakan karakteristik tertentu yang mereka anggap penting untuk esensi karya seni mereka, seperti ephemerality dan variabilitas karya yang berubah setiap kali direproduksi.

Menyajikan Pertanyaan Riset (Addressing the Research Questions)

Bagaimana konsep penilaian, metode dan model yang dikembangkan oleh InterPARES 1 untuk rekod administrasi dan hukum yang dibuat dalam database dan sistem manajemen dokumen berlaku untuk penilaian rekod kegiatan seni, ilmiah dan pemerintahan yang dihasilkan dari penggunaan teknologi yang diperiksa oleh InterPARES 2? 

  1. Rekod digital terdiri dari satu atau lebih objek, yang oleh peneliti InterPARES 1 dinamai "komponen digital". Rekod digital yang disimpan memenuhi syarat sebagai rekod karena memenuhi definisi rekod, 
  2. InterPARES II menyempurnakan definisi InterPARES 1,"komponen digital: Agregasi data yang dikodekan secara digital yang terdiri dari satu atau beberapa bitstream, termasuk setiap metadata yang diperlukan untuk memesan, menyusun, atau mewujudkannya isi dan bentuk, memerlukan tindakan preservasi tertentu
  3. Komponen digital dapat terdiri dari satu atau lebih jenis data seperti: (1) data konten (2) data formulir (3) data komposisi. (1) data konten:tentang tindakan, fakta atau data yang disampaikan oleh dokumen atau rekod (yaitu, isinya); (2) data formulir: memungkinkan sistem untuk mereproduksi dokumen atau rekod digital yang diwujudkan dalam bentuk yang benar dari dokumen atau rekod digital yang disimpan; dan (3) data komposisi: mengidentifikasi elemen-elemen formulir yang disimpan dan data konten milik dokumen atau rekod dan memetakannya ke berbagai elemen struktur yang ditentukan oleh data formulir. Tujuan dari rekod digital yang disimpan bukanlah untuk mencapai tujuan dispositif, suportif atau naratif dari rekod (yang dapat dibaca manusia), tetapi untuk memungkinkan produksi salinan otentik dari rekod tersebut
  4. Analisis InterPARES II mengusulkan tambahan pada tipologi rekod yang sudah mapan (dispositif, pembuktian, pendukung atau naratif). Jenis baru, rekod prospektif, tidak berhubungan dengan tindakan atau keadaan masa lalu, tetapi menentukan bentuk dan / atau isi rekod, tindakan atau keadaan yang dibuat kemudian. Rekod prospektif dibagi lagi menjadi rekod instruktif atau pendukung. Rekod instruktif adalah salah satu yang memberikan instruksi, dimaksudkan untuk dibaca oleh manusia, tentang pembuatan rekod dalam suatu kegiatan. 
  5. Pengkodean digital dari enrollment records digunakan dengan cara yang sama persis dengan penggunaan rekod kertas. Versi digital yang disimpan dari daftar rekod, sebagai lawan dari versi digital yang dimanifestasikan, harus dikenali sebagai rekod yang berbagi ikatan arsip dengan daftar rekod kursus dan harus dikelola dan dinilai dengan benar seperti itu.
  6. Perbedaan terakhir antara proses penilaian yang dibayangkan oleh InterPARES 1 dan temuan InterPARES 2 berkaitan dengan rekod retrospektif dan rekod prospektif, yang memainkan peran (re) produksi rekod lain. Sehubungan dengan memungkinkan rekod, bagaimanapun, preservasi akan tampak sebagai komitmen "prospektif" untuk rekod, bukan retrospektif.

Bagaimana konsep preservasi, metode dan model yang dikembangkan oleh InterPARES 1 untuk rekod administrasi dan hukum yang dibuat dalam database dan sistem manajemen dokumen berlaku untuk preservasi rekod kegiatan seni, ilmiah dan pemerintahan yang dihasilkan dari penggunaan teknologi yang diperiksa oleh InterPARES 2? 

  1. Penelitian InterPARES 2, menghasilkan sejumlah perubahan paradigmatik yang berdampak pada preservasi digital yang memperluas InterPARES 1. 1) InterPARES 1 : pengenalan dan artikulasi perbedaan antara bentuk dokumen elektronik yang dimanifestasikan kepada seseorang dan bentuk penyimpanannya secara digital,” InterPARES 2 memperkaya perbedaan ini untuk menunjukkan bahwa komponen digital individu, atau agregasi komponen digital merupakan rekod atau sekumpulan rekod, bergantung pada bagaimana mereka dipakai dalam sistem dan bagaimana mereka digunakan oleh pencipta. 2) InterPARES 2 yang berdampak pada diferensiasi rekod retrospektif dan prospektif, dan khususnya yang memainkan peran yang memungkinkan dalam (re) produksi rekod lain. 3) Konsep variabilitas terbatas dan dampaknya terhadap pemahaman kita tentang rekod digital yang terwujud. konsep rekod yang dimanifestasikan untuk mencakup setiap dan semua jenis variabilitas bentuk dan konten yang khusus untuk rekod (yaitu, mewakili maksud penulis) dan yang diatur oleh aturan atau instruksi tetap.
  2. Metode baru untuk mengonfirmasi keberhasilan identifikasi dan preservasi rekod digital, mengharuskan sistem yang dimaksudkan untuk melestarikan rekod digital memiliki kemampuan berikut:

  • Mengidentifikasi  dan mencari semua komponen digital dari setiap record dalam sistem.
  • Mengelola setiap komponen digital berdasarkan persyaratan preservasi spesifiknya.
  • Mengidentifikasi dan mengelola sebagai rekod komponen digital yang digunakan sebagai rekod,
  • Mengidentifikasi dan mengelola perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk memproses semua komponen digital dalam format yang diperlukan agar dapat memenuhi fungsinya sebagai rekod dan / atau sebagai komponen dari rekod digital yang disimpan dan / atau dimanifestasikan.
  • Menerapkan perangkat lunak yang sesuai, dan, jika diperlukan, perangkat keras, ke setiap komponen untuk mereproduksi rekod digital yang dimanifestasikan dari rekod digital yang disimpan dan / atau memproses rekod digital yang disimpan dalam kasus di mana rekod digital yang disimpan juga merupakan rekod yang memungkinkan..

Metadata apa yang diperlukan untuk mendukung penilaian dan preservasi rekod digital otentik yang dihasilkan dari setiap aktivitas? 

  1. Sangat sedikit data yang dikumpulkan yang dapat digunakan oleh peneliti Domain 3 untuk menjawab pertanyaan ini. Karena hampir semuanya pencipta tidak terlibat dalam, atau tertarik pada, penilaian rekod mereka, dan banyak dari mereka juga tidak terlibat dalam preservasi rekod jangka panjang. 
  2. Domain 3 terakhir mengadopsi Modeling Cross-domain dan diintegrasikan ke dalam pekerjaannya selama pengembangan model Chain of Preservation, dianyatakan Description Cross-domain Task Force Report, menjawab premis yang mendasari pekerjaannya "adalah bahwa metadata tepercaya yang terperinci adalah kunci untuk memastikan pembuatan yang realibel, dan preservasi rekod authentic, dan entitas lain dalam sistem elektronik .... [yang] berpendapat untuk rezim pengelolaan metadata ujung-ke-ujung yang membahas metadata mana yang perlu dibuat dan / atau dibawa ke depan pada waktunya, untuk tujuan apa, oleh siapa, dan bagaimana mereka harus dipertahankan dan divalidasi.
  3. Description Cross-domain dan Modeling Cross -domain, mengembangkan model yang selaras dengan Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), untuk digunakan bersama model Chain of Preservation, untuk memberikan dasar untuk mengembangkan spesifikasi untuk alat otomatis yang dapat digunakan untuk membantu secara sistematis pembuatan, penangkapan, pengelolaan, dan preservasi metadata penting untuk rekod aktif dan terpelihara serta dengan identifikasi metadata mana yang perlu dibuat secara manual dan juga yang dapat diringkas dan dibuang pada titik-titik tertentu.

Menuju Pedoman untuk Melestarikan Rekod Digital Authentic

InterPARES 2 mengungkapkan tidak adanya alat yang diperlukan untuk memastikan preservasi rekod digital. Temuan ini diulangi di seluruh fokus seni, sains, dan pemerintah serta memengaruhi pencipta individu, kelompok kecil, proyek yang didanai, departemen pemerintah, dan perusahaan besar. 

Domain 3 untuk menghasilkan Preserver Guidelines, dokumen yang dirancang untuk menyertai Principles for Records Preservers yang dikembangkan oleh Kebijakan Lintas-domain. Karena studi kasus difokuskan pada pencipta rekod, sedikit yang ditemukan dalam cara preservasi "praktik terbaik" yang dilakukan oleh para peserta. Sebaliknya, Preserver Guidelines mencerminkan dua perspektif:

  1. Tindakan yang harus dilakukan untuk menghindari beberapa situasi yang dihadapi dalam studi kasus yang lebih bermasalah
  2. Tindakan yang harus dilakukan untuk menangani masalah penilaian dan preservasi yang diidentifikasi dalam penelitian InterPARES 2

Referensi

Hackett, Y. (2008). Part Four—Methods of Appraisal and Preservation: Domain 3 Task Force Report. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records.
Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.