Tata Kelola Informasi (Information Governance)

Tata Kelola Informasi  (Information Governance)

A. Tata Kelola Informasi 

Tata Kelola Informasi merupakan konsep kunci dari tatakelola perusahaan, manajemen rekod, manajemen konten, tatakelola data dan TI, keamanan informasi, privasi data, manajemen risiko, kesiapan litigasi, pemenuhan regulasi dan bahkan business intelligence.

Kebutuhan dasar untuk pengembangan strategi manajemen rekod elektronik, memaksimalkan produktivitas serta meminimalisir resiko dan biaya.

Lebih sekedar tatakelola TI, tapi juga mengawasi dan mengelola TI dan pengembagannya;

cara organisasi menangani, menggunakan, dan mengelola informasinya secara efisien, efektif, dan aman dengan semua standar etika, peraturan, dan kualitas yang sesuai.

B. Stakeholder dan akuntabilitas

Stakeholder. Inklusi dan konsultasi dengan stakeholder, dan proses pemikiran holistik diperlukan untuk meningkatkan kualitas dan keamanan informasi di sepanjang siklus hidupnya. 

Akuntabilitas. Penetapan kebijakan, prosedur, proses dan pengawasan memastikan kualitas, integritas, akurasi dan keamanan rekod bisnis untuk mengurangi risiko organisasi dan struktur biaya untuk pengelolaan rekod. 

Audit, pengujian, pemeliharaan, dan peningkatan tatakelola informasi dapat menggunakan Electronic Records Management (ERM) dan e-document management software, pelengkap lainnya seperti alur kerja dan Business Process Management Suite (BPMS), Document Lifecycle Security (DLS) tools, dan digital signatures.

C. Manfaat tatakelola 

  1. Organisasi tidak bisa menyimpan semuanya selamanya
  2. Organisasi tidak bisa membuang semuanya
  3. E-discovery
  4. Meningkatkan penyampaian informasi dan produktivitas
  5. Responsif atas undang-undang dan teknologi baru 
  6. Meminimalisir kegagalan
  7. Mengelola risiko
  8. Mengendalikan e-mail

D. Dampak tatakelola

  1. Penggunaan istilah umum di seluruh perusahaan
  2. Map information creation and usage
  3. Kepercayaan informasi
  4. Memanen dan memanfaatkan informasi

E. Faktor-faktor kritis dalam tatakelola

  1. Akuntabilitas. Individu terpilih perlu didedikasikan untuk program ini. Peran ini diisi oleh eksekutif senior seperti CIO, Information Architects, dan Data and Content Stewards.
  2. Model pekerjaan yang efisien. Standar umum, metode, arsitektur, dan teknik kolaboratif penting bagi program. Model ini diimplementasikan secara fisik terpusat, cloud atau virtual, atau offshore. 
  3. Model standar. Definisi umum istilah, nilai domain, dan hubungan, serta definisi bisnis dan teknis harus direpresentasikan dan mudah diarahkan.
  4. Arsitektur. Kompleksitas yang melekat dari inisiatif ini akan membutuhkan representasi dari arsitektur melalui beberapa pandangan contohnya Model Krutchen.
  5. Ruang lingkup yang komprehensif. Mencakup data terstruktur, konten tidak terstruktur dan siklus hidup informasi. 
  6. Information value assessment (IVA). IVA memberikan nilai ekonomi ke aset informasi dan menunjukkan bagaimana program mempengaruhi nilai. 
  7. Kepemimpinan senior. Pemimpin senior perlu mengelola informasi dan menangani masalah terkait.
  8. Kuantifikasi historis. Kuantifikasi historis melalui model arsitektur umum dan penilaian kuantitatif data dan konten.
  9. Pendekatan strategis memungkinkan fleksibilitas untuk perubahan. 
  10. Perbaikan berkelanjutan harus secara eksplisit merencanakan untuk meninjau kembali kegiatan-kegiatan sebelumnya. Program harus dibangun atas dasar kerja melalui audit, pengawasan, faktor ulang teknologi, dan pelatihan pegawai. 
  11. Fleksibilitas untuk perubahan. Proses tata kelola yang kuat tidak berarti bahwa pengecualian tidak dapat diberikan
  12. Alat tata kelola digunakan untuk mengukur aset informasi, tindakan, dan perilaku mereka.

F. Kebijakan Tatakelola 

Ketika membentuk komite penting untuk menyertakan perwakilan dari kelompok lintas fungsi, dan pada tingkat organisasi yang berbeda. Perwakilan harus didorong oleh sponsor eksekutif, dan mencakup anggota aktif dari unit bisnis utama, serta departemen lain termasuk TI, keuangan, risiko, kepatuhan, manajemen arsip, dan hukum. 

Pelatihan / pendidikan dan komunikasi perusahaan harus dilibatkan untuk menjaga agar karyawan tetap terlatih dan mengikuti kebijakan tatakelola informasi. Fungsi ini dapat dilakukan oleh perusahaan konsultan luar jika tidak ada staf pendidikan perusahaan

Referensi

Smallwood, R. F. (2013). Information Governance: The Crucial First Step. In Managing electronic records: Methods, best practices, and technologies. John Wiley & Sons.

Catatan

Artikel Tata Kelola Informasi (Information Governance) Disusun untuk memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen dan Preservasi Arsip Elektronik yang diskusikan via Google Meets  pada Jumat, 9 Oktober 2020 pada Program Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi, peminatan kearsipan FIB UI 2020.

Gani Nur Pramudyo
Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner.