Anotasi peraturan pengelolaan rekod elektronik di Indonesia

Artikel ini memberikan anotasi peraturan pengelolaan rekod elektronik yang ada di Indonesia. Anotasi digunakan untuk memberikan catatan atau deskripsi khusus peraturan. 

Adapun beberapa peraturan yang akan di anotasi merujuk peraturan di bawah ini dan disertakan link unduh langsung dari Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIH) atau situs resmi dari penyedia peraturan:

1. Keputusan Menkominfo No. : 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 Tentang Panduan manajemen sistem dokumen elektronik Menteri komunikasi dan informasi - LINK 1
2. Peraturan Menkominfo No. 7 Tahun 2013 Tentang  Pedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran Bagi Penyelenggara Sistem Elektronik Untuk Pelayanan Publik - LINK 1 
3. Perka ANRI Nomor 14 tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan arsip elektronik - LINK 1
4. Perka ANRI No 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik - LINK 1
5. Peraturan Menkeu No. 128 /pmk.01/2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Keuangan - LINK 1
6. UU RI No 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas UU No 11 tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik - LINK 1
7. Permenpan RB No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik - LINK 1

Beberapa peraturan yang telah di anotasi secara rinici dijelaskan sebagai berikut:

Keputusan Menkominfo No: 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 Tentang Panduan manajemen sistem dokumen elektronik Menkominfo

Ringkasan 

Penerapan e-government untuk menuju Good Governance maka konsep e-Government harus diterapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat pusat dan daerah

Model penerapan e-Government di setiap lembaga disusun dalam bentuk Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik serta Kerahasiaan dan Keamanannya (framework for e-record management)

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (E-Record Management / ERM) yang baik akan mendukung pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali; memudahkan penggunaan dokumen; memudahkan penyusunan informasi; memudahkan pengambilan keputusan; meningkatkan kualitas layanan publik; mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang; lebih responsif pada perubahan

Spesifikasi Pemindaian resolusi minimum 300 dpi  dan TIFF, GIF, JPEG 

Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.

Pembahasan

Memelihara dokumen elektronik perlu menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan untuk tetap dapat mengakses dokumen yang dimaksud. 

Perlu jadwal pemeliharaan dokumen dan rencana migrasi system mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan dokumen elektronik. 

Strategi perencanaan untuk implementasi ERM harus memperhatikan beberapa hal: Pengelolaan dokumen publik.; Transparansi dan perlindungan informasi; Pemeliharaan bobot bukti dan keamanan, Standar informasi inter dan intra lembaga pemerintah 

Standard ERM Pemerintah untuk mendukung interoperabilitas, yaitu: Standar Metadata dan Format Akses; Standar Pertukaran dan Publikasi ;Standar Prosedur 

Keahlian dan kompetensi dalam pengelolaan ERM  yaitu: pengelola sistem informasi bertanggungjawab atas system, pengguna dokumen elektronik sebagai pengguna

Strategi implementasi ERM menjelaskan pentahapan implementasi ERM pada lembaga pemerintah, yaitu penetapan kebijakan pada tingkat organisasi dan pengendalian dokumen. 

Perka ANRI Nomor 14 tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan arsip elektronik

Ringkasan 

Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik merupakan acuan bagi pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah dalam penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik

Pedoman terdiri dari Pendahuluan; Prinsip, Manfaat dan Ketentuan Umum Kebijakan; Prosedur dan Proses Penyusunan Kebijakan; Komponen Utama Ketentuan Umum Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik; dan Penutup

Pedoman dikembangkan atas untuk penyesuaian dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat; mewujudkan pengelolaan arsip elektronik yang andal dan pemanfaatan arsip pada umumnya dan pengelolaan elektronik khususnya; pertimbangan tujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan public; Pertimbangan amanat ISO 15489-2001 Records Management yang menekankan pentingnya kebijakan dengan penetapan, pendokumentasian, pemeliharaan, dan penyebarluasan kebijakan, prosedur, serta praktik pengelolaan arsip dinamis 

Prosedur penyusunan ketentuan pengelolaan arsip

Analisis Dokumentasi Pengelolaan Arsip Dinamis yang ada; Identifikasi dan Analisis Tujuan Organisasi; Identifikasi dan Analisis Ketentuan Hukum; Identifikasi Klasifikasi Arsip untuk Penciptaan dan Pemeliharaan

Prosedur penyusunan ketentuan pengelolaan arsip

Perencanaan meliputi Latar Belakang Penyusunan Kebijakan Umum, Pertimbangan dalam Penyusunan Kebijakan Umum, Penilaian Terhadap Kebijakan yang Berlaku, Konsultasi dengan Pihak Terkait, Latar Belakang Perlunya Konsultasi dengan Pihak Terkait, Perbedaan antara Kebijakan Umum dan Prosedur 

Penyusunan: Faktor-faktor yang perlu diperhatikan seperti ketentuan hukum dan akuntabilitas pencipta arsip, ketentuan bisnis dan organisasi, harapan pemangku kepentingan; Harmonisasi dengan Kebijakan Lain.; 

Pengesaha:  oleh pimpinan pencipta arsip harus mencakup penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan dan memeliharanya

Implementasi : Penetapan dan Sosialisasi; Pelatihan; Tambahan Standar, Pedoman, Prosedur, dan Kriteria (NSPK); Pengawasan dan Evaluasi 

Komponen utama kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik

Kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik adalah pernyataan singkat yang memberikan gambaran yang luas tentang bagaimana organisasi harus membuat dan mengelola arsip elektronik dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas, serta sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Berikut Komponen utama dari kebijakan: Maksud dan Tujuan; Pernyataan Kebijakan Umum; Ruang Lingkup; Konteks Kebijakan Umum; Dasar Hukum; Sistem Informasi Kearsipan Dinamis; Tanggung Jawab; Pengawasan dan Evaluasi; Pengesahan; Glosari; daftar informasi

UU RI No 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas UU No 11 tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU RI No 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas UU No 11 tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik berlaku untuk setiap Orang yang melakukan perbuatan hukum, baik yang berada di wilayah hukum Indonesia maupun di luar, yang memiliki akibat hukum di wilayah hukum Indonesia dan/atau di luar wilayah hukum Indonesia dan merugikan kepentingan Indonesia.

Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik, (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Transaksi Elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan Komputer, jaringan Komputer, dan/atau media elektronik lainnya

Berikut beberapa poin penting dalam UU RI No 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas UU No 11 tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagai berikut:

Pemerintah memfasilitasi pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektroni, kmelindungi kepentingan umum, melakukan pencegahan penyebarluasan dan penggunaan Informasi yang memiliki muatan yang dilarang, melakukan pemutusan akses Informasi yang memiliki muatan yang melanggar hukum, menetapkan instansi atau institusi yang memiliki data elektronik strategis yang wajib dilindungi. 

Penyidikan di bidang Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilakukan dengan memperhatikan perlindungan terhadap privasi, kerahasiaan, kelancaran layanan publik, dan integritas atau keutuhan data sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.. 

Penggeledahan dan/atau penyitaan terhadap Sistem Elektronik yang terkait dengan dugaan tindak, pidana di bidang Teknologi Informasi dan Transaksi, Elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum acara pidana

Pada pasal 45, 45A dan 45B dijelaskan mengenai pemberian sanksi: 1) kepada setiap orang yang sengaja dan tanpa hak mendistribusikan dan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang memiliki muatan yang melanggar kesusilaan, perjudian, penghinaan dan/atau pencemaran nama baik, pemerasan dan/atau pengancaman. 2) menyebarkan berita bohong dan menyesatkan yang mengakibatkan kerugian konsumen; menimbulkan rasa kebencian atau permusuhan; 3) Ancaman kekerasan atau menakut-nakuti.

Peraturan Menkominfo No. 7 Tahun 2013 Tentang  Pedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran Bagi Penyelenggara Sistem Elektronik Untuk Pelayanan Publik

Ringkasan 

Peraturan Menkominfo No. 7 Tahun 2013 Tentang  Pedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran Bagi Penyelenggara Sistem Elektronik Untuk Pelayanan Publik bertujuan untuk mendukung penerapan format dokumen perkantoran yang menjamin interoperabilitas dengan para pemangku kepentingan (stakeholder). 

Pedoman digunakan sebagai acuan kepada Penyelenggara Sistem Elektronik untuk Pelayanan Publik untuk menerapkan Format Dokumen Terbuka atau Open Document Format (ODF) dan Format Dokumen Portabel atau Portable Document Format (PDF) sehingga terjamin interoperabilitas dokumen perkantoran baik antara Penyelenggara untuk Pelayanan Publik, maupun Penyelenggara dengan masyarakat.

Ruang lingkup interoperabilitas meliputi dokumen perkantoran yang dapat dibaca dan diedit, yaitu ODF sesuai dengan spesifikasi pada SNI ISO/IEC 26300:2011, yang meliputi: Dokumen teks (text); Dokumen kertas kerja (spreadsheet); Dokumen presentasi (presentation). B. Dokumen perkantoran yang dapat dibaca, yaitu PDF sesuai dengan spesifikasi pada ISO 32000-1:2008

Standar Nasional Indonesia untuk ODF

Badan Standardisasi Nasional (BSN) Republik Indonesia juga telah menjadikan ODF sebagai SNI dengan kode SNI ISO/IEC 26300:2010 pada tahun 2010.

ODF memiliki banyak kelebihan, antara lain (Wheeler, 2005): Format berbasis XML; Dukungan spesifikasi; Spesifikasi dikelola oleh badan yang netral dan terpercaya-OASIS, ISO, dan IEC; Dukungan pengembang yang lebih banyak; Implementasi yang beragam; Spesifikasi yang bebas.

Standar Internasional untuk PDF 

Standar diperkenalkan oleh Adobe System, Inc pada tahun 29 Januari 2009 membuka seluruh spesifikasi standar PDF. PDF sudah terstandarisasi ISO 32000-1:2008 

Aplikasi-Aplikasi Pendukung untuk ODF

Aplikasi pembuat dan pembaca ODF: OpenOffice.org dan LibreOffice (free open source source/FOSS); Microsoft Office 2010, Corel WordPerfect Office, dan IBM Lotus Symphony (proprietary); Google Apps atau Docs, Office Web Apps, OpenOffice Document Reader for Android, atau OODocument Reader untuk iOS (iPhone dan iPad) (Aplikasi tersedia dalam bentuk web atau online)

Aplikasi-Aplikasi Pendukung untuk PDF 

• Aplikasi pembaca PDF : Adobe Reader, Foxit reader, Chrome (FOSS), dsb
• Aplikasi Pembuat/konversi PDF: OpenOffice.org, PDFCreator, Solid PDF Creator,dsb
• Pustaka PDF untuk Pengembang Aplikasi
• Aplikasi pengembang, yang dapat digunakan juga untuk membuat dan membaca PDf: Formatting Objects Processor, GNU PDF, iText, dll

Perka ANRI No 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik

Ringkasan 

Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan

Ketentuan mengenai autentisitas arsip yang tercipta secara elektronik dilakukan oleh lembaga kearsipan, sehingga perlu disusun ketentuan pembuktiannya dalam suatu pedoman autentikasi arsip elektronik 

Perka ANRI No 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik bertujuan untuk memberikan acuan kepada lembaga kearsipan dalam melakukan autentikasi arsip elektronik. 

Pedoman dapat digunakan oleh lembaga dalam rangka menilai autentisitas arsip elektronik yang telah mengalami beberapa perubahan dan tidak dapat dikatakan sama seperti arsip yang pertama kali diciptakan. Arsip dianggap autentik karena penciptanya memperlakukannya seperti arsip yang pertama kali diciptakan dengan mengandalkannya untuk pelaksanaan kegiatan rutin.

Penilaian dan Pemeliharaan autentisitas arsip elektronik

Pertimbangan terhadap autentisitas arsip yang dipelihara dalam sistem elektronik harus didukung oleh bukti bahwa arsip adalah seperti apa adanya dan beberapa elemen penting dari arsip tersebut tidak diubah atau rusak.

Penilaian Autentisitas dengan memerhatikan jenis arsip (asip autentik karena tercipta pertama kali dan arsip yang mengalami perubahan namun digunakan secara rutin), perubahan ruang, waktu dan batas-batas teknologi.

Perkiraan Autentisitas dapat diketahui dari fakta bagaiman arsip diciptakan dan dipelihara, diperkiran dengan Ketentuan Tolok Ukur Perkiraan Autentistas Arsip Elektronik (semakin banyak jumlah tolak ukur, semakin tinggi autentisitasnya)

Verifikasi Autentisitas adalah proses membandingkan fakta yang diketahui dan fakta yang diajukan

Pemeliharaan Autentisitas, setelah proses penilaian di atas arsip perlu untuk dipelihara autensitasnya. 

Ketentuan tolok ukur perkiraan autentisitas arsip elektronik

Merupakan persyaratan untuk menilai autentisitas arsip elektronik. Pemenuhan ketentuan dasar memungkinkan lembaga kearsipan menyimpulkan autentitas arsip 

Ketentuan 1 mengidentifikasi informasi utama tentang arsip elektronik, konteks langsung penciptaan arsip dan cara pengelolaan serta pemeliharaannya, yang menetapkan identitas arsip dan meletakkan dasar untuk menunjukkan integritasnya.

Ketentuan 2–8 mengidentifikasi jenis kontrol prosedural terhadap penciptaan, pengelolaan, dan pemeliharaan arsip yang menjadi tolok ukur perkiraan integritasnya.

Ketentuan dasar reproduksi kopi autentik arsip elektronik 

Menguraikan kondisi minimum yang diperlukan untuk memungkinkan lembaga kearsipan membuktikan autentisitas kopi autentik arsip elektronik 

Untuk memungkinkan pengesahan autentisitas arsip elektronik yang direproduksi, lembaga kearsipan harus mampu menunjukkan: Kontrol atas Penyerahan, Pemeliharaan, dan Reproduksi Arsip; Dokumentasi Proses Reproduksi dan Hasilnya; dan Deskripsi Arsip

Templat analisis autentikasi arsip elektronik

Berisi format tata naskah yang mengatur bagaiman konten arsip dikomunikasikan; anotasi berupa penambahan yang dibuat terhadap suatu arsip setelah diciptakan; media pembawa; dan konteks berupa Kerangka tindakan yang menghasilkan arsip .

Kompetensi pelaksanaan autentikasi arsip elektronik

Pelaksanaan autentifikasi dilakukan oleh tim atau perserangan yang memiliki keahlian untuk menilai seperti memiliki latar pendidikan kearsipan, TIK,  bekerja dibidangnya, integritas, dan pemahaman atas pedoman ini. 

Pelaksana autentifikasi memiliki kewengan penilaian dan penerbitan surat pernyataan autentisitas

Sarana dan prasarana dibutukan untuk melaksanakan pengujian autentisitas. 

Permenpan RB No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik

Permenpan RB No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tata naskah dinas elektronik pada setiap instansi pemerintah.

Pedoman ini bertujuan untuk menciptakan acuan pembuatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis TNDE bagi instansi pemerintah dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien.

Sasaran TNDE adalah tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tentang penyelenggaraan TNDE di seluruh instansi pemerintah; terwujudnya keterpaduan TNDE di lingkungan instansi pemerintah; Lancarnya komunikasi dan kemudahan dalam tata naskah dinas; tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam tata naskah dinas; Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Pedoman ini diadapatasi oleh kementrian keuangan melalui Permenpan RB No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik. 

Peraturan Menkeu No. 128 /pmk.01/2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Keuangan

Ringkasan

Peraturan Menkeu No. 128 /pmk.01/2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Keuangan memiliki kesamaan dengan peraturan sebelumnya dan sejenis dengan Permenpan RB No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Pedoman ini merupakan  salah satu jawaban untuk implementasi e-government yang diatur sesuai Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan e-Govemment

Pedoman ini dibuat untuk Mengatur pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan Kementerian Keuangan.

Pedoman digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada unit organisasi eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan. 

Pedoman bertujuan untuk menciptakan keseragaman pengelolaan dan kelancaran proses penyelenggaraan TNDE.

Ruang lingkup pedoman TNDE:

1. Media Perekaman Naskah Dinas Elektronik terdiri atas:  fisik; dan/ atau digital
2. Penanganan surat masuk meliputi: agenda surat; disposisi; pemindaian/ scan; dan pengunggahan dokumen ke dalam Aplikasi TNDE. 
3. Penanganan surat keluar meliputi: agenda surat; pemindaian/ scan; dan pengunggahan dokumen ke dalam Aplikasi TNDE.
4. Penanganan surat lainnya yaitu jenis naskah dinas yang belum diatur dalam pedoman ini diserahkan kepada kebijakan masing-masing unit organisasi eselon I yang bersangkutan.
5. Manajemen Templat/Borang Acu (Template Management). Pembuatan konsep Naskah Dinas menggunakan templat/borang acu berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan 
6. Pengabsahan dan Autentikasi, meliputi; pemeriksaan dan persetujuan (approvement); tanda tangan dan cap elektronik; user id/password; dan penomoran.
7. Pengamanan meliputi: pencadangan/ backup; pemulihan/ recovery; dan jaringan. 

Desain Sistem TNDE

Desain sistem merupakan deskripsi rancangan alur sistem, cakupan, alur kerja, dan persyaratan yang menjadi acuan bagi instansi pemerintah dalam implementasi TNDE. 

1. Alur Aplikasi TNDE 

• Sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna di lingkungan Kementerian Keuangan.

2. Cakupan Sistem

• Naskah Dinas Eksternal 
• Naskah Dinas Internal 
• Disposisi 
• Pembuatan naskah dinas

3. Alur Kerja

4. Persyaratan menerapkan TNDE:

• Infrastruktur: LAN atau wireless network yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pada server; Komputer induk/server; Komputer klien; scanner; Sistem keamanan
• Suprastruktur: Pengelola TNDE, administrator, Prosedur Operasional Standar

SPESIFIKASI SISTEM TNDE

Penerapan Aplikasi TNDE secara umum harus memenuhi beberapa spesifikasi dasar yang bersifat fungsional dan non-fungsional

Spesifikasi Fungsional meliputi Manajemen Pengguna, Penanganan Surat Masuk, Penanganan Surat Keluar, Manajemen Templat, Pencarian Dokumen

Spesifikasi Non-Fungsional meliputi Keamanan Aplikasi, Pencatatan Log Aktivitas Pengguna, Fitur Penghapusan dan Pembatalan, Keamanan Penyimpanan Dokumen

Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner. Keperluan narasumber, silakan hubungi saya.

Berbagi :