Pedoman ICA-Req: Prinsip dasar dan persyaratan fungsional untuk ERMS

ICA REQ Module 1: Overview and Statement of Principles 

Cakupan Guideliness and Functional Requirements (pedoman dan persyaratan fungsional) ICA REQ dimaksudkan untuk menginformasikan pengembangan perangkat lunak Electronic records management systems (ERMS), membantu dalam penggabungan fungsi tatarekod ke dalam produk perangkat lunak sistem informasi bisnis secara umum, serta sistem lini bisnis tertentu. Spesifikasi ini juga dapat digunakan oleh sektor swasta (misalnya, perusahaan multinasional) sebagai alat yang berdiri sendiri.

Tujuan prinsip dan persyaratan fungsional ini adalah menyeragamkan prinsip dan persyaratan fungsional untuk perangkat lunak yang digunakan untuk penciptaan dan pengelolaan rekod elektronik di lingkungan perkantoran. Lebih lanjut, tujuan dari prinsip dan persyaratan fungsional adalah:

1. Memungkinkan tatarekod yang lebih baik dalam organisasi di semua tingkat pemerintahan terlepas dari domain yuridis;
2. Mendukung kebutuhan bisnis organisasi dengan memungkinkan efektivitas dan efisiensi operasi yang lebih besar;
3. Menyediakan, melalui penerapan yang lebih luas dari fungsi tatarekod, meningkatkan kemampuan untuk mendukung kegiatan audit;
4. Meningkatkan kemampuan untuk mematuhi mandat hukum yang ditentukan dalam berbagai undang-undang terkait informasi (misalnya, perlindungan data dan privasi);
5. Memastikan tata kelola yang baik (misalnya, akuntabilitas, transparansi, dan penyampaian layanan yang ditingkatkan) melalui tatarekod yang baik;
6. Meningkatkan kesadaran umum tentang kapabilitas tatarekod otomatis melalui desiminasi prinsip-prinsip utama; dan
7. Memaksimalkan konsistensi lintas yurisdiksi mengenai artikulasi persyaratan fungsional tatarekod dan untuk memungkinkan komunitas arsip global berbicara dengan satu suara kepada vendor perangkat lunak.

Struktur pedoman dan persyaratan fungsional terdiri dari tiga modul, sebagai berikut:

1. Module 1 Overview and Statement of Principles (Modul 1 Ringkasan dan Pernyataan Prinsip) berisi informasi latar belakang, organisasi, prinsip-prinsip dasar dan konteks tambahan;
2. Module 2 Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (Modul 2: Panduan dan Persyaratan Fungsional untuk ERMS berisi pernyataan global dari persyaratan inti dan opsional, termasuk penerapan pedoman dan daftar periksa kepatuhan; dan
3. Module 3 Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems (Modul 3: Panduan dan Persyaratan Fungsional untuk rekod dalam Sistem Bisnis) berisi pedoman dan persyaratan fungsional inti dan opsional umum untuk rekod dalam sistem bisnis.

Obligation level 

Obligation Level (tingkat keharusan) berisi Kata kunci ‘must’, ‘should’ and ‘may’ yang muncul di persyaratan di Bagian 3 merujuk kepentingan relatif dari setiap persyaratan. 

1. Must- persyaratan yang menggunakan ' Must ' diperlukan sebagai persyaratan mutlak untuk memenuhi persyaratan. 
2. Should - persyaratan yang menggunakan ' should ' dapat diabaikan jika ada alasan yang valid, tetapi implikasi penuh dari hal ini harus dipahami dan dipertimbangkan dengan cermat sebelum memilih kursus yang berbeda.
3. May - persyaratan yang menggunakan ' may ' benar-benar opsional dan dapat dimasukkan atau dihilangkan sebagaimana mestinya.

Dokumen ini mencerminkan konsensus internasional; persyaratan dan tingkat kewajiban tidak bersifat spesifik yurisdiksi atau mengikat secara hukum. Pengguna harus menilai masalah lingkungan legislatif, persyaratan bisnis dan penilaian risiko mereka sendiri jika sesuai.

ICA REQ Module 2: Guidelines and Functional Requirements for ERMS

Persyaratan fungsional memastian rekod dikelola dengan tepat. Persyaratan fungsional berisi konsep pengelolaan rekod dan prosesnya, yang terdiri dari:

1. Create (penciptaan), rekod diciptakan dalam berbagai format, berisi berbagai objek individu, dan ditransmisikan dari berbagai saluran. ERMS harus menangkap konten, struktur, konteks rekod untuk memastikan realibilitas dan merepresentasikan autensitas dari kegiatan bisnis atau transaksi yang mereka ciptakan atau transmisikan. Selanjutnya. 
2. Maintain (Pemeliharaan), meliputi pengelolaan autentik dan realibilitas rekod (akses dan keamanan, pengawasan akses, menetapkan pengawasan keamanan, menetapkan tingkat keamanan, menjalankan pengawasan keamanan, mengkatogorikan keamanaan, metadata, pelacakan rekod); manajemen rekod hibrida (berisi pengelolaan rekod elektronik dan non elektronik); retensi and pemusnahan;
3. Disseminate (Desiminasi), berisi pencarian, temu kembali, dan penyampaian. ERMS harus memastikan informasi yang diberikan kepada pengguna sesuai dengan pengawasan akses sesuai dengan pedoman ICA REQ Module 2, bagian 3.4 Pengawasan Akses
4. Administer (pengelolaan) Dalam keadaan luar biasa, rekod dapat diubah atau dihapus oleh administrator sistem. Salinan rekod tanpa informasi sensitif (salinan yang disunting) harus dapat dibuat. Administrator sistem harus dapat mengelola parameter sistem, mencadangkan dan memulihkan data, serta membuat laporan sistem. Pengelolaan disini mencakup persyaratan untuk mengelola parameter sistem, pencadangan dan pemulihan, manajemen sistem, dan administrasi pengguna.

ICA REQ Module 3: Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems

Functional Requirements mencantumkan sekumpulan persyaratan fungsional rekod dalam sistem bisnis. Berikut empat bagian sesuai dengan konsep dan proses manajemen rekod:

Penciptaan rekod sesuai konteks memastikan rekod tetap diciptakan, metadata rekod ditangkap, relevan, agregasi rekod dapat dikelola dan alat klasifikasi rekod dapat didukung

Pengelolaan dan pemeliharaan rekod memastikan:

1. Autensitas, rekod dapat dibuktikan sesuai dengan maksud aslinya, telah dibuat atau dikirim oleh orang yang membuat atau mengirimnya, dan telah dibuat atau dikirim pada saat yang seharusnya
2. Realibilitas, rekod dapat dipercaya sebagai representasi yang lengkap dan akurat dari transaksi yang dibuktikannya, dan dapat diandalkan selama transaksi berikutnya.
3. Integritas, rekod lengkap dan tidak diubah, dan dilindungi dari perubahan yang tidak sah (tidak dapat diganggu gugat)
4. Usabilitas, rekod dapat ditemukan, diambil, disimpan dan diinterpretasikan
5. Mendukung impor, apabila ada kebutuhan untuk mengimpor rekod dari sistem bisnis lain, terutama dalam lingkungan bisnis kolaboratif. Mendukung ekspor rekod apabila rekod perlu diekspor ke sistem yang berbeda seperti ERMS, atau diekspor ke organisasi lain jika terjadi merger. Mendukung interoperabilitas atau kemampuan sistem untuk bertukar dan berbagi data ke sistem lain.
6. Menyimpan dan mendisposisi rekod sesuai kebutuhan. Ini memastikan kepatuhan dengan rezim otorisasi disposisi; disposisi secara efeketik diterapkan, rekod siap untuk didisposisi dapat direview, rekod dimusnahkan secara tepat, metadata rekod yang dimusnakah dipertahankan, Pelaporan dapat dilakukan