Pengembangan layanan Informasi di Perpustakaan

Berikut kami bagikan makalah berjudul "Strategi Pengembangan layanan sumber informasi dan sarana bibliografi (Sebuah observasi di Perpustakaan Universitas Negeri Malang):

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada masa modern seperti sekarang ini, ilmu pengetahuan dan teknologi sudah berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan ini disebabkan karena mulai tingginya kebutuhan masyarakat akan informasi terbarukan sehingga masyarakat akan cenderung ingin terus memperbarui informasi yang didapatkan. Adanya perkembangan tersebut memicu terjadi proliferasi informasi atau ledakan informasi dimana informasi mengenai suatu peristiwa bisa beraneka ragam padahal peristiwa yang dibahas itu sama. Hal ini mendorong kita untuk bersikap lebih aktif dan selektif dalam mengakses informasi agar informasi yang kita dapatkan termasuk dalam informasi yang relavan. Menanggapi hal ini, perpustakaan di rasa mempunyai peran yang paling vital dalam mengawal perkembangan informasi tersebut. Perpustakaan sebagai pusat informasi terpercaya, harus dapat menarik minat masyarakat agar mau mengakses informasi dari perpustakaan karena informasi dari perpustakaan adalah salah satu informasi yang paling relevan.

Pada dasarnya, perpustakaan harus dekat dengan seluruh lapisan masyarakat. Mengapa demikian? Perpustakaan harus dekat dengan seluruh lapisan masyarakat karena seluruh lapisan masyarakat itulah yang termasuk dalam pengguna dan pemustaka perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan terbagi menjadi beberapa jenis perpustakaan sesuai dengan tujuan, fungsi, dan jenisnya masing-masing. Pada saat ini, jenis-jenis perpustakaan antara lain Perpustakaan Nasional, Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah, dan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Masing-masing perpustakaan tersebut mempunyai sasaran pengguna yang berbeda-beda karena jenis koleksi yang mereka milikipun berbeda. Diantara beberapa jenis perpustakaan tersebut, salah satu perpustakaan yang paling vital dalam mengawal perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi adalah Perpustakaan Perguruan Tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan berbagai informasi ilmiah yang menjadi dasar dalam berbagai penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa, dosen, dan seluruh civitas akademika yang ada di universitas dimana perpustakaan tersebut berdiri. Penelitian perlu dikembangkan mengingat hal tersebut sudah diamanatkan dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat. Berlatar belakang tersebut, Perpustakaan Perguruan Tinggi menjadi salah satu hal yang paling penting untuk dikembangkan guna mempertinggi kualitas suatu universitas dan generasi mudanya.

Pentingnya peran perpustakaan perguruan tinggi tersebut segera ditangkap secara positif oleh UNIVERSITAS NEGERI MALANG (yang selanjutnya disebut UM). UM yang notabene merupakan salah satu universitas terbaik di Indonesia, dirasa sangat perlu untuk mengembangan perpustakaan perguruan tingginya agar mampu menunjang kegiatan akdemika yang ada di UM. Perpustakaan UM secara aktif selalu memperbarui koleksi dan fasilitas yang ada di sana. Hingga saat ini, perpustakaan UM terus bertransformasi dalam mengembangkan perpustakaannya dengan cara menerapkan sistem dan manajemen yang baik dan sesuai dengan kondisi perpustakaan UM. Hal tersebut semata-mata dilakukan guna memenuhi kebutuhan informasi penggunanya agar mampu mendukung pemerintah secara aktif dalam proses pelaksanaan hal-hal apa saja yang sudah diamanatkan oleh UUD 1945 dalam hal pendidikan yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa.

Untuk menjaga eksistensi perpustakaan, maka pihak perpustakaan seharusnya membuat suatu strategi dalam rangka pengembangan perpustakaan dan pelayanan yang dimiliki. Observasi dilakukan pada tanggal 11 Mei 2016. Selain sebagai pengayaan ilmu pengetahuan, laporan observasi ini juga dibuat sebagai bahan evaluasi bagi Perpustakaan-perpustakaan Perguruan Tinggi lainnya. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat Strategi Pengembangan dan Pelayanan Sumber Informasi dan Sarana Bibliografi Perpustakaan Universitas Negeri Malang sebagai tema laporan observasi ini.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Bagaimana konsep sumber informasi?

1.2.2 Bagaimana profil perpustakaan dan sumber informasi pada perpustakaan Universitas Negeri Malang?

1.2.3 Apa hambatan yang dimiliki Perpustakaan terkait sumber informasi dan sarana bibliografi dan bagaimana cara mengatasi hambatan tersebut?

1.3 Tujuan

1.3.1 Dapat mengetahui konsep sumber informasi

1.3.2 Dapat mengetahui profil perpustakaan dan sumber informasi perpustakaan Universitas Negeri Malang

1.3.3 Dapat mengetahui hambatan dan menemukan solusi terkait masalah yang dihadapi Perpustakaan Universitas Negeri Malang

Pengembangan layanan Informasi di Perpustakaan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Konsep Sumber Informasi

Kemajuan teknologi informasi berbanding lurus dengan kebutuhan masyarakat akan informasi, sehingga mempengaruhi perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi yang dituntut untuk terus menyesuaikan. Ketersediaan informasi di perpustakaan sebagai wujud implementasi kewajiban sebuah lembaga informasi untuk menyediakan informasi referensi kepada pengguna dalam berbagai bentuk, baik tercetak ataupun terekam.

Daftar terbitan dalam segala bentuk yang tersedia di perpustakaan disebut dengan bibliografi, yang mana dalam mengakses bibliografi alat atau sarananya disebut dengan sarana bibliografi. Berdasarkan jenis formatnya, sarana bibliografi dibagi menjadi sumber informasi fisik tercetak dan sumber informasi elektronis. Sedangkan sumber informasi terdiri dari koleksi referensi di perpustakaan, yang dihimpun dari berbagai sumber antara lain dari manusia meliputi biografi, direktori, karya tulis, selanjutnya dari organisasi meliputi terbitan instansi, website, dan dari perpustakaan meliputi monograf, referens, serial.

Sumber informasi dikelompokkan menjadi koleksi primer, koleksi sekunder, dan koleksi tersier. Koleksi primer merupakan koleksi yang memuat hasil penelitian asli, seperti laporan penelitian, disertasi, tesis. Selanjutnya koleksi sekunder merupakan koleksi yang berisi ringkasan dari literatur primer, seperti indeks, abstrak, bibliografi. Sedangkan koleksi tersier merupakan petunjuk untuk memperoleh koleksi primer dan koleksi sekunder, seperti bibliografi dari bibliografi.

Dengan adanya sumber informasi pengguna dapat menemukan keterangan mendalam terkait topik permasalahan tertentu, mendukung informasi terkait penelitian, peningkatan kemampuan dan pengetahuan terhadap sumber informasi dasar. Selain itu, juga dapat memperluas pengetahuan terkait geografi, serta tokoh-tokoh dunia. Dan yang paling utama adalah membantu pustakawan dan pengguna dalam melakukan penelusuran informasi.

2.2 Kondisi Umum Perpustakaan Universitas UM

A. Profil Perpustakaan

a. Sejarah

Universitas Negeri Malang pada awal berdirinya berasal dari Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan Pengajaran dan kebudayaan, Prof. Mr. Muhammad Yamin pada tanggal 18 Oktober 1954. Pada tanggal 10 Nopember 1954 telah diresmikan berdirinya Universitas Airlangga di Surabaya dan PTPG menjadi salah satu fakultas dari Universitas Airlangga. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 tahun 1958, PTPG secara formal menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Airlangga.

Selanjutnya pada tahun 1963 (Kepres no. 1) telah dikeluarkan suatu kebijaksanaan untuk menyatukan beberapa FKIP dan Institut Pendidikan Guru (IPG) di Madiun menjadi institut Keguruan dan Ilmu dan Pendidikan (IKIP) yang berkedudukan di Malang, dan gedung perpustakaan berada di Jl. Semarang Nomor 5 bersebelahan dengan kantor pusat IKIP Malang. Pada tahun 1990 gedung Perpustakaan IKIP Malang menempati gedung baru yang berada di tengah-tengah kampus dengan luas 5.340 m2 yang terdiri dari tiga lantai. Semenjak lahirnya Universitas Negeri Malang, Kepres Nomor 93 Tahun 1999 tentang perubahah IKIP menjadi Universitas. Sejak ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 Agustus 1999 maka perpustakaan IKIP Malang berubah menjadi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dengan alamat di Jl. Semarang 5 Malang dan dipimpin oleh Prof. Dr. Djoko Saryono, M.Pd yang dilantik sejak tahun Februari 2015 sampai dengan sekarang.

b. Struktur Organisasi

c. SDM

Staf Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang terdiri atas tenaga pustakawan dan staf administrasi. Jumlah tenaga perpustakaan sebanyak 45 orang staf yang terdiri dari 19 orang dengan status pustakawan dan 18 orang staf adminsitrasi dan 8 orang tenaga harian.

Kualifikasi pendidikan tenaga perpustakaan meliputi 3 orang berijasah S2 ilmu perpustakaan dan informasi, 7 orang S1 ilmu perpustakaan, 9 orang berijazah S1 berbagai bidang, 6 orang berijazah diploma, dan 19 orang berijazah SMA/SMK, SLTP dan SD. Berikut Kepangkatan, pendidikan staf perpustakaan dapat digambarkan pada tabel berikut ini :

Berikut daftar nama staf Perpustakaan Universitas Negeri Malang :

1. Kepala Perpustakaan : Prof. Dr. Djoko Saryono, M. Pd

2. Tata usaha

Kepala Sub Bagian tata Usaha : Aa Kokasih,S.Sos.
Anggota : Suhartono
Uud Suhartini
Siti Romlah
Moh. Agus
Pariadi
Bagian TI : Laksono Budiarto,S.Kom
M. Safii, S.Kom.M.Hum
M. Ilyas, S. Kom*
Siswanto - PPU

Tenaga Harian : Agus Siswanto*, Sugeng Danang M *, Hanif Tri Hardinsyah*

3. Kelompok Pustakawan Pembinaan Koleksi : Drs. Nurhakim –KKP

a. Stevanus Widodo
b. Adi Sulistiono

4. Kelompok Pustakawan Pengolahan: Dra. Suharti, SIP - KKP

a. Drs. Moeh. Asrukin, M. Si
b. Drs. Hari Santoso, S.Sos
c. Drs. Dwi Sugianto, M.Pd
d. Slamet Hartono, A.Md
e. Budaryono
f. Totok Noviarto

5. Kelompok Pustakawan Sirkulasi : Setiawan, S.Sos. M.IP. – KKP

a. Ika Yuslina
b. Siti Rochjani, A.Md
c. Aulia Dwi Fitriani, A.Md *
d. Arif Prabowo, S.Sos*
e. Siswanto
f. Budi Santosa
g. Hariyanto
h. Abdul Qodir
i. Sukri
j. Bambane Haryono

6. Kelompok Pustakawan Referensi : Nining Nugrahini,S.E – KKP

a. Listariono, A.Ma, S.Pd
b. Gatot Subrata, A.Ma,S.Kom.
c. Teguh Yudi Cahyono, A.Md
d. Dwi NovitaE. S.Sos. M.Hum
e. Achmad Qomi N. A. Md.
f. Sugiono
g. Suwadi

7. Kelompok Pustakawan SIT (MAJALAH) : Ali Mas’ud, S.Sos - KKP

a. Sokhibul Ansor, S.Sos, M.Hum
b. M. lan Fojrin, S.Pd.*

8. Tim Pengembangan dan Kerjasama : Drs. Darmono, M.Si

a. M. Safii, S.Kom.M.Hum
b. Rokhmad Priyono, A.Mi

Keterangan :

* : Tenaga Harian

d. Infrastruktur

Perkembangan infrastruktur secara bangunan dan fisik tetap dari tahun 1990an. Terdiri dari 3 lantai :

- Lantai 1 : ruang kepala, ruang staff tata usaha.

- Lantai 2 : layanan sirkulasi, ruang ti, ruang koleksi, ruang baca, layanan referensi

- Lantai : ruang baca

Dan di bagian belakang terdapat ruang :

- Pengadaan

- Pembinaan koleksi

- Pengolahan dan pengembangan dan kerjasama perpustakaan

Infrastruktur jaringan yang berhubungan dengan pengembangan otomasi sudah sampai di tahap penelusuran dan pengolahan yang sudah menjadi layanan pada tahun 2011 dan sampai sekarang sudah menjadi layanan berbantu komputer. Kemudian muncul layanan mandiri, yang di buat pada tahun 2012, launching pada tahun 2013. Rencana selanjutnya yang akan di lakukan oleh pengelola perpustakaan adalah meniadakan pembantuan tugas, atau dengan kata lain, semua sudah berbasis layanan mandiri. Rencana selanjutnya adalah akan membangun selasar. Selain itu, pengelola perpustakaan UM juga memfasilitasi mahasiswa untuk mengadakan event di kafe pustaka yang letaknya bersebelahan dengan perpustakaan. selama perkembangan infrastruktur perpustakaan UM terdapat beberapa kendala yang harus di terima yakni “Dana”. Namun kendala tersebut tidak lantas menyurutkan semangat pengelola untuk membuat perpustakaan pusat UM lebih baik. Seperti salah satu keinginan dari kepala perpustakaan pusat UM adalah membuat “Quite Zone” yang sudah di terapkan di berbagai negara di dunia, yaitu semacam ruangan khusus yang di tujukan untuk pemustaka tetapi di ruangan tersebut sunyi, senyap dan tidak ada sumber suara apapun. Dengan begitu pemustaka akan semakin senang jika mengunjungi perpustakaan

B. Profil Sumber Informasi

a. Jenis Sumber Informasi

Sumber informasi merupakan sekumpulan informasi yang telah dikelompokkan menurut masing-masing kategori. Sumber informasi bermanfaat sebagai media atau tempat penyebaran segala informasi dan juga merupakan penggali sebuah berita atau informasi. Oleh karena itu, perpustakaan UM mengambil konsep visi yaitu sebagai pusat rujukan dan informasi ilmiah (Information Center and Center of Knowledge Access) bagi segenap civitas akademika dengan menyediakan sumber informasi yang mutakhir dan diprioritaskan untuk kepuasan pengguna. Adapun jenis sumber informasi yang dimiliki perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu meliputi: sumber informasi tertulis, tercetak, terekam, dan digital.

b. Kebijakan

Dalam menentukan kebijakan, perpustakaan Universitas Negeri Malang tentunya mempertimbangkan beberapa aspek penting, yaitu:

1. Visi, Misi, Tujuan (Universitas dan Perpustakaan)

2. Kebijakan Pemerintah (Kementerian Riset dan Teknologi Republik Indonesia)

3. RENSTRA Bisnis (acuan dalam penyusunan rencana program, kegiatan, dan anggaran Universitas setiap tahun dijalankan oleh Lembaga-Lembaga di bawahnya termasuk UPT Perpustakaan dan dibuat 5 tahun sekali), Pasal 2 Ayat 2, RENSTRA Bisnis tersebut dijelaskan bahwa Setiap akhir tahun dilakukan evaluasi capaian target kinerja tahunan sebagai dasar penyusunan kebijakan program kerja Universitas tahun berikutnya. Masalah-masalah yang dihadapi oleh setiap unit kerja (fakultas, lembaga, UPT, dan Biro), termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasinya. Metode penyelesaian masalah dapat menjadi masukan pada implementasi tahap berikutnya.

Perpustakaan perguruan tinggi mendukung kebijakan perguruan tinggi untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui pembuatan kebijakan tertulis yang meliputi komponen: anggaran dan pendanaan, tempat/lokasi, sarana prasarana, koleksi, teknologi, organisasi, ketenagaan, pemanfaatan dan promosi perpustakaan.

1. Berikut ini merupakan visi misi perpustakaan UM:

a. Visi Perpustakaan Universitas Negeri Malang (UM)

Mewujudkan UPT Perpustakaan UM sebagai "Pusat rujukan dan informasi ilmiah (Information Center and Center of Knowledge Access)" dalam mendukung Tridharma Perguruan Tinggi, berorientasi memenuhi kebutuhan pembangunan, masyarakat dan kemanusiaan dengan memperhatikan wawasan lokal, nasional, regional, dan global.

b. Misi Perpustakaan Universitas Negeri Malang (UM)

1. Melaksanakan jasa Perpustakaan layanan peminjaman, layanan referensi, serta jasa layanan penelusuran informasi dengan bantuan teknologi informasi kepada semua sivitas akademika dengan menekankan pada prinsip kemudahan prosedur serta keterbaruan informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai program yang ada di lingkungan UM,

2. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyediaan jasa penelusuran informasi melalui dukungan TIK,

3. Melaksanakan penyebaran informasi tentang koleksi terbaru yang dimiliki perpustakaan dengan berbasis TIK,

4. Melaksanakan pengembangan sistem perpustakaan, tenaga perpustakaan dan kerjasama antar perpustakaan dan badan atau lembaga lain,

5. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan dan berbagai lembaga baik dalam dan luar negeri untuk peningkatan dan kemudahan akses ke berbagai sumber informasi

2. Dari segi kebijakan yang diterapkan oleh Perpustakaan UM yang terkait dengan Strategi Pengembangan dan Pelayanan Sumber Informasi dan Sarana Bibliografi berikut akan dijabarkan masing-masing kebijakan tersebut:

a) Kebijakan Pengembangan Koleksi

Untuk mendukung lembaga induknya (UM), UPT Perpustakaan mempunyai kebijakan pengembangan sebagai berikut:

1. Mendukung proses pembelajaran sehingga lulusan UM lebih berbobot dan kompetitif melalui penyediaan dan layanan bahan pustaka serta informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini diwujudkan dengan menyediakan fasilitas serta layanan perpustakaan yang terkait dengan sumber informasi yang dibutuhkan oleh segenap civitas akademika UM.

2. Menyediakan bahan pustaka dan layanan informasi atau akses informasi sesuai dengan perkembagan teknologi dan tuntutan perkembangan perguruan tinggi sebagai pengembang dan penghasil iptek. Hal ini diwujudkan dengan pengembangan sumber informasi dalam berbagai bentuk dan media yang mengikuti perkembangan teknologi informasi.

3. Meningkatkan jumlah dan jenis bahan pustaka baru. Hal ini terwujud dari berkembangnya jumlah koleksi, sebagaimana dari sumber yang didapatkan penulis, pada tahun 2014 dan 2015 jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan UM yaitu :

No	Jenis Pustakaan	2014	2015
1.	Buku Teks	104.882 eks	111.599 eks
2.	E-Book	173 judul	673 judul
3.	E-Journal	3 penyedia e-journal (Proquest, Ebsco, Gale)	6 penyedia e-journal (Proquest, Ebsco, Gale, ERIC, Emerald, Willey)
4.	Indeks Artikel	2019 item	49.902 item
5.	Karya Ilmiah	58.554 judul	50.973 judul

4. Diversifikasi bahan pustaka dan informasi, seperti bahan multimedia, bahan-bahan digital yang relevan dengan kebutuhan universitas dan perkembangan ipteks. Hal ini telah diwujudkan sekaligus juga dikembangkan dari tahun ke tahun, yaitu dalam bentuk e-journal, e-book, e-resource, sumber digital.

5. Meningkatkan layanan informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) serta terwujudnya Perpustakaan UM sebagai perpustakaan digital (digital library). Dalam hal ini, perpustakaan UM mulai tahun 2009 mengembangkan sistem otomasi perpustakaan dengan nama SIPADU. Pada tahun 2013, SIPADU disempurnakan dan dikelola oleh pusat TIK untuk diaplikasikan di semua perpustakaan yang ada di lingkungan UM. SIPADU merupakan layanan layanan pesan buku dan perpanjangan secara online. Setiap mahasiswa atau pengguna yang berada di luar kota, sedangkan dia mempunyai tanggungan dan harus diperpanjang maka tidak usah bingung untuk melakukan perpanjangan, dengan masuk ke situs :http://sipadu.um.ac.id/sirkulasi/servicecheck dan memasukkan login dan password pengguna masing-masing, maka pengguna bisa melakukan pesan maupun perpanjangan secara online. Layanan ini dianggap efektif karena dilihat dari penyalahgunaan kartu anggota, minim sekali pengguna menyerahkan login dan password kepada temannya sendiri, karena login dan password juga bisa digunakan untuk registrasi, melihat nilai KRS, pengisian KHS. kemudian dari segi keefektifan pada layanan di sirkulasi, juga sangat terbantu, layanan ini bisa mengurai antrean pengguna dalam mendapatkan layanan perpanjangan. Bagi pengguna yang sudah terlambat dalam perpanjangan, proses perpanjangan secara online pun tetap bisa dilakukan untuk masalah denda keterlambatan tetap tercatat secara otomatis di sistem dan akan ditagih ketika pengguna mengembalikan koleksi tersebut.

6. Meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan pergruan tinggi lain dalam bentuk program keanggotaan bersama, jasa pelayanan antar perpustakaan dalam bentuk fotokopi, dan pemanfaatan sumberdaya informasi secara bersama dengan bebasis pada TIK. Perpustakaan UM juga telah bekerjasama dengan sejumlah universitas lain dalam Forum Kerjasama Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN), sehingga dapat melakukan resource sharing antar anggota.

7. Meningkatkan jasa layanan Internet sebagai sarana penunjang layanan informasi dan sekaligus sebagai kegiatan untuk menggali dana masyarakat. Perpstakaan UM juga telah menyediakan akses internet pada mahasiswa dengan cukup memuaskan yaitu Sampai saat ini bandwidth UM sebesar 600 Mbps. Dan kuota akses 10 mbps per pengguna (civitas akademika).

8. Meningkatkan penyebaran informasi bahan pustaka ke semua civitas akademika melalui pengembangan jaringan OPAC sampai ke fakultas di lingkungan UM.

9. Meningkatkan jumlah dan jenis jurnal nasional dan internasional yang dapat mendukung pengembangan karya ilmiah dan penelitian

10. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan SDM perpustakaan

Dalam mewujudkan kepedulian dan tanggungjawab terhadap kemajuan dan perkembangan perpustakaan, serta sekaligus sebagai upaya pelayanan kepada masyarakat, Perpustakaan UM menyelenggarakan program pelatihan bidang perpustakan yang memiliki 2 jenis, yaitu:

(a) Pelatihan pengelola perpustakaan dengan tujuan menyiapkan tenaga perpustakaan agar memiliki pengetahuan dan keterampilan tingkat dasar dalam mengelola perpustakaan.

(b) Pelatihan otomasi perpustakaan dengan perangkat lunak digital library yang bertujuan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta pelatihan otomasi perpustakaan dan teknologi informasi.

11. Pengendalian Perencanaan Program dan Anggaran Secara Periodik

Pengendalian perencanaan program dan anggaran secara periodik dilakukan mulai proses pengajuan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) unit kerja, penyusunan TOR (Term of Reference), penyusunan proyeksi penerimaan anggaran, penghitungan rasio mahasiswa tiap fakultas dan pascasarjana, penentuan proporsi anggaran untuk universitas dan unit kerja, penentuan alokasi anggaran tiap unit kerja, dan penetapan tarif-tarif melalui peraturan Rektor.

Penyusunan RBA dilakukan setiap tahun dengan mekanisme bottom up, yakni tiap unit kerja pengguna anggaran membuat usulan rencana kegiatan sesuai dengan Rencana Strategis (Renstra) Bisnis unit dan Kebijakan Tahunan UM. Penyusunan RBA di tingkat unit kerja dilakukan dengan mempertimbangkan prioritas program yang ditetapkan oleh unit kerja. Usulan RBA tiap unit kerja selanjutnya dikompilasi dalam bentuk Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) yang diajukan ke Kementerian untuk digunakan sebagai bahan penyusunan RKA-K/L.

Penentuan besarnya alokasi dana tiap unit kerja dilakukan di bawah koordinasi Wakil Rektor II. Pembahasan alokasi dana tersebut dilakukan secara transparan. Setiap unit kerja dapat mengetahui alokasi dana untuk semua unit kerja yang ada di lingkungan UM. Finalisasi alokasi dana tiap unit kerja dilakukan melalui Rapat Pimpinan di tingkat Universitas.

Pada tahap implementasi, dilakukan evaluasi secara periodik untuk monev (monitoring dan evaluasi) kemajuan pelaksanaan kegiatan dan keterserapan anggaran yang yang telah direncanakan. Evaluasi ini dimaksudkan untuk menginventarisasi kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan, memberikan menentukan srategi untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, serta melakukan revisi RKA-K/L apabila memungkinkan.

12. Alur Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi pustaka (berteks Indonesia/Inggris) melalui dana pengadaan yang bersumber Dana PNBP meliputi biaya pendidikan mahasiswa, pendapatan operasional BLU, dan kerjasama dengan lembaga mitra. Pemilihan koleksi pengadaan buku baru tersebut melibatkan dosen dan mahasiswa. Usulan pengadaan buku baru oleh mahasiswa dapat dilakukan dengan mengisi form elektronik yang terdapat pada Menu OPAC. Dengan strategi tersebut diharapkan sumber informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan secara maksimal.

b) Kebijakan Pelayanan Sumber Informasi dan Sarana Bibliografi

Perpustakaan Universitas Negeri Malang menerapkan beberapa hal terkait layanan, yaitu sebagai berikut:

1. Layanan Serial (Bahan berkelanjutan)

Adalah layanan untuk koleksi terbitan berseri. Termasuk dalam bagian ini adalah layanan koran, majalah, majalah ilmiah, layanan jurnal dan layanan jurnal CD-ROM. Bahan pustaka yang ada di bagian ini tidak untuk dibawa pulang, akan tetapi hanya layanan baca ditempat dan atau difoto copy.

2. Layanan jurnal online

Layanan jurnal online secara full text dan disajikan dalam waktu 24 jam/ 7 hari / 1 minggu secara terus menerus. Perpustakaan UM memperoleh hak akses dari jurnal yang dilanggan Dikti untuk perguruan tinggi di Indonesia sebanyak 3 Provider e-journal online yaitu: ProQuest, EBSCO, Gale Engage. E-Journal yang dilanggan Perpustakaan yaitu dari ERIC, Emerald dan Willey.

3. Layanan E-Book

• Sejak tahun 2009 Perpustakaan UM sudah mempunyai layanan e-book 75 judul yang didapat secara gratis dari UNESCO.

• Pada tahun 2013 Perpustakaan UM mengadakan e-book dengan jumlah 173 judul dari Willey dan Oxford yang dapat diakses oleh sivitas akademika UM.

• Pada tahun 2014 Perpustakaan menambah e-book dari Willey Online Books.

4. Layanan referensi dan koleksi karya ilmiah

Merupakan layanan dibidang rujukan dan penelusuran informasi bagi pengguna yang membutuhkan. Termasuk layanan dibagian ini adalah layanan tentang karya ilmiah sivitas akademika UM (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian). Layanan di bagian ini terbatas hanya untuk dibaca di tempat dan difoto copy.

5. Layanan buku tandon (reserved book)

Merupakan layanan tentang kesiapan perpustakaan tentang ketersediaan bahan pustaka. Pada bagian ini koleksi hanya boleh dipinjam 1 hari. Tujuannya selain untuk kesiapan ketersediaan buku juga untuk pemerataan kesempatan bagi pengguna lain untuk meminjam buku. Selain layanan peminjaman, dibagian ini juga memberikan layanan membaca ditempat dan difoto copy.

6. Layanan penelusuran informasi

Merupakan layanan untuk membantu pengguna yang mengalami kesulitas untuk menemukan koleksi perpustakaan dan juga layanan untuk menemukan sumber informasi yang dibutuhkan pengguna.

7. Layanan foto copy

Perpustakaan menyediakan layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan untuk membatu mahasiswa yang akan foto copy buku dengan cepat dan mudah. Layanan ini tersedia di dalam perpustakaan. Untuk efisiensi waktu, mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy.

8. Layanan ruang baca

Perpustakaan menyediakan ruang baca dengan kapasitas 400 tempat duduk (kursi) sudah termasuk 218 study carrel yang tersebar di ruang baca mulai lantai pertama sampai dengan lantai tiga. Selain itu perpustakaan juga menyediakan ruang baca santai dengan berkarpet dan meja rendah tanpa kursi dengan luas ruangan sekitar 60 m2.

9. Layanan ruang diskusi dan ruang seminar

Untuk keperluan diskusi kelompok agar tidak mengganggu pengguna perpustakaan lain, perpustakaan menyediakan ruang diskusi. Selain ruang diskusi perpustakaan juga menyediakan layanan ruang seminar dengan daya tampung ruang seminar 100 orang dilengkapi dengan sound system, ruang ber AC, dan peralatan multimedia.

10. Layanan US Reference Centre

Merupakan layanan dibidang rujukan dan penelusuran informasi bagi pengunjung perpustakaan mengenai Amerika Serikat. Yang termasuk layanan di bagian ini adalah layanan tentang buku-buku sosial dan politik serta budaya Amerika Serikat, termasuk informasi video yang disumbangkan pemerintah AS kepada UM. Selain itu, UM akan secara berkala mendapatkan pembicara dari AS untuk membahas topik-topik aktual yang ada di dunia seperti masalah lingkungan dan energi. Koleksi pada layanan di bagian ini terbatas hanya untuk dibaca di tempat dan difoto copy.

11. Layanan digital library

Layanan ini berisi informasi local content UM yang merupakan karya mahasiswa, dosen, dan pustakawan. Meliputi berbagai jenis karya seperti: abstrak, skripsi, tesis, disertasi, makalah pustakawan, dan pidato guru besar. Adapun beberapa web resmi yang dimiliki UM dalam layanan digital library ini adalah:

a) Web Utama : http://library.um.ac.id

b) Muatan Lokal : http://mulok.library.um.ac.id

c) OPAC : http://opac. library.um.ac.id

d) PTK : http://library.um.ac.id/ptk/

e) Indeks Artikel : http:// library.um.ac.id/majalah/

f) E-Book : http:// library.um.ac.id/index.php/Table/E-Books/

g) E-Book : http://library.um.ac.id/index.php/E-Books-Online/e-Book-Online/e-book-online.html

h) E-Journal : http://library.um.ac.id/index.php/Provider-Jurnal-On-Line/e-journal.html

i) E-Clipping :

http://library.um.ac.id/index.php/Table/Kliping-Pendidikan/

12. Layanan Internet

Perpustakaan juga menyediakan layanan koneksi Internet untuk pengguna (civitas akademika UM) sebagai layanan penunjang perpustakaan. Layanan internet ini merupakan kerjasama perpustakaan dengan pihak luar Jumlah titik akses yang tersedia sementara ini masih terbatas 10 buah komputer.

13. Layanan Wifi

Layanan ini memberikan akses wifi 24 jam untuk civitas akademika UM yang memiliki laptop. Layanan ini dapat dimanfaatkan di Taman Perpustakaan, joglo Perpustakaan, Lantai I dan Lantai II Gedung Perpustakaan.

14. Layanan antar perpustakaan

Selain layanan tersebut diatas perpustakaan juga memberikan layanan antar perpustakaan. Untuk itu perpustakaan UM tergabung dalam Forum Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Salah satu kegiatan forum ini adalah adanya information resource sharing antar anggota. Untuk itu, FKP2TN menerbitkan kartu untuk pemanfaatan koleksi secara bersama dengan nama Kartu Sakti. Kartu sakti dikeluarkan oleh setiap perpustakaan anggota FKP2T dengan masa berlaku 3 bulan. Pemegang kartu sakti dapat memanfaatkan koleksi, fotocopy pustaka dari anggota FKP2T. Anggota FKP2T meliputi 67 PTN, antara lain: UM, UNEJ, Unair, ITS, UNESA, UB, UGM, UNY, UNDIP, UNES, UNS, UNSOED, ITB, IPB, UNPAD, UPI, UNJ, UNSRI, ISI Yogyakarta, Univ. Trunojoyo, UNDIP, STSI Solo, UT, IAIN Sunan Ampel, UIN Jogja, UIN Malang, Univ. Islam Syarif Hidayatullah, Udayana, Unsri, dll.

c. Pengembangan Organisasi dan Manajemen

Manajemen merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam sebuah organisasi. Dengan adanya manajemen, semua hal akan ditata dan diatur berdasarkan kompetensi dan perannya masing-masing. Tanpa adanya manajemen, sebuah organisasi tidak akan berjalan semestinya karena tidak adanya sistem pambagian kerja yang pasti sehingga dimungkinkan ada tumpang tindih antar masing-masing unsur. Hal tersebut berlaku pula di perpustakaan. Sebagai salah satu sektor layanan publik yang paling dicari masyarakat terutama untuk memperoleh informasi terpercaya, perpustakaan harus ditata sesuai bagian-bagiannya agar mampu memenuhi kompleksitas kebutuhan pengguna.

Di perpustakaan Universitas Negeri Malang (yang selanjutnya disebut UM ) perpustakaan menjadi “jantung” yang tidak akan pernah bisa lepas dari seluruh kegiatan akademika. Perpustakaan yang awalnya hanya sebuah gedung yang berisi tumpukan buku, kini sudah bertransformasi menjadi sebuah “swalayan informasi” bagi orang-orang yang haus akan ilmu pengetahuan. Bagi mahasiswa, perpustakaan dianggap sebagai “dewa penolong” yang membantu para mahasiswa untuk mendapatkan informasi terpercaya guna memenuhi kebutuhan informasi pribadi, sumber referensi penelitian ataupun untuk menyelesaikan tugas.

Mengingat pentingnya fungsi perpustakaan bagi mahasiswa dan seluruh civitas akademika, manajemen dan tata kelola perpustakaan dirasa sangat dibutuhkan untuk diterapkan di perpustakaan UM. Di perpustakaan UM sendiri manajemen yang diterapkan ada 2 macam yaitu manajemen koleksi dan manajemen sumber daya manusia (SDM). Perpustakaan UM menerapkan kedua manajemen tersebut karena mereka beranggapan bahwa koleksi dan juga SDM bertenaga ahli merupakan unsur yang paling penting untuk dikelola. Hal tersebut perlu dilakukan mengingat terbatasnya dana yang tersedia sehingga semua koleksi dan SDM yang ada harus dikelola semaksimal mungkin. Jika kedua elemen tersebut dapat dikelola semaksimal mungkin, Perpustakaan Universitas Negeri Malang yakin bahwa mereka akan dapat memenuhi segala macam kebutuhan pengguna.

1. Manajemen Koleksi

Manajemen koleksi adalah sebuah cara, struktur, dan model yang diterapkan oleh sebuah perpustakaan dalam mengelola dan merawat koleksi. Dengan adanya manajemen koleksi, koleksi yang di miliki dapat dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu guna memudahkan temu kembali informasi. Manajemen koleksi ini juga diterapkan di perpustakaan UM.

Perpustakaan UM memiliki koleksi sekitar 17.000 judul, baik itu koleksi referensi maupun koleksi umum. Koleksi yang ada tersebut dikelompokkan berdasarkan subjeknya dan di beri nomer klasifikasi sesuai dengan DDC (Dewey Decimal Classification). Koleksi-koleksi yang ada tersebut disusun dalam rak-rak yang sudah disediakan mulai dari kelas 000 hingga kelas 900.

Manajemen koleksi di perpustakan UM dimulai saat ada koleksi-koleksi yang baru datang. Koleksi yang baru datang tersebut di dapat dengan cara membeli langsung kepada beberapa penerbit sesuai dengan daftar pesanan koleksi yang sudah disusun sebelumnya ataupun dari hibah yang diterima. Koleksi baru tersebut, langsung dimasukkan dalam bagian pengolahan yang kemudian segera di inventaris dan ditentukan apa subjeknya sehingga bisa di beri nomor kelas sesuai DDC. Setelah proses inventaris selesai, koleksi baru tersebut di beri stempel dan di beri sampul sebagai bentuk finishing dari proses pengolahan koleksi.

Proses selanjutnya setelah proses pengolahan adalah proses shelving. Proses shelving ini adalah proses penataan koleksi ke dalam rak sesuai dengan subjek dan kelas yang sudah ditentukan sebelumnya. Dalam proses ini, ketelatenan pustakawan cukup di perlukan karena selain koleksi ditata sesuai kelasnya, akan tetapi nilai seni dan penataan koleksi bernomer kelas sama dengan kondisi fisik yang berbeda sangat dibutuhkan agar koleksi-koleksi tersebut terlihat rapi dan menarik bagi pengguna. Setalah shelving, proses selanjutnya berupa pengolahan koleksi yang ada pada layanan sirkulasi.

Selain proses-proses tersebut, manajemen koleksi juga diterapkan dalam hal perawatan koleksi. Dari hasil wawancara kami dengan kepala bidang Tata Usaha Perpustakaan Universitas Negeri Malang, di ketahui bahwa proses perawatan koleksi yang ada dilakukan dengan cara melakukan weeding atau penyiangan koleksi secara berkala. Waktu yang di terapkan dalam proses weeding ini tidaklah menentu, bisa 6 bulan sekali, bisa 1 tahun sekali, bisa 2 tahun sekali, atau bahkan 5 tahun sekali. Ketidakpastian waktu weeding ini disesuaikan dengan kondisi koleksi yang ada dan juga dana yang dimiliki oleh perpustakaan. Perpustakaan UM sendiri akan berusaha untuk selalu memaksimalkan segala proses dalam manajemen koleksi ini. Hal ini dilakukan semata-mata untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Manajemen koleksi ini tidak hanya berlaku bagi koleksi tercetak. Perpustakan UM yang juga mempunyai ribuan koleksi digital dan elektronik, juga menerapkan manajemen koleksi ini untuk koleksi digital. Manajemen koleksi digital dan elektronik yang diterapkan yaitu dimulai saat membeli e-journal dan e-book dari penyedia e-journal dan e-book komersial. Jika saat ini banyak universitas yang lebih suka melanggan jurnal ilmiah dengan sistem pembayaran pertahun, perpustakaan UM lebih memilih untuk membeli jurnal dan buku elektronik secara persatuan judul. Judul-judul yang dibeli ini didaftar dalam pesanan e-jurnal dan buku elektronik yang selanjutnya akan dipesankan kepada penyedia jurnal dan buku elektronik komersial. Jurnal pesanan yang ada ini disusun berdasarkan subjek-subjek apa yang sering dibaca dan di pinjam oleh pemustaka.

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

Selain manajemen koleksi, terdapat manajemen lain yang diterapkan di perpustakaan Universitas Negeri Malang. Manajemen ini adalah manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia adalah pengelolaan tenaga kerja yang ada di perpustakaan untuk dipekerjaan sesuai dengan kompetensi keahlian yang dimiliki.

Dari segi jumlah sumber daya manusia, pada saat ini perpustakaan UM memiliki 34 karyawan yang terdiri atas 10 orang karyawan honorer, 9 karyawan berstatus PNS yang berperan sebagai pustakawan, 10 karyawan sebagai staff administrasi, dan 5 orang sebagai operator IT. Sumber daya manusia yang ada di di perpustakaan tersebut didapat langsung melalui proses rekruitmen dengan jangka waktu yang tidak menentu.

Untuk PNS pustakawan, pihak perpustakaan hanya dapat menunggu adanya tenaga ahli dari pusat yang ditempatkan ke perpustakaan Universitas Negeri Malang. Sedangkan untuk karyawan honerer dan staff administrasi biasanya di peroleh melalui proses rekruitmen dalam jangka waktu yang tidak menentu dikarenakan adanya karyawan lain yang sudah pensiun.

Pembagian kerja yang di terapkan disesuaikan dengan keahlian SDM perpustakaan. Untuk pustakawan yang berjumlah 9 orang, 3 orang di tempatkan di pengadaan dan pengolahan, 3 orang di jajaran koleksi, dan 3 orang di bidang pelayanan. Sedangkan untuk staff dan karyawan, biasanya mereka dibagi dalam sub-sub yang diketuai langsung oleh pustakawan dan pembagian tugas biasanya untuk membantu pustakawan sesuai bagiannya masing-masing. Hal itu juga berlaku untuk operator IT, mereka bekerja di bagian pengembangan teknologi tertama mengenai otomasi dan komputerisasi.

Perpustakaan UM sendiri juga ingin menghilangkan anggapan/stereotip bahwa perpustakaan hanya menjadi ‘tempat pembuangan dari pegawai-pegawai yang bermasalah’. Hal tersebut dibuktikan dari kinerja yang baik dari masing-masing pustakawan maupun para staff yang tetap bekerja sama dan saling mendukung satu sama lain.

Untuk kedepannya, Perpustakaan UM ingin menambah jam layanan juga sekaligus meningkatkan kinerja di perpustakaan. Khususnya pada waktu-waktu tertentu seperti menambah jam pada hari Sabtu dan Minggu. Dengan ditambahnya jam tersebut, diharapkan bahwa pelayanan yang diberikan juga ikut meningkat dan juga menambah tingkat produktivitas dari Perpustakaan UM sendiri.

d. Sumber Informasi Tercetak

Jenis koleksi yang ada dalam suatu perpustakaan umumnya disesuaikan dengan jenis perpustakaannya dan siapa penggunanya. Pengembangan koleksi juga disesuaikan dengan tujuan atau visi suatu lembaga dimana perpustakaan tersebut bernaung. Perpustakaan perguruan tinggi, sebagaimana halnya Perpustakaan Universitas Negeri Malang, umumnya menetapkan kebijakan pengembangan koleksi yang bertujuan untuk menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu untuk mendukung pendidikan, pengajaran dan penelitian.

Adapun jenis koleksi yang tersedia di Perpustakaan Universitas Negeri Malang, berdasarkan formatnya terdiri dari koleksi tercetak dan non tercetak. Berikut adalah jenis koleksi tercetak:

1. Buku Teks atau monografi, biasanya membahas suatu masalah. Koleksi ini disirkulasikan kepada pemustaka Perpustakaan Universitas Negeri Malang ditandai dengan sample warna biru.

2. Buku Fiksi, yaitu buku rekaan, tidak nyata, seperti Cerpen, Novel dan lain-lain. Koleksi ini juga bersample biru yang bisa dipinjamkan kepada pemustaka Perpustakaan Universitas Negeri Malang.

3. Buku Rujukan, buku yang isinya disusun dan diolah secara tertentu (misalnya menurut abjad), biasanya dipakai tempat bertanya atau mencari informasi, tidak untuk dibaca secara keseluruhan dari awal sampai akhir. Di Perpustakaan Universitas Negeri Malang memiliki beberapa jenis koleksi referensi diantaranya:

4. Karya Tulis Ilmiah

a. Kamus

b. Tugas Akhir mahasiswa (Perpustakaan menyebutnya sumbangan dari mahasiswa)

c. Ensiklopedia

d. Sumber Biografi

e. Buku Pegangan (Handbook)

f. Referensi tentang Hukum

g. Buku Kumpulan Indeks

h. Buku Kumpulan abstrak (memuat judul artikel)

i. Almanak

j. Bibliografi (penulisan mengenai buku)

k. Sumber Ilmu Bumi atau Atlas

Beberapa koleksi rujukan diatas hanya bisa dikonsumsi oleh pemustaka ditempat (di Perpustakaan Universitas Negeri Malang dan tidak diperkenankan membawanya ke area keluar dari koleksi referensi atau rujukan). Jika pemustaka sangat membutuhkan informasi terkait bahan rujukan, pemustaka bisa membawanya dengan cara fotokopi.

5. Jurnal, terbitan berkala yang berbentuk pamflet berseri berisi bahan yang sangat diminati orang saat diterbitkan. Jurnal tercetak yang dimiliki Perpustakaan Universitas Negeri Malang bermacam-macam. Ada yang masa terbitnya triwulan, caturwulan, juga setahun sekali. Apabila jurnal tercetak tersebut sudah memasuki masa satutahun, maka akan dilakukan pembendelan berdasarkan masa terbit setiap jurnal. Jurnal tercetak ini juga tidak disirkulasikan kepada pemustaka. Pemustaka hanya bisa membaca jurnal tercetak ini ditempat yang telah disediakan. Apabila pemustaka sangat membutuhkan informasi dari jurnal terkait dan keadaannya harus membawa sumber informasinya, maka jurnal bisa di fotokopi di dalam Perpustakaan Universitas Negeri Malang.

6. Majalah, sebuah media publikasi atau terbitan secara berkala yang memuat artikel -artikel dari berbagai penulis (Assegaff, 1983 : 127). Selain memuat artikel, Majalah juga merupakan publikasi yang berisi cerita pendek, gambar, review, ilustrasi atau fitur lainnya yang mewarnai isi dari majalah. Oleh karena itu, majalah dijadikan salah satu pusat informasi bacaan yang sering dijadikan bahan rujukan oleh para pembaca dalam mencari sesuatu hal yang diinginkannya. Perpustakaan Universitas Negeri Malang melanggan beberapa majalah seperti:

a. Majalah otomotif,

b. sport (olahraga),

c. pendidikan,

d. kartini,

e. dan SWA.

7. Surat Kabar, suatu penerbitan yang ringan dan mudah dibuang, biasanya dicetak pada kertas berbiaya rendah yang disebut kertas koran, yang berisi berita-berita terkini dalam berbagai topik. Topiknya bisa berupa even politik, kriminalitas, olahraga, tajuk rencana, cuaca. Surat kabar juga biasa berisi karikatur yang biasanya dijadikan bahan sindiran lewat gambar berkenaan dengan masalah-masalah tertentu, komik, TTS dan hiburan lainnya. Perpustakaan Universitas Negeri Malang melanggan beberapa surat kabar seperti:

a. Malang Post

b. The Jakarta Post

c. Republika

d. Duta

e. Surya

f. Jawa Post

g. Kompas

h. Otomotif

8. Skripsi, Thesis, Disertasi

Skripsi dijadikan syarat kelulusan di program S-1 di Universitas Negeri Malang dengan maksud memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menunjukkan bahwa dia dapat menerapkan langkah-langkah pendekatan ilmiah untuk memperoleh pengetahuan dan melaporkannya secara tertulis. Biasanya, dalam skripsi tidak dituntut adanya sintesis baru atau penemuan baru. Thesis dijadikan syarat kelulusan di program S-2 di Universitas Negeri Malang dengan maksud memberikan kesempatan kepda mahasiswa untuk menunjukkan bahwa dia dapat mebuat suatu sintesis baru atau penerapan pengetahuan yang sudah ada, dan melaporkannya secara tertulis.Disertasi dijadikan syarat kelulusan di program S-3 di Universitas Negeri Malang dengan maksud memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menunjukkana bahwa dia memahami (mengikuti) perkembangan mutakhir pengetahuan ilmiah di bidang ilmunya dan memberikan sumbangan pada perkembangan ilmu itu melalui penemuan baru yang orisinal yang dilaporkannya secara tertulis.

Koleksi-koleksi skripsi, thesis, dan disertasi di Perpustakaan Universitas Negeri Malang menerapkan akses Semi tertutup. Mahasiswa atau pemustaka tidak diperkenankan untuk mengambil koleksi sendiri, melainkan mereka harus mengetahui nomor kelas dari judul koleksi yang akan mereka cari dengan menggunakan OPAC yang telah disediakan pada bagian koleksi skripsi, thesis dan disertasi. Setelah pemustaka mengetahui nomor kelas, mereka diwajibkan mengisi pada selembar kertas yang memerintahkan untuk mengisi asal fakultas, angkatan, dan nomor kelas yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan dengan cara manual. Koleksi skripsi di Pepustakaan Universitas Negeri Malang pernah melakukan kegiatan weeding 1x. Kegiatan weeding yang dilakukan oleh Pepustakaan Universitas Negeri Malang tidak memiliki masa berkala yang jelas. Mereka hanya akan melakukan kegiatan weeding apabila dirasa rak yang ada di Perpustakaan tersebut tidak bisa menampung koleksi lebih banyak lagi. Koleksi skripsi, thesis dan disertasi ini dikategorikan berdasarkan sistem klasifikasi DDC.

e. Sumber informasi Elektronik

Dalam pengembangan koleksi digital, perpustakaan Universitas Negeri Malang (UM) mulai mengembangangkan perpustakaan digital dengan mendigitalisasi koleksi tercetak, serta pengadaan koleksi elektronik dari karya tulis mahasiswa. Namun digitalisasi ini masih belum dilakukan secara menyeluruh, mengingat banyaknya koleksi dan masih pada tahap pengembangan perpustakaan digital.

Kebutuhan sumber ilmiah civitas akademika UM, dipenuhi oleh perpustakaan dengan melanggan buku elektronik (e-book) dan jurnal online. Proses melanggan jurnal dan e-book melalui tahap-tahap :

1. Rapat besar petinggi fakultas

2. Perencanaan kebutuhan informasi pada masing-masing fakultas

3. Penawaran dari broker sebagai vendor jurnal dan e-book dari dalam dan luar negeri

4. Seleksi relevansi terhadap semua program studi

5. Pengadaan

6. Masa trial selama dua bulan

E-book online yang dilanggan yaitu Wiley dan Oxford yang diakses secara gratis dan tanpa harus log in terlebih dahulu jika melalui menggunakan jaringan internet kampus. Sedangkan jurnal online yang dilanggan UM berjumlah 9 database, yang meliputi:

No	Nama	Alamat Situs	Disiplin	Keterangan
1	Gale	http://www.infotrac.galegroup.com	Multi disiplin	Rekomendasi dari DIKTI (harus log in)
2	Proquest	http://www.proquest.com	Multi disiplin	Rekomendasi dari DIKTI (harus log in)
3	EBSCO	http://www.ebscohost.com	Multi disiplin	Rekomendasi dari DIKTI (harus log in)
4	Cambridge Journal	http://www.journal.cambridge.org	Multi disiplin	Trial (harus log in)
5	Springer Link	http://www.springerlink.com	Multi disiplin	Trial (harus log in)
6	Wiley Online Library	http://www.onlinelibrary.wiley.com	Multi disiplin	Tidak perlu log in (mengunakan jalur UM)
7	Emerald	http://emeraldinsight.com	Manaje-men	Tidak perlu log in (mengunakan jalur UM)
8	Wolters Kluwer	http://wolterskluwer.com	Keseha-tan	Tidak perlu log in (mengunakan jalur UM)

Jurnal online yang merupakan rekomendasi dari DIKTI bagi perguruan tinggi negeri yang meliputi Proquest, EBSCO, dan Gale dalam aksesnya harus melalui tahap log in menggunakan username dan password yang diupdate sebulan sekali. Sedangkan Cambridge Journal dan Springer Link masih pada tahap trial atau percobaan sehingga aksesnya masih harus log in. Masa percobaan ini berlangsung 2 bulan untuk menentukan kelayakan dengan melihat jumlah kunjungan pada pangkalan data. Dan jurnal online Wiley Online Library, Emerald Insight dan Wolterkluwer merupakan jurnal online yang dapat diakses secara langsung jika menggunakan alur UM.

Dalam mengakses jurnal online, perpustakaan UM memfasilitasi satu portal untuk akses secara langsung, tanpa membuka masing-masing alamat situs. SIPADU atau Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (http://sipadu.um.ac.id/sirkulasi) merupakan portal yang memberikan kemudahan akses jurnal online dengan satu jalur. Dengan log in menggunakan NIP/NIM civitas akademika UM dan password, pengguna dapat mengakses database dengan mudah.

Gambar 1 : Halaman utama SIPADU Sumber : http://sipadu.um.ac.id/sirkulasi

Gambar 2 : Tampilan SIPADU untuk penelusuran e-jurnal Sumber : http://library.um.ac.id

SUMBER INFORMASI DIGITAL

Perpustakaan tidak lepas dari koleksi digital. Seperti di Perpustakaan Universitas Negeri Malang memiliki media penyimpanan untuk koleksi yang dimilikinya. Media penyimpanan koleksi yang ada disini diantaranya adalah :

1. Koleksi Jurnal

Sebelum keluarnya e-jurnal yang dapat diakses melalui website tertentu dan dapat di download dalam bentuk PDF, ada sebuah jurnal yang berbentuk VCD. Jurnal yang menggunakan VCD ini adalah ProQuest. ProQuest dalam bentuk VCD ini dilanggan oleh Perpustakaan Universitas Negeri Malang pada tahun 2004 hingga 2006.

Cara Penggunaan :

Penggunaannya adalah dengan menyediakan sebuah komputer yang dikhususkan untuk OPAC koleksi ProQuest dalam bentuk VCD tadi. Sehingga pemustaka dapat menemukan jurnal yang diinginkan melalui judul, volume dan nomor yang ada di dalam OPAC tersebut. Setelah itu, pemustaka mendatangi petugas untuk dicarikan jurnal yang dimaksud dan dapat mengcopy isi dari jurnal tersebut dengan bantuan petugas.

Tetapi, setelah ProQuest hadir dalam bentuk website yang lebih efisien dalam penggunaannya, ProQuest dalam bentuk VCD sudah tidak digunakan lagi. Meski demikian, sebagian jurnal masih menyimpan semua koleksi VCD ini dengan rapi di dalam almari. Jumlah jurnal berbentuk VCD itu sekitar 184 keping.

2. Koleksi Tercetak

Perpustakaan Universitas Negeri Malang memiliki media penyimpanan untuk koleksi tercetak, yaitu dalam bentuk VCD. VCD tersebut didapat dari buku-buku yang memiliki bawaan VCD. Jadi, VCD bawaan dari buku-buku tersebut disimpan pada rak-rak yang juga ditata berdasarkan nomor klasifikasi dan disimpan dalam ruang TI.

Cara Peminjaman :

Pemustaka dapat mengcopy VCD bawaan dari buku-buku yang diinginkan dengan datang langsung ke ruang TI. Disana akan ada petugas yang akan membantu mengambilkan sekaligus mengcopy koleksi yang diinginkan. Karena VCD ini tidak dapat dipinjam.

Alasan koleksi ini disimpan di dalam ruang TI adalah yang pertama karena tidak adanya ruang untuk menyimpan koleksi tersebut. Yang kedua adalah untuk memudahkan petugas dalam melayani mengcopy file tersebut.

3. Koleksi E-book

Koleksi e-book yang dilanggan oleh Perpustakaan Negeri Malang adalah Wiley dan Oxford. Koleksi tersebut sebagian ada yang didownload dan dialih mediakan dalam bentuk VCD, selain itu juga disimpan dalam bentuk database.

Cara Peminjaman :

E-book dalam bentuk VCD hanya bisa dicopy di ruang TI oleh petugas. Sehingga untuk mengcopy, pemustaka dapat langsung datang ke ruang TI. Untuk akses pada database, pihak TI telah menyediakan komputer yang memiliki aplikasi khusus yang dibuat sendiri oleh pihaknya untuk memudahkan pemustaka dalam mendownload file e-book yang diinginkan.

4. Koleksi Skripsi

Mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsi, diharuskan untuk mencetak skripsi tersebut dalam bentuk VCD, yang selanjutnya dikumpulkan pada bagian TI yang kemudian akan disimpan dalam database. Koleksi skripsi ini tidak bisa dipinjamkan atau dicopy. Koleksi dalam dalam bentuk VCD ini hanya dikumpulkan dan disimpan ke database oleh pihak TI.

B. Strategi Pengembangan dan Pelayanan Sumber Informasi dan Sarana Bibliografi

Pengembangan koleksi perpustakaan mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Secara teoritis kegiatan pengembangan koleksi meliputi berbagai aktivitas seperti penyusunan kebijakan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi. Kegiatan ini biasanya tertuang dalam program pengembangan koleksi yang isinya berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Sedangkan dalam hal pelayanan, perpustakaan Universitas Negeri Malang lebih mengarahkan pada kebutuhan vital informasi mahasiswanya yang terkait bidang pendidikan, yaitu dengan memberikan berbagai jenis layanan yang disesuaikan dengan kondisi tenaga perpustakaan dan kebutuhan penggunanya.

3.1 Hambatan dan Solusi Masalah yang Dihadapi Perpustakaan UM

Di perpustakaan Universitas Negeri Malang, khususnya bagian penyimpanan media dalam bentuk VCD ada masalah yang terjadi yaitu, masalah tempat yang tidak ada secara khusus sehingga hanya disimpan pada bagian TI, lalu pada bagian layanan skripsi VCD yang telah dikumpulkan oleh mahasiswa setelah disimpan kedalam database keadaannya terbengkalai. Hanya disimpan dalam kardus bekas dan tidak dilindungi dengan cover VCD pada umumnya. Dalam masalah ini, solusi yang dapat diberikan adalah perawatan dalam penyimpanan. Karena walaupun sudah disimpan dalam database, alangkah baiknya kalau VCD nya juga disimpan. Sebagai bukti fisik dan arsip perpustakaan.

Untuk koleksi tercetak yang disirkulasikan di perpustakaan universitas negeri malang berjalan normal seperti di perpustakaan lain pada umumnya. Terdapat hambatan pada koleksi skripsi thesis dam disertasi yakni peminjaman yang dilakukan secara konvensional dan tidak fleksibel. Pemustaka harus menemukan nomor kelas judul skripsi yang dimaksud, selanjutnya menuliskan nomor klasifikasi pada lembar yg disediakan untuk diambilkan oleh petugas. Menggunakan close acces pada layanan ini tidak ada salahnya, yang menjadi hambatan adalah itu semua dilakukan secara konvensional dan direkap secara konvensional juga. Adapun solusi dari masalah ini adalah mekanisme pengklasifikasian pada koleksi skripsi thesis dan disertasi seharusnya dikategorikan berdasarkan fakultas. Hal ini dilakukan bertujuan untuk mempermudah proses temu kembali dokumen. Selain itu, disediakan program absensi melalui kartu tanda mahasiswa agar indentitas mahasiswa bisa terdeteksi dengan lengkap. Hal ini bertujuan untuk memudahkan rekap ulang yang digunakan sebagai pelaporan tahunan.

Dengan jumlah 34 tenaga kerja ini, perpustakaan UM sebenarnya merasa kurang puas karena dirasa jumlah ini terlalu sedikit untuk mengelola perpustakaan. Perpustakaan membutuhkan lebih banyak tenaga ahli terutama dalam bidang perpustakaan dan teknologi komputer. Hal ini sangat diperlukan mengingat telah terjadinya ledakan informasi di masa modern seperti saat ini yang mengharuskan perpustakaan untuk bertransformasi secara aktif dalam bidang pengembangannya. Akan tetapi pihak perpustakaan tidak bisa berbuat banyak untuk menghadapi masalah ini. Pustakawan yang biasanya berstatus PNS hanya tersedia jika ada PNS yang baru ditempatkan di perpustakaan sehingga mereka hanya bisa menunggu adanya pustakawan yang ditempatkan. Mereka sebenarnya sudah mengajukan permohonan kekurangan tenaga ahli di bidang perpustakaan berupa pustakawan, akan tetapi permohonan tersebut belum ditanggapi sampai sekarang. Pengembangan perpustakaan juga terhambat minimnya dana yang diberikan sehingga cara terbaik yang bisa mereka lakukan adalah memaksimalkan potensi dan kemampuan segala sumber daya yang dimiliki oleh perpustakaan agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

Dana yang dianggarkan untuk perpustakaan dianggap kurang mencukupi untuk pengembangan diri, hal ini tampak dari tren kompetensi tenaga kependidikan yang kurang cepat, produktifitas artikel ilmiah dosen kurang, dan lain-lain. Oleh karena itu, perlu dan sewajarnya dipikirkan sumber alternatif pembiayaan yang lain. Seperti optimalisasi penggunaan Gedung Graha Cakrawala, Gedung Sasana Krida, dan Gedung Sasana Budaya.

Dari segi pengelolaan data yang dimiliki perpustakaan UM terkait jumlah koleksi pada data di rak dan basis data tidak sesuai. Hal ini dapat diatasi dengan cara mengecek ulang informasi yang telah diinput secara teratur dan berkala.

Penggunaan koleksi referensi di perpustakaan UM sudah mulai berkurang, hal ini disebabkan oleh adanya media lain yang menggantikannya, seperti kamus online. Hal ini dapat mengandung unsur positif maupun negatif, karena dengan adanya kemudahan akses, pengguna akan mendapatkan akses informasi dengan cepat dan tepat, akan tetapi jika dilihat dari sudut pandang kebergunaan koleksi, maka akan mengalami pemanfaatan koleksi yang dimiliki peprustakaan. Dalam kasus ini, maka pustakawan promosi terkait pentingnya sumber referensi dan cara pemanfaatannya.

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

Perpustakaan Universitas Negeri Malang merupakan salah satu Unit Pelaksanaan Teknis pada Universitas tersebut. Yang mana, bertujuan untuk menunjang pembelajaran dan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.

Unit Pelaksanaan Teknis Perpustakaan Universitas Negeri Malang merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang berupaya mengembangkan perpustakaannya ke arah digital. Meski belum sepenuhnya dikatakan sebagai perpustakaan digital. akan tetapi perpustakaan ini sudah memiliki beberapa koleksi digital. seperti E-Journal dan beberapa koleksi tua yang didigitalkan.

Pengembangan perpustakaan digital tersebut, terdapat banyak faktor-faktor yang mempengaruhi. Baik dari faktor infrastruktur, kebijakan, SDM, bahkan anggaran. Melihat dari penjelasan sebelumnya, faktor infrastruktur dan kebijakan dirasa sudah cukup baik. Namun, faktor anggaran dana dan SDM masih dirasa kurang.

B. Saran

Harapannya Perpustakaan Universitas Negeri Malang dapat terus meningkatkan dan mengembangkan pengelolahan perpustakaan digitalnya.

Faktor kebijakan dan infrastruktur yang ada sudah cukup mendukung perkembangannya. Hal tersebut tentunya juga harus di dukung dengan sumber daya manusia yang mewadahi dan anggaran dana yang mencukupi.

DAFTAR PUSTAKA

Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan RI. 2016. PEMBINAAN BADAN LAYANAN UMUM, (Online), (http://www.djpbn.kemenkeu.go.id/portal/id/layanan/kantor-pusat/pembinaan-pengelolaan-keuangan-blu.html), diakses pada 31 mei 2016

Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan RI. 2016. Aplikasi RKA K/L, (Online), (www.anggaran.depkeu.go.id/dja/edef-produk-aplikasi-list.asp?sub=1), diakses pada 31 Mei 2016.

Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner. Keperluan narasumber, silakan hubungi saya.

Ganipramudyo.web.id