Sistem perpustakaan terintegrasi (ILS): Perencanaan, pemilihan, dan implementasi

Sistem otomasi (automation system) dan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library Systems/ILS) adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak yang mengoperasikan sirkulasi, katalogisasi, katalog akses publik, laporan, dan modul lain yang melakukan pekerjaan operasi perpustakaan biasa.

Banyak vendor menamai‘‘ILS’’ dibanding‘‘automation system.’’ Istilah ILS lebih menjelaskan fungsi-fungsi terkomputerisasi atau modul yang terkoneksi dan saling bergantung satu sama lain 

Kajian ILS

SDM yang terlibat dalam proyek otomasi harus memiliki pengetahuan memadai tentang berbagai topik mencakup evaluasi, seleksi dan implementasi sistem otomasi [1]

Tren teknologi berpengaruh pada ILS. Perpustakaan merespon dengan membuat request for proposal (RFP) yang diajukan ke Vendor untuk mengembangkan ILS. Vendor akan mendemonstrasikan produk dan Perpustakaan akan memutuskan membeli atau tidak. 

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam meriview informasi tentang Vendor ILS : 

1. Kriteria server dan klien, sistem operasi 
2. Daftar modul dan aplikasi yang tersedia 
3. Format metadata MARC dan tampilannya
4. Merekomendasikan ILS sesuai jenis perpustakaan 
5. Menyediakan portofolio
6. Daftar harga sistem dan komponen
7. Ulasan dari pelanggan

Perlu diperhatikan jenis software atau arsitektur yang disediakan vendors meliputi 

1. Stand-alone
2. client/server
3. Hosted
4. Software-as-a-service (SaaS)
5. Open-source 
6. Cloud computing

Jenis ILS

Turnkey

Vendor yang menyediakan sofware, hardware, sekaligus instalasi dan maintanance ILS. Vendor memberikan dukungan jarak jauh, pelatihan singkat kepada staf perpustakaan seperti backup data. Keuntunganya, perpustakaan dapat membeli dan memasang ILS tanpa harus memiliki Pustakawan TI . Namun, tetap membutuhkan Staf jaringan untuk mengoperasikan jaringan perustakaan. 

Stand-alone installation

Vendor menawarkan software, hardware yang dapat dibeli terpisah. Staf TI perpustakaan secara mandiri, menginstal, maintanace dan upgrade ILS atau melalui layanan vendor. Vendor juga menyediakan dukungan teknis apabila diperlukan. Staf TI perpustakaan dituntut untuk melakukan pengawasan serta pengembangan ILS. Contoh Stand-alone installation.  Lybsys menawarkan sofware ILS yang dapat di beli oleh perpustakaan. Lybsys ini digunakan oleh beberapa perpustakaan.

Gambar 1 Libsys via http://www.libsys.co.in/

Pengelolaan ILS pada sistem Stand-alone

1. Mencadangkan data pemustaka dan metadata
2. Memelihara database dan server  ILS
3. Membuat dan menjalankan laporan
4. Memberikan ukungan teknis untuk pemustaka
5. Menyesuaikan tampilan OPAC
6. Mengatur modul dan hak akses staf untuk keamanan
7. Menginstal software klien
8. Menjadi penghubung antara perpustakaan dan vendor ILS
9. Melakukan modifikasi dan pengembangan ILS 
10. Menguji koneksi antara ILS dan database eksternal yang ditautkan.
11. Menyiapkan kebijakan bersama dengan staf perpustakaan lainnya.
12. Menerapkan modul baru atau tambahan.

Hosted system

Vendor menawarkan hosting untuk ILS, rekod bibliografis, rekod pemustaka dan Web perpustakaan di server Vendor. Kelebihannya Hemat biaya, meminimalisir permasalahan yang terdapat pada ILS dan ILS sesuai kebutuhan. Kelemahannya respon layanan, kecepatan internet, bandwith perangkat keras server, atau kapasitas server, keamanan data perpustakaan

Software-as-a-service (SaaS)

Vedor menyediakan ILS berbasis web yang dapat dilanggan Perpustakaan. Bentuk SaaS adalah “Cloud Computing”. Vendor menginstal ILS di Server Cloudnya secara terpisah untuk setiap pelanggan perpustakaan. Keuntungnya yaitu menghemat biaya pembelian dan pemeliharaan server, penghematan waktu staf untuk memecahkan masalah server dan perangkat lunak. 

Poin yang perlu dipertimbangkan

1. Apakah perpustakaan memiliki kemampuan untuk bermigrasi ke sistem lain di masa depan? 
2. Apakah perpustakaan memiliki data dan memiliki kemampuan untuk mengambil datanya tanpa biaya?

Open-source software systems (OSS)

Perangkat lunak  dengan kode sumber terbuka, memungkinkan pengguna program untuk menggunakan, menyalin, memodifikasi, dan mendistribusikan kembali. Contoh OSS Firefox, Linux, Koha, dan Evergreen.

Open-source ILS software adalah perangkat lunak yang telah dikembangkan oleh komunitas perpustakaan, seperti Evergreen, atau merupakan produk di mana kode sumbernya dapat diakses dan diadaptasi oleh orang lain

Open-Source Automated Library System (OPALS) adalah contoh OSS di mana perpustakaan tidak membayar perangkat lunak tetapi membayar biaya berlangganan tahunan untuk menggunakannya

Contoh OSS ILS: Slims, Inlislite dan Koha merupakan perangkat lunak open source untuk ILS yang digunakan perpustakaan. 

Referensi

Resume Webber, D., & Peters, A. (2010). Type of ILSs , How to Evaluate facilty, and Using a cost-benefits analysis type of ILS. In Integrated library systems: Planning, selecting, and implementing. ABC-CLIO dirangkum oleh oleh lelompok  3: Dini Resmita, Gani Nur Pramudyo, dan Riyan Sanjaya untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Automasi lembaga Informasi, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Nina Mayesti"

Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya blogger yang menginspirasi melalui tulisan, peneliti metadata, dan long-life learner. Keperluan narasumber, silakan hubungi saya.

Berbagi :